Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Agnieszka Łajkowska, Dorota Szymańska

Doręczanie dokumentów w systemie EZD PUW

Podmioty podlegające pod tzw. ustawę o informatyzacji muszą umożliwiać wymianę e-dokumentów. Oznacza to obowiązek udostępnienia klientom administracji elektronicznej skrzynki podawczej.

Rys. B. Brosz
Rys. B. Brosz

Zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 570; uinf) podmioty objęte obowiązkiem stosowania uinf są zobowiązane zapewnić możliwość wymiany dokumentów elektronicznych w sprawach należących do zakresu ich działania. Oznacza to obowiązek udostępnienia klientom administracji elektronicznej skrzynki podawczej (esp), spełniającej standardy określone i opublikowane na ePUAP-ie przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnienia jej obsługi.

Bezpieczna „skrzynka pocztowa”

Elektroniczna skrzynka podawcza jest narzędziem służącym do przekazywania dokumentów w postaci elektronicznej do i z podmiotu publicznego. Właściwie skonfigurowana esp zapewnia bezpieczne, szybkie i skuteczne doręczanie organom dokumentów elektronicznych przez osoby fizyczne, jednostki niebędące takim osobami lub podmioty publiczne. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1625) podmioty publiczne informują na swoich stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej o udostępnionym adresie esp oraz o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą esp i nie mniejszym niż 5 megabajtów. Rozporządzenie to stanowi także, że minister właściwy do spraw informatyzacji umożliwia podmiotom publicznym tworzenie esp na ePUAP-ie. Jest to wygodne i bezpieczne, bo podmiot publiczny posiadający esp na ePUAP-ie, ma pewność, że korzysta z narzędzia spełniającego standardy, o których mowa w art. 16 uinf.

Jednym z podstawowych wymogów prawidłowo skonfigurowanej esp jest automatyczne wytworzenie i udostępnienie nadawcy urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Wytworzone automatycznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą UPO jest przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany przez nadawcę w przesłanym elektronicznie piśmie. Warto zaznaczyć, że przyjęcie dokumentu elektronicznego przez esp podmiotu publicznego i wygenerowanie UPO odbywa się praktycznie w tym samym czasie. Takie działanie esp umożliwia z jednej strony wnoszenie do organów administracji dokumentów elektronicznych w dowolnym czasie, również poza godzinami pracy urzędu lub w dniach wolnych od pracy. Z drugiej zaś strony wymusza doręczanie przez uczestników postępowania administracyjnego podań, wniosków lub innych pism za pośrednictwem esp organu. Takie doręczenie umożliwia organowi realizację obowiązku, o którym mowa w art. 63 § 4 kpa, czyli potwierdzenia wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. Warto podkreślić, że to potwierdzenie wniesienia podania w postaci elektronicznej jest obligatoryjne, niezależne od woli wnioskodawcy. Artykuł 63 § 1 kpa wskazuje jednoznacznie, że podanie w trybie postępowania administracyjnego nie może zostać skutecznie złożone przez stronę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

[...]

Agnieszka Łajkowska jest starszym referentem w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na co dzień udziela wsparcia w zakresie obsługi systemu EZD PUW.

Dorota Szymańska jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej