Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Bielińska

Po piąte: wyjść poza IT

Interdyscyplinarne centra usług wspólnych, łączące różne obszary tematyczne, to rozwiązania, które mogą przynieść miastu wymierne oszczędności. Podpowiadamy, jak poszerzać zakres kompetencji i usług organizacji.

Jednym z obszarów, o które należy w pierwszej kolejności zadbać podczas transformacji organizacji w centrum usług wspólnych (CUW), jest zaprojektowanie struktury organizacyjnej. – W naszym przypadku sprawą kluczową było poszerzenie istniejącej struktury o obszary, które są konieczne, by można było prowadzić samodzielną jednostkę: płacowo-księgowy, administracyjny, zespół zamówień publicznych – wylicza Dariusz Jędryczek, dyrektor wrocławskiego Centrum Usług Informatycznych (CUI), jednostki miejskiej działającej w formule CUW od lipca 2016 roku. Dla CUW, którego głównym zadaniem była konsolidacja usług informatycznych, szczególnie ważne było stworzenie zespołu ds. zamówień publicznych wyspecjalizowanego pod kątem IT. W każdej jednostce administracji dział ds. zamówień publicznych zajmuje się prowadzeniem postępowania przetargowego na prace budowlane, środki czystości i sprzęt komputerowy – w zależności od bieżących potrzeb urzędu. 

Struktura organizacyjna

Po stworzeniu działów niezbędnych do samodzielnego funkcjonowania nowej instytucji przyszła kolej na budowę struktury organizacyjnej. Miała ona odzwierciedlać kompetencje pracowników – dlatego CUI zostało podzielone na dwa główne piony: infrastruktury oraz oprogramowania. W ramach części sprzętowej funkcjonuje Dział Wsparcia Użytkowników i Serwisu – pierwsza linia wsparcia dla obsługiwanych jednostek. Komórkę tę tworzą serwisanci przypisani do klienta i helpdesk mobilny. Kolejne elementy struktury tworzą: Dział Miejskiej Sieci Transmisji Danych oraz Dział Centrów Przetwarzania Danych, którego zadaniem jest zapewnienie prawidłowego działania trzech serwerowni. Na pion oprogramowania składają się Dział Analiz i Projektów, w którego kompetencji jest analiza potrzeb klientów biznesowych w obszarze oprogramowania, Dział Administracji Systemami Informatycznymi oraz Dział Programowania. Całości dopełnia Dział Księgowości i Rozliczeń oraz Dział Analiz i Statystyki.

W procesie optymalizacji 

Samo powołanie odpowiednich działów nie sprawi, że będą one prawidłowo funkcjonować. – Wciąż pracujemy nad usprawnieniem realizacji różnych zadań. Jest to ciągły, niekończący się proces – mówi Jędryczek. Dobrym przykładem jest wprowadzenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) dla klientów z obszaru edukacji (projekt jest jeszcze w fazie pilotażu dla wybranych jednostek). Do tej pory dokumenty były przywożone ze szkół w postaci papierowej, trzeba je było rejestrować ręcznie, wskutek czego mogły pojawiać się błędy. – Aby zapobiegać takim sytuacjom, wdrożyliśmy EZD, dzięki czemu część dokumentów jest teraz w naszej organizacji przetwarzana elektronicznie – opowiada Jędryczek. 

Kolejnym optymalizowanym obszarem były operacje raportowania do Urzędu Miejskiego działań 250 instytucji, które obsługuje CUI. – Wprowadziliśmy elektroniczny system podpisywania raportów, dzięki czemu dokumenty przenosimy na dysk, zamiast pakować do dziesiątek kartonów i przewozić samochodami – wyjaśnia Jędryczek. Skutkiem optymalizacji procesu raportowania jest skrócenie transferu dokumentacji o dwa dni. Jak jednak podkreśla szefostwo CUI, organizacja ta przez lata przetwarzała raporty w sposób tradycyjny, więc wprowadzenie nowego systemu wymagało przeorganizowania pracy wszystkich komórek CUI uczestniczących w tym procesie. CUI szykuje się w tej chwili do wdrożenia elektronicznej skrzynki podawczej oraz elektronicznego obiegu faktur. 

Poszerzanie zakresu kompetencji

Wrocławskie CUI, powstałe z wydzielenia się działu informatyki Urzędu Miejskiego Wrocławia (UMW), stało się pierwszym w polskim sektorze publicznym CUW odpowiedzialnym za konsolidację usług IT. Organizacja świadczy usługi eksperckie związane z tworzeniem, wdrażaniem, utrzymywaniem i rozbudową systemów informatycznych i infrastruktury jednostek miejskich, prowadzi i wspiera merytorycznie projekty informatyczne w gminie. Drugim obszarem działań są usługi telekomunikacyjne – CUI jest operatorem wrocławskiej sieci teleinformatycznej i umożliwia dostęp do miejskiego internetu. Zajmuje się budową i utrzymaniem centralnych systemów gromadzenia, wymiany i raportowania danych, dba o odpowiednie standardy transmisji danych eksploatowanych i nowych systemów informatycznych, odpowiada za bezpieczny dostęp obsługiwanych jednostek do internetu, a także dostarcza sprzęt i oprogramowanie niezbędne do realizacji polityki miasta w obszarze teleinformatyki. Dwa lata temu do wachlarza usług IT dołączył pakiet usług księgowo-finansowych, świadczonych dla UMW oraz miejskich placówek oświatowych. Nowy obszar działalności zdominował pracę organizacji. Z 220 zatrudnionych osób 120 obsługuje pion księgowo-finansowy. Wrocławska instytucja obsługuje pod kątem informatycznym ok. 80 jednostek miejskich, a liczba zewnętrznych klientów finansowo-księgowych sięga w niektórych usługach 250.

Poszerzanie zakresu kompetencji CUI odbywa się w sposób naturalny, wraz z pojawianiem się nowych klientów. Proces ten rozpoczyna się od dogłębnej analizy potrzeb danej jednostki. O podjęciu zleceń i współpracy z poszczególnymi jednostkami decyduje szef organizacji. Decyzje te są jednak poprzedzone dyskusjami z osobami merytorycznie zaznajomionymi z danym obszarem tematycznym. 

[...]

Autorka jest dziennikarką specjalizującą się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej