Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Agnieszka Łajkowska

Archiwizacja dokumentacji ze składu chronologicznego

Instrukcja kancelaryjna nie określa wprost, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty w składzie chronologicznym. Obowiązek ułożenia dokumentów w pudłach lub kartonach wynika z instrukcji archiwalnej.

Tworzenie skontrum dokumentów składu chronologicznego w systemie EZD PUW.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU nr 14 poz. 67; rozporządzenie IK) skład chronologiczny jest uporządkowanym zbiorem dokumentacji w postaci nieelektronicznej (czyli papierowej), w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzonym w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD. Skład informatycznych nośników danych to natomiast uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, która wpłynęła do podmiotu. W praktyce oznacza to, że do składu chronologicznego trafiają dokumenty papierowe, które wpłynęły do podmiotu lub zostały w nim wytworzone i stanowią elementy spraw prowadzonych w systemie EZD, czyli dokumentowane są wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokumenty, stanowiące przesyłki wpływające układane, są w składzie chronologicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim (PUW) zgodnie z datą wpływu, a w obrębie danej daty wpływu – według kolejnego numeru z rejestru przesyłek wpływających, w przypadku systemu EZD PUW jest to tzw. nr RPW. Dokumenty gromadzone są w podziale na dwa zbiory: zbiór przesyłek w pełni odwzorowanych cyfrowo i zbiór przesyłek nieodwzorowanych lub odwzorowanych częściowo.

Skład informatycznych nośników danych jest natomiast miejscem przechowywania wszystkich nośników danych, jakie wpłynęły do podmiotu niezależnie od tego, czy są elementami spraw dokumentowanych w sposób elektroniczny, czy w sposób tradycyjny. Najczęściej rodzajem nośnika wpływającym do jednostek administracji publicznej są płyty CD, zdarzają się również pamięci przenośne.

Zapisy instrukcji kancelaryjnej (IK) stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia IK, w § 47 ust. 3 stanowią, że: „dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeśli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych”. W PUW prowadzone są cztery zbiory składu chronologicznego oraz dwa zbiory składu informatycznych nośników danych. Podział na zbiory jest zachowany również na etapie archiwizacji składu.

Archiwizacja a zarządzanie dokumentacją

W praktyce PUW, bezpośrednio po dokonaniu rejestracji w systemie EZD PUW i wykonaniu odwzorowania cyfrowego, postać nieelektroniczna przesyłek wpływających stanowiących elementy spraw prowadzonych elektronicznie jest przyjmowana na stan właściwego zbioru składu chronologicznego. Przesyłki stanowiące wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w Urzędzie generalnie nie są przyjmowane na stan składu chronologicznego (obecne doświadczenie i wiedza pracowników punktu kancelaryjnego pozwalają na dokonanie trafnego podziału przesyłek). Jeżeli okaże się, że przesyłka mylnie przyjęta do składu stanowi element akt sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny lub podlega przekazaniu zgodnie z właściwością, to następuje jej wycofanie z jednoczesnym wskazaniem osoby wnioskującej o wyjęcie dokumentu i powodu wycofania przesyłki. Możliwe jest również wypożyczenie dokumentów, a wszelkie informacje o czynnościach wykonanych na dokumentach stanowiących zasób składu chronologicznego są odnotowywane w systemie EZD PUW.

[...]

Autorka jest starszym referentem w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na co dzień udziela wsparcia w zakresie obsługi systemu EZD PUW.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Admin wITek

Admin wITek - Wrzesień 2012

Galeria wITka   

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej