Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Elektroniczna teczka pracownika

W 2019 r. wejdą w życie przepisy pozwalające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku z jej elektronizacją. Obawy wciąż budzi proponowany sposób postępowania z aktami osobowymi, w tym zasady archiwizacji.

Wersja cyfrowa akt pracowniczych jest od dawna w użyciu w wielu zakładach pracy, jednak tylko jako narzędzie wspomagające tradycyjny (papierowy) sposób dokumentowania. Od 1 stycznia 2019 r., na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU z 2018, poz. 357), nastąpią zmiany, zgodnie z którymi dokumenty cyfrowe będą funkcjonować na prawach oryginału, a zatem nabiorą mocy dowodowej. Modyfikacji ulegnie zawartość i wewnętrzny układ teczki, a także obieg dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą i ZUS-em.

Nowe przepisy nie obligują do zmiany, ale dają pracodawcy możliwość wyboru – czy woli prowadzić akta w postaci papierowej, czy elektronicznej. W efekcie w wielu zakładach pracy doprowadzi to do dualizmu i funkcjonowania akt zarówno tradycyjnych (dotychczasowych, przechowywanych w archiwum zakładowym), jak i elektronicznych (archiwizowanych w systemie teleinformatycznym).

Planowane zmiany

Przepisy wyszczególniają trzy grupy dokumentacji: 1) teczki pracowników zatrudnionych przed reformą emerytalną; 2) teczki pracowników zatrudnionych w okresie między 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r. oraz 3) teczki pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 r. W pierwszym przypadku dokumentację obligatoryjnie należy przechowywać przez 50 lat, w drugim – do wyboru (po spełnieniu określonych wymogów) – 50 lub 10 lat, zaś w trzecim – 10 lat. Podział ten podyktowany jest m.in. ochroną informacji o charakterze emerytalno-rentowym. Na chwilę obecną większość danych jest zgromadzona w bazach ZUS-u, niemniej jednak nie zawsze jest to wystarczające do naliczenia odpowiedniej wysokości świadczeń. Bywa, że były pracownik posiłkuje się w ZUS-ie zaświadczeniem wydanym na podstawie dawnej dokumentacji pracowniczej. Obecnie ma to ulec zmianie. Zasoby gromadzone w programie Płatnik mają docelowo pozwolić na odciążenie pracodawców w zakresie przechowywania dużej ilości dokumentacji osobowej i płacowej oraz wystawiania zaświadczeń w stosunku do byłych pracowników.

Dotychczasowe akta posiadały trójdzielną strukturę (część A, B, C), odzwierciedlającą odpowiednio: proces ubiegania się o pracę, jej przebieg oraz ustanie. Teraz teczka podzielona zostanie na cztery części i wzbogacona o dokumenty dotyczące odpowiedzialności i kar pracowniczych. Ustawodawca w nowych przepisach proponuje mniej restrykcyjny niż dotychczas sposób prowadzenia akt osobowych. Owa elastyczność w postępowaniu z dokumentacją przejawiać się będzie m.in. w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy. Wówczas pracodawca zobowiązany jest kontynuować dotychczasową teczkę pracownika. Część penalna akt będzie „ruchoma” – pracodawca będzie zobowiązany do usunięcia dokumentów, gdy okres kary ulegnie zatarciu. Zwiększy się również zakres korzyści dla samego pracownika – po zakończeniu stosunku pracy i upływie wymaganego okresu przechowywania będzie on mógł odebrać swoje dokumenty, poprosić o wykonanie kopii i zostanie pisemnie poinformowany o tym, co dzieje się z jego teczką.

E-akta a ZUS

Jeżeli pracodawca deklaruje chęć skrócenia okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, jest zobowiązany do przekazania do ZUS-u oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), a następnie regularnego przekazywania tych raportów za każdą osobę zatrudnioną (ZUS RIA). Pracownik zostaje poinformowany (przez pracodawcę i ZUS) o przesłaniu raportu na jego temat, a w związku z tym – o skróceniu okresu przechowywania jego dokumentacji osobowej, a także o prawie do odebrania oryginałów lub pobrania od pracodawcy kopii. W przypadku nieprzekazania stosownych danych do ZUS-u akta pracownicze i wszelkie dokumenty dotyczące płatności będą nadal podlegać 50-letniemu okresowi przechowywania.

[...]

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania. Interesuje się rozwojem archiwistyki tradycyjnej i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej