Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Pęczak

Dlaczego należy inwentaryzować sprzęt i oprogramowanie

Krajowe Ramy Interoperacyjności (KRI) nakładają na instytucje publiczne obowiązek inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania. Dla działów IT to również sposób na usprawnienie zarządzania oraz optymalizację posiadanych zasobów komputerowych.

Rys. Adam Sobierajski

Jak trzeba być zuchwałym, aby dostarczyć instytucjom publicznym komputery z nielegalnym oprogramowaniem? Trzech biznesmenów wpadło w ręce CBA po tym, jak w latach 2012–2016 sprzedali do 16 podmiotów administracji publicznej na terenie całego kraju 3256 zestawów komputerowych z pirackim oprogramowaniem. Dzięki oszustwu polegającemu na wprowadzeniu fałszywych certyfikatów autentyczności i nielegalnych kluczy mogli zaniżać ceny i wygrywać przetargi. W tym przypadku trudno doszukiwać się winy osób odpowiedzialnych za zakupy, choć dobrze prowadzona inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania mogłaby potencjalnie przyczynić się do szybszego wykrycia nadużyć, a już na pewno ułatwić likwidowanie skutków oszustwa. Być może (bo tego oczywiście nie wiemy) choćby w kilku instytucjach udałoby się w ten sposób odkryć zdublowane klucze albo też znacznie łatwiej wskazać na potrzeby śledztwa dostawcę i miejsce użytkowania sprzętu.

Wymagania KRI

Obowiązek inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania nakłada na instytucje publiczne ustawodawca. Mówi o tym wprost rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2247). W § 20 pkt 2 tego rozporządzenia wskazano działania realizowane w ramach zarządzania bezpieczeństwem informacji w organizacji. Jednym z tych działań (§ 20 pkt 2 ust. 2) pozostaje utrzymywanie aktualnej inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania służącego do przetwarzania informacji obejmującej ich rodzaj i konfigurację.

Za zapewnienie warunków umożliwiających realizację i egzekwowanie tych działań odpowiada kierownictwo podmiotu publicznego. Co więcej, przepis końcowy tego aktu w § 23 wskazuje, że „systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne funkcjonujące w dniu wejścia w życie rozporządzenia na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów należy dostosować do wymagań, o których mowa w rozdziale IV rozporządzenia, nie później niż w dniu ich pierwszej istotnej modernizacji przypadającej po wejściu w życie rozporządzenia”. W praktyce oznacza to, że każde nowe wdrożenie, istotna modernizacja lub zakup nowej partii sprzętu komputerowego wymusza na organizacjach wprowadzenie procedur i narzędzi inwentaryzacji tych zasobów.

Dla działów IT

Inwentaryzacja wprowadza porządek w pracy działu IT oraz łatwy dostęp do usystematyzowanych informacji o posiadanych zasobach sprzętowych i programowych dla wielu administratorów jednocześnie. Program do inwentaryzacji pozwala w kilka minut wygenerować – na użytek wewnętrzny lub zewnętrzny – kompletne zestawienia na temat zasobów komputerowych będących w dyspozycji działu IT. Dobre narzędzie do inwentaryzacji ułatwia też zarządzanie działem. Program taki umożliwia prowadzenie ewidencji posiadanego sprzętu i oprogramowania, również w odniesieniu do ewidencji środków trwałych w organizacji, oraz automatyzuje procesy związane z tworzeniem i przechowywaniem protokołów zdawczo-odbiorczych. Dzięki integracji z czytnikami kodów kreskowych zadania związane z wydawaniem sprzętu, przyjmowaniem zwrotów czy wysyłką sprzętu do zewnętrznego serwisu mogą być realizowane szybciej i być w pełni udokumentowane.

Ponadto system inwentaryzacyjny pozwala gromadzić dodatkowe dokumenty i informacje związane z posiadanym sprzętem, w tym skany faktur, licencje na oprogramowanie, karty gwarancyjne, umowy wdrożeniowe i serwisowe, dokumentacje przetargowe itd. W przypadku konieczności serwisu administrator może łatwo dotrzeć do wszystkich wymaganych dokumentów, bez konsultowania się z księgowymi lub pracownikami innych działów. Nowoczesne oprogramowanie do inwentaryzacji, dzięki systemowi agentów instalowanych na punktach końcowych, pozwala wprowadzać zmiany w bazie sprzętu w sposób automatyczny. Skanowanie konfiguracji sprzętowej oraz zainstalowanego oprogramowania odbywa się w ustalonych odstępach czasu. W rezultacie audyt oprogramowania prowadzony jest w trybie ciągłym, a administrator może bezzwłocznie wykrywać nowe aplikacje, również te instalowane samodzielnie przez użytkowników, w większości przypadków bez zgody i wiedzy działu IT.

Optymalizacja zasobów i inwentaryzacja

Inwentaryzacja polega na ustaleniu rzeczywistego stanu posiadanego sprzętu komputerowego i innych urządzeń elektronicznych. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji możemy posiłkować się kartką papieru, arkuszem kalkulacyjnym lub… dedykowanym oprogramowaniem do ewidencji sprzętu i oprogramowania. To ostatnie ma ogromną przewagę, ponieważ dane zgromadzone w bazie programu pozostają spójne i pozwalają na śledzenie historii zmian w zasobach IT będących w dyspozycji danej organizacji. Celem inwentaryzacji może być również konieczność rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych albo wycena składników majątku. W każdym z tych przypadków oprogramowanie inwentaryzacyjne przedstawi aktualny stan posiadanych zasobów komputerowych w organizacji.

[...]

Autor zawodowo zajmuje się informatyką. Publikuje w magazynach komputerowych i serwisach internetowych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej