Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Elektroniczna skrzynka podawcza czy e-mail

Przepisy prawa przewidują różne wymagania dotyczące środków komunikacji elektronicznej. Powszechnie funkcjonują dwa z nich – esp i e-mail – oraz wiele dedykowanych rozwiązań przeznaczonych wyłącznie do załatwiania określonego rodzaju spraw.

Podmioty publiczne często mają wątpliwości dotyczące zasad wykorzystania podstawowych środków komunikacji. Pojęcie adresu elektronicznego w obecnym stanie prawnym należy rozpatrywać w dwóch głównych aspektach:

  • adres elektroniczny organu administracji publicznej (organu podatkowego) czy też innego podmiotu publicznego, na który wnoszone są podania lub inne dokumenty;
  • adres elektroniczny wykorzystywany do komunikacji elektronicznej (w tym doręczeń elektronicznych) między organem (podmiotem publicznym) a osobą fizyczną.

Komunikacja elektroniczna z podmiotem publicznym

Formalnym środkiem komunikacji elektronicznej z organem administracji publicznej, organem podatkowym przewidzianym w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa) oraz Ordynacji podatkowej (dalej: op) jest elektroniczna skrzynka podawcza (dalej: esp) oraz – w postępowaniu podatkowym – portal podatkowy. Skuteczność wniesienia podania wymaga przesłania go na adres esp lub z wykorzystaniem portalu podatkowego.

Zwrócić należy uwagę, iż adres esp nie może być traktowany wyłącznie jak adres esp na platformie ePUAP. Nie ma przeszkód prawnych, aby esp była udostępniona w ramach innej platformy usługowej czy też innego systemu teleinformatycznego. Warunkiem jest jednak spełnienie przez taką platformę lub inny system teleinformatyczny wymagań stawianych dla systemów służących do doręczeń elektronicznych. Wymagania te określone zostały rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 180; dalej: rozporządzenie o sporządzaniu dokumentów elektronicznych).

Należy też pamiętać, że podmioty publiczne realizują zadania nie tylko w oparciu o przepisy kpa czy też op. W przypadku odformalizowanych procedur dotyczących np. załatwiania skargi i wniosków, petycji, wniosków o udostępnienie informacji publicznej dopuszczalnym środkiem komunikacji elektronicznej jest poczta elektroniczna. 

Elektroniczna skrzynka podawcza

Adres elektroniczny definiowany jest jako oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej – tak stanowi art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1219 ze zm.). Udostępnienie możliwości komunikacji elektronicznej wymaga od podmiotu publicznego podjęcia określonych działań. 

W przypadku esp obowiązki podmiotów publicznych zostały precyzyjnie określone. Obowiązek udostępnienia i zapewnienia obsługi esp wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 570 ze zm.; dalej: uinf). Obowiązkiem objęte są tzw. podmioty publiczne, czyli:

  • organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądów, jednostek organizacyjnych prokuratury, a także jednostek samorządu terytorialnego i ich organów;
  • jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
  • fundusze celowe;
  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki wykonujące działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej;
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
  • Narodowy Fundusz Zdrowia;
  • państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych.

Podmioty te, w terminie 7 dni od dnia udostępnienia esp, zobowiązane są do przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji o jej adresie, celem jego udostępnienia na platformie ePUAP. Informacja o adresie esp musi być również udostępniona na stronie podmiotowej BIP podmiotu zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o sporządzaniu dokumentów elektronicznych.

Poczta elektroniczna

W przypadku adresu poczty elektronicznej podmiotu publicznego przepisy prawa nie wskazują wprost sposobu udostępniania informacji o jej adresie. Nie wskazują również obowiązku zapewnienia obsługi urzędowego konta poczty elektronicznej. W pewnym zakresie obowiązek udostępnienia informacji o adresie poczty elektronicznej danego podmiotu wynika z przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1764 ze zm.). 

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej