Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Mapa wdrożeń EZD

Od ponad ośmiu lat w administracji publicznej wdrażane są systemy pozwalające pracować z dokumentacją elektroniczną oraz dokumentować tę pracę wyłącznie w postaci cyfrowej. Mapa wdrożeń to próba uchwycenia tego zjawiska w przestrzeni.

Wdrożenia EZD w województwach. Dla każdego województwa podano łączną liczbę wdrożeń systemu EZD w urzędach.

W 2011 r. pojawiła się instrukcja kancelaryjna, która pozwoliła wdrażać w urzędach elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD). Choć i przed tą datą w administracji wykorzystywano w czynnościach kancelaryjnych narzędzia informatyczne, a nawet próbowano w niektórych instytucjach prowadzić sprawy dualnie, to dopiero wspomniany normatyw pozwolił realnie procedować sprawy elektronicznie.

Po ośmiu latach jednostki stosujące systemy EZD to nadal wyjątek od reguły, którą wciąż stanowią podmioty z tradycyjnym systemem. Jednak wyjątek ten liczony jest już nie w dziesiątkach, a setkach podmiotów. Znacząco przyczynił się do tego system EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na stronie ezd.gov.pl widnieje lista 421 instytucji, które stosują ten program lub są w trakcie jego wdrażania. Z bazy Systemu Inwentaryzacji Systemów Teleinformatycznych (sist.itl.waw.pl ) możemy doliczyć kolejne kilkadziesiąt jednostek, a z pewnością jeszcze sporo podmiotów nie jest uwidocznionych w tych dwóch miejscach. Mapa wdrożeń EZD przygotowana w oparciu o te dwa źródła nie jest więc kompletna.

Raport GUS z 2018 r. „Pozyskanie wskaźników z zakresu e-administracji w celu wsparcia systemu programowania i monitorowania polityki spójności w perspektywie finansowej 2014–2020” wskazuje, że z systemów EZD korzystało w 2017 r. 59,4% ankietowanych jednostek. Wykorzystanie możliwości systemów EZD w większości jednostek było jednak niepełne, skoro tylko niespełna 20% wskazało EZD jako podstawowy system. Biorąc pod uwagę liczbę podmiotów, które wypełniły ankietę w badaniu (2574), można mówić o wykorzystaniu systemów EZD przez ok. 1528 jednostek, z tego ok. 514 jednostek wskazało EZD jako podstawowy system kancelaryjny. Wynikałoby z tego, że dwie trzecie jednostek mających system EZD zainwestowało w program, którego większość funkcji nie jest używana. W niektórych przypadkach zapewne tak jest, jednak dane te są raczej wynikiem pewnej nieścisłości terminologicznej. W badaniu użyto definicji systemu klasy EZD bez możliwości podania informacji o alternatywnym oprogramowaniu wspomagającym jedynie wybrane czynności kancelaryjne, np. takie jak rejestracja przesyłek czy spraw. Na tę pomyłkę w ankiecie mogą też wskazywać wcześniejsze badania prowadzone w 2013 r. przez Ministerstwo Cyfryzacji, gdzie zapytano o używanie systemu EZD jako podstawowego oraz systemu tradycyjnego wspomaganego narzędziami teleinformatycznymi – co w tym ostatnim przypadku przyniosło liczbę zbliżoną do omawianej analizy GUS – 61,5% ogółu badanych jednostek, czyli 1025 podmiotów.

Podsumowując, mamy ok. 500 jednostek stosujących lub wdrażających systemy EZD z liczby blisko 3 tysięcy podmiotów będących obiektem badania przeprowadzonego przez GUS. Udane funkcjonowanie systemów EZD w tych jednostkach stanowi istotny przykład i zachętę do zmiany w innych organizacjach oraz wpływa na zmiany legislacyjne idące w kierunku elektronizacji.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej