Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Wykazy akt i ich rola w systemie EZD

W systemach kancelaryjnych stosowanych w polskiej administracji kluczową rolę odgrywają wykazy akt. Te narzędzia kancelaryjne używane są niezależnie od tego, czy urząd stosuje system tradycyjny, oparty na dokumentacji papierowej, czy nowoczesny system EZD.

Rys. B .Brosz

Na pierwszy rzut oka wykaz akt jest rodzajem indeksu, słownika, dzięki któremu możemy katalogować sprawy i dokumenty czy to papierowe, czy elektroniczne, aby łatwo je było w przyszłości odszukać. To stwierdzenie prawdziwe, lecz powierzchowne i nie oddaje w pełni roli tego „instrumentu kancelaryjnego” w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Pełna nazwa, jaką określany jest w przepisach czy w literaturze przedmiotu wykaz akt, to jednolity rzeczowy wykaz akt (jrwa). Już sama nazwa wiele mówi o jego roli i budowie. Po pierwsze jest to rodzaj wykazu zbliżonego swym charakterem do indeksu czy skorowidza, a uszeregowanego wg dominującego kryterium rzeczowego. Podział ten pozwala na klasyfikację całości dokumentacji gromadzonej lub powstającej w urzędzie, uwzględniając jej tematykę rzeczową. Poprawnie stworzony wykaz akt powinien bezpośrednio odnosić się do całości kompetencji danej jednostki, tak by można było przyporządkować wszystkie dokumenty w podmiocie do konkretnego hasła rzeczowego z wykazu akt, które jak najlepiej będzie opisywało tematykę danej dokumentacji. Z tej zasady wynika konieczność rozbudowy wykazu akt, jeżeli zmieniają się kompetencje organizacji. Z tym że o ile w przypadku nowych zadań urzędu istnieje konieczność dodania hasła do obowiązującego jrwa, to jeżeli kompetencje zostają ograniczone, bo zmieniają się przepisy lub inny urząd przejmuje zadanie do realizacji, wykreślanie odpowiadającego mu hasła z wykazu nie jest potrzebne. Zawsze może się pojawić problematyka zbliżona tematycznie lub też w jakiejś formie przekazane zadanie będzie nadal obecne w urzędzie, np. przez nadzorowanie jego realizacji, a więc hasło nadal będzie przydatne w klasyfikacji akt.

Wykaz jak fundament

Po drugie wykaz akt jest jednolity, tzn. że jego struktura i treść są niezależne od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz jednostki. Organizacja urzędu może się zmieniać, lecz nie ma to zasadniczo przełożenia na wykaz akt. Należy też pamiętać, że jrwa jest ujednolicony na poziomie podmiotu, w którym jest stosowany. Generalnie wykazy akt wprowadzane są indywidualnie dla pojedynczych jednostek, więc mogą być ściśle dostosowane do ich specyficznych zadań i kompetencji.

Niektóre wykazy mają identyczną budowę na poziomie całego kraju i danego rodzaju jednostek. Takim przykładem są wykazy akt wprowadzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. dla administracji rządowej w województwie i dla administracji samorządowej wszystkich szczebli, tj. osobno dla szczebla wojewódzkiego, powiatowego i gminnego1. Przy tej okazji warto zauważyć, że ich homogeniczna budowa w połączeniu z wprowadzonym standardem zapisu znaku sprawy, tj. sposobu oznaczania każdej sprawy unikalnym identyfikatorem, tworzy dla administracji publicznej nowe możliwości wykorzystania wykazów do wyszukiwania informacji w skali całego kraju czy do porównywania poszczególnych urzędów między sobą. Postulowany przez Piotra Waglowskiego „skorowidz państwa” systematyzujący i ułatwiający wyszukiwanie informacji w obszarze tworzenia prawa (patrz: „IT w Administracji” 2017, nr 8) od dawna funkcjonuje w odniesieniu do dokumentacji wytwarzanej w administracji publicznej szczebla lokalnego.

Po zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w 2015 r. dopuszczono uzupełnianie na szczeblu lokalnym wykazów akt, które zostały wprowadzone rozporządzeniem z 2011 roku. Może to spowodować, że ta unitarność zniknie2, choć tendencja ujednolicania wykazów akt funkcjonuje w archiwistyce od dawna. Kiedyś jej przejawem było ogłaszanie przykładowego wykazu akt typowych3, a obecnie dostępne są na stronach Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wzory jrwa dla różnego rodzaju jednostek, np. powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego, szkół, przedszkoli, bibliotek itd. (itwa.pl/aj). Miejmy nadzieję, że archiwa państwowe, w porozumieniu z którymi musi odbywać się rozbudowa wykazów, zadbają o utrzymanie ich spójności i jednolitości.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej