Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Maciej Gudowski

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego

W Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim sprawy o świadczenia rodzinne i wychowawcze są prowadzone w wersji elektronicznej – za pomocą systemu dziedzinowego i systemu EZD. Pozwala to na lepsze zarządzanie dokumentacją oraz sprawną organizację pracy.

Obieg dokumentów przy świadczeniach rodzinnych i świadczeniu wychowawczym

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w obszarze świadczeń rodzinnych i świadczenia wychowawczego z programu Rodzina 500+ umożliwia udzielenie wsparcia finansowego rodzinie bez względu na to, w jakim kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Konfederacji Szwajcarskiej przebywa osoba wnioskująca, a w jakim członkowie jej rodziny. Wymagane jest przy tym spełnienie warunków nałożonych przez ustawodawcę w kraju, w którym członek rodziny wnioskodawcy lub wnioskodawca jest ubezpieczony lub zatrudniony. Do końca 2017 r. zadania w obszarze koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego realizowane były przez marszałków województw. Na mocy ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z systemami wsparcia rodzin (DzU z 2017 r., poz. 1428) zadania z obszaru koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego zostały powierzone wojewodom. Konieczność zmiany w tym zakresie wyniknęła z niewydolności jednostek organizacyjnych samorządu województwa realizujących ww. zadanie (według stanu na 31 grudnia 2016 r. spośród 57,4 tysiąca wniosków o świadczenie wychowawcze oczekujących na rozpatrzenie 40,4 tysiąca, tj. 70%, to wnioski, które oczekiwały na rozpatrzenie przez marszałków województw). Wprowadzona zmiana ma zapewnić lepszą organizację załatwiania spraw o świadczenia rodzinne i o świadczenie wychowawcze, w których mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, i wpłynąć na ich szybsze rozpatrzenie. 

Cyfryzacja to szybkość

Wojewoda Małopolski przejął od Marszałka Województwa Małopolskiego blisko 70 tysięcy niezałatwionych spraw. W związku z ogromem przejętych spraw i dokumentów, w celu umożliwienia sprawnego zarządzania realizacją powierzonego zadania, podjęta została decyzja o prowadzeniu spraw z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w obszarze świadczeń rodzinnych i świadczenia wychowawczego w wersji elektronicznej. Niewyobrażalne było zarządzanie i nadzór nad realizacją powierzonych spraw prowadzonych w sposób tradycyjny, nie wspominając o przytłaczającej ilości dokumentów papierowych zalegających na biurkach pracowników. Rozproszona struktura organizacyjna zespołów realizujących zadanie (w trzech lokalizacjach poza główną siedzibą Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie) w zderzeniu z możliwością dostępu do akt sprawy w wersji elektronicznej stanowiła kolejną przesłankę do podjęcia decyzji o realizacji zadania wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie EZD. 

System EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku od siedmiu lat funkcjonuje w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie jako system podstawowy. Jest on dostosowany do obowiązujących przepisów prawa, zwłaszcza rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU nr 14, poz. 67 ze zm.), umożliwia kompleksowe dokumentowanie postępowań administracyjnych, zapewniając przy tym korzyści, takie jak: 1) transparentność działań (odzwierciedlenie działań realizowanych przez urzędników w trakcie załatwiania sprawy); 2) realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi wyłącznie w postaci elektronicznej poprzez EZD zintegrowane z ePUAP (e-korespondencja); 3) statystyki (generowanie i przetwarzanie danych statystycznych); 4) sprawna i tania archiwizacja z uwagi na brak wytworzonych dokumentów w wersji papierowej.

Dwa systemy

Wojewoda realizuje zadania z obszaru koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w obszarze świadczeń rodzinnych i świadczenia wychowawczego za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego nieodpłatnie przez ministra właściwego do spraw rodziny. System ten umożliwia m.in.: ewidencję złożonych wniosków, ewidencję wydanych decyzji, tworzenie dokumentów związanych z realizacją świadczeń oraz tworzenie sprawozdań i raportów. W celu optymalnego wykorzystania systemu dziedzinowego udostępnionego przez ministra właściwego do spraw rodziny oraz funkcjonującego systemu obiegu dokumentów EZD procedowanie realizowanych spraw z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Wydziale Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie zostało podzielone na trzy główne etapy.

Pierwszym etapem jest wpływ dokumentów do kancelarii urzędu. Następuje tu pełne skanowanie wpływających dokumentów, rejestracja dokumentów, w tym nadanie numeru rpw. Wtedy też dokument jest uzupełniany o metadane, a oryginał (jeśli jest papierowy) trafia do składu chronologicznego. Następnie zdigitalizowane dokumenty przekazywane są do quasi-sekretariatu oddziału realizującego zadanie. Zadania realizowane są przez trzy oddziały, których właściwość realizacji warunkuje podział terytorialny województwa małopolskiego. Z uwagi na liczbę wpływających dokumentów w przedmiotowym zadaniu podjęto decyzję o utworzeniu kont w EZD dedykowanych do przekazania dokumentów wpływających do kancelarii urzędu.

[...]

Autor jest pracownikiem Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ma dziesięcioletnie doświadczenie we wdrażaniu i koordynacji systemów EZD i rejestrów elektronicznych w obszarze ochrony zdrowia.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej