Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Igor Popławski

Po drugie analiza

Przekształcenie działów IT w centra usług wspólnych to proces skomplikowany. Profesjonalizm działania liderskiej jednostki i konkretna analiza kosztów to dwa czynniki, które są kluczowe do podjęcia decyzji o konsolidacji usług IT w mieście.

Choć każda transformacja organizacji IT w centrum usług wspólnych (CUW), świadczące kompleksowe usługi informatyczne innym jednostkom miejskim, cechuje się swoją własną dynamiką, najważniejsze elementy pozostają wspólne. – Należy do nich profesjonalizm działania organizacji, która ma konsolidować usługi, oraz silne przekonanie do idei CUW lokalnych decydentów – mówi Dariusz Jędryczek, szef wrocławskiego Centrum Usług Informatycznych (CUI), które od lipca 2016 r. działa w formule CUW. W przypadku tej organizacji oba te czynniki były ze sobą silnie powiązane. To właśnie profesjonalizm, z jakim zespół Jędryczka wykonywał powierzone mu zadania, pozwolił na zdobycie zaufania lokalnych władz.

– Jeszcze jako Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego Wrocławia (UMW) zaczęliśmy realizować projekty IT na wyższym poziomie, wykraczającym poza potrzeby jednego urzędu – opowiada Dariusz Jędryczek. Jednym z takich przedsięwzięć była budowa szkieletowej sieci światłowodowej przy okazji przebudowy dróg przed mistrzostwami Euro 2012, innym – przygotowanie zaplecza informatycznego niezbędnego do wdrożenia przez Wrocław Inteligentnego Systemu Transportowego (ITS). – Wsparcie technologiczne Wydziału Informatyki podczas tworzenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Wrocławską Oświatą EDU-MAN, obsługującego 250 jednostek oświatowych, oraz budowa miejskiego Internetu to kolejne inicjatywy, które pokazały decydentom nie tylko, że radzimy sobie z projektami na poziomie gminnym, ale także uzmysłowiły, że pewne procesy informatyczne warto budować wspólnie, bo choć są one inicjowane przez jedną placówkę, przechodzą potem przez różne jednostki miejskie – mówi Jędryczek.

Konieczne analizy

Analizy, które specjaliści CUI przeprowadzili po każdym ze zrealizowanych projektów, pokazały, że centralizacja usług się opłaca. Współpraca pozwala sprawniej i taniej realizować to, co w pojedynkę osiąga się trudniej i drożej. Efekt skali w przypadku konsolidacji usług jest widoczny nie tylko w kontekście kosztów zatrudnienia, ale także zakupów sprzętu informatycznego – centralizacja pozwala na wzmocnienie siły negocjacyjnej. Bardzo ważne są też czynniki jakościowe. Usługi IT świadczone w ustandaryzowanej formie przyczyniają się do większej profesjonalizacji, efektywności i elastyczności obsługi. Znika problem dublowania usług, a także przeszkód formalnych, które mogą zablokować korzystanie z infrastruktury technicznej danej instytucji. Możliwość tworzenia profesjonalnych zespołów złożonych z wysokiej klasy specjalistów, z wartością dodaną w postaci obniżenia kosztów – to kolejny punkt na liście benefitów. Jak podkreśla Jędryczek, zgromadzenie tego typu ogólnych argumentów jest przydatne, jednak najważniejsze są konkretne analizy kosztowo-jakościowe i wyciągnięte na ich podstawie wnioski. Dlaczego wsparcie decydentów jest tak ważne? – Przekonanie włodarzy do idei CUW pozwala zyskać „patronat” miasta, a z tej pozycji łatwiej jest rozmawiać z poszczególnymi jednostkami miejskimi o konkretach związanych z transferem usług IT – wyjaśnia Jędryczek.

Ludzie najważniejsi

Zasoby ludzkie to kolejny obszar, od którego zależy sukces transferowania obsługi IT w jednostkach. Przekonanie pracowników do koncepcji CUW jest o tyle ważne, że przenosiny jednostek do centrów usługowych wiążą się z reorganizacją dotychczasowych struktur i wprowadzaniem ich nowego modelu. Schematem funkcjonującym we wrocławskiej organizacji jest przydzielanie wąskim zespołom specjalistycznego zakresu tematycznego, w którym pracownicy mogą się szkolić. Organizacja zatrudnia wiele osób o wąskiej i specjalistycznej wiedzy, dzięki czemu złożone problemy są „rozkładane” na poszczególnych pracowników. W tak konstruowanym zespole szkolenie pracownika nie jest kosztem, ale inwestycją. Każdy z pracowników CUI przeszedł 3–4 specjalistyczne szkolenia, dzięki czemu instytucja może rozwijać swoje kompetencje IT, a jednostka, dla której świadczy usługi, ma sprawniej zainstalowany system, mniej awarii, większy poziom bezpieczeństwa infrastruktury.

Zadania: nowe rozdanie

Zadania – to kolejny ważny element w złożonym procesie przekształcania wydziałów i jednostek informatycznych w centra usługowe. – Duża organizacja obsługująca złożone projekty daje swoim pracownikom szansę na realizowanie ambitnych zadań, a dzięki temu umożliwia nabywanie nowych kompetencji – podkreśla Jędryczek. W kierowanej przez niego instytucji zakres zadań IT został podzielony na trzy obszary: pierwsza linia, do której należy obsługa helpdesku, linia druga, czyli administrowanie, zarządzanie projektami i analiza oraz linia trzecia – out­sourcing usług. Przechodzenie pracowników działów IT jednostek miejskich pod „opiekę” CUW wiąże się z przydzieleniem im zadań konkretnej linii. Nie chodzi tu o nowe rozdanie obowiązków, tylko o korektę ich zakresów, która może być szansą dla rozwoju pracowników. – Osobie, która dotąd obsługiwała zgłoszenia użytkowników i zajmowała się firewallem, proponujemy np. że zdejmiemy z niej obsługę helpdesku, a dodamy administrowanie.

[...]

Autor jest dziennikarzem specjalizującym się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej