Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Cyfrowa ZoSIA, czyli rewolucja 2.0 w archiwach

Rozpoczęty w 2008 r. projekt budowy Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej doczekał się nowej odsłony w ramach drugiej osi priorytetowej POPC. Dzięki ZoSIA duża część zgromadzonych w archiwach danych będzie mogła być wykorzystana na zasadach re-use.

Zintegrowany System Informacji Archiwalnej (dalej: ZoSIA) ma zaspokajać potrzeby sieci archiwalnej w zakresie back office i front office, co z kolei przyczyni się do poprawy jakości wymiany informacji i oferowanych e-usług. Zakończenie wdrożenia przewidziane jest na drugi kwartał 2021 roku. Do tego czasu Narodowe Archiwum Cyfrowe jako beneficjent musi nie tylko na nowo zorganizować infrastrukturę techniczną, ale stworzyć też zaplecze prawne.

System ma pomóc w standaryzacji opisu archiwalnego oraz pozwolić na integrację poszczególnych jego elementów składowych na wszystkich poziomach. Hierarchiczny (dziesiętny) sposób porządkowania, a co za tym idzie – także zapisu informacji, pozostał niezmieniony. Dotychczasowe dane z baz SEZAM, PRADZIAD, IZA i ELA przenoszone są do ZoSIA i udostępniane w serwisie szukajwarchiwach.pl. Pod lupę wzięto przy tym wskazówki metodyczne opracowania zespołu, tak aby nowe wytyczne uwzględniały specyfikę zapisu w systemie informatycznym.

Nowe przepisy a struktura zapisu danych

Analizując najnowsze zarządzenia Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (dalej: NDAP; zarządzenia nr 7, 8 i 9 z 30 stycznia 2018 r. i nr 33 z 29 marca 2018 r.), łatwo zauważyć dążenie do optymalizacji procesów administrowania zasobem. Dane z ewidencji papierowej mają być wprowadzone do systemu, opatrzone odpowiednią adnotacją i zakończone. Egzemplarze skarbowe środków ewidencyjnych trafią do archiwum zakładowego – dotychczas funkcjonowały w formie raportu generowanego w IZA lub ZoSIA – obecnie zostanie to ujednolicone i funkcjonować będzie tylko w tym ostatnim. 

Jeszcze kilka lat temu archiwa miały możliwość wyboru pomiędzy ewidencjonowaniem i tworzeniem opisów w bazie SEZAM lub ZoSIA. Dziś rozwiązania informatyczne zostały narzucone literą prawa. Kopie danych przechowywane dotąd w SEZAM-ie należało corocznie przekazywać z oddziałów do centrali, co nie tylko generowało dodatkowe czynności administracyjne, ale również stwarzało potencjalne zagrożenia związane z przesyłem danych. Teraz ewidencja tworzona na poziomie jednostki archiwalnej w inwentarzu elektronicznym podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum terenowego. Ewidencję tworzoną na poziomie zespołów (zbiorów) nadzoruje NDAP bezpośrednio w systemie ZoSIA. Dyrektor archiwum terenowego będzie jedynie zobowiązany do składania raportu do NDAP zawierającego dane dotyczące kolejnych zatwierdzonych inwentarzy elektronicznych. Procedury administracyjne, sygnowane podpisem kwalifikowanym, odbywać się odtąd będą w systemie. Dokumentacja zatwierdzona przechowywana będzie zgodnie z polityką bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego archiwum.

Terminologia archiwalna

Zmianie uległa pozycja i zakres działania komisji metodycznych – sprowadzono je do roli organu opiniodawczo-doradczego dyrektora Archiwum Państwowego, jako że do tej pory zakres zadań obu organów niejednokrotnie zbiegał się ze sobą. Wraz z wdrażaniem systemu na szeroką skalę ożył akademicki dyskurs na temat zakresu semantycznego podstawowej terminologii archiwalnej, m.in. wzajemna relacja jednostki archiwalnej, jednostki inwentarzowej, dokumentu, obiektu czy nośnika. Dążenie do standaryzacji opisu archiwalnego oraz sposobu porządkowania zarówno dokumentu tradycyjnego, jak i elektronicznego powinny regulować ostatecznie wytyczne wynikające z litery prawa i standardów ISAD. Niestety, odgórne zasady nie zawsze mają odzwierciedlenie w praktyce. 

Zespół archiwalny jest zbiorem danych zmiennych. Podlega modyfikacjom z uwagi na dopływy dokumentacji zespołów otwartych, ubytki powstające w wyniku brakowania lub przesunięć międzyzespołowych czy też zmiany liczby tworzących go jednostek w wyniku opracowywania. Zapisy informacyjne sporządzane są na nośniku, który nie dość, że przyjmuje w dzisiejszych czasach różną postać fizyczną (płyta CD, papier), to jeszcze może zawierać wiele odrębnych znaczeniowo jednostek, wymagających w systemie oddzielnych opisów. 

[...]

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania, zarówno w zakresie archiwistyki tradycyjnej, jak i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej