Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Otwieramy serwis na nowych użytkowników

Zasoby archiwów państwowych to prawie 340 kilometrów archiwaliów – ciekawych materiałów, które mogą zainteresować nie tylko historyków, naukowców czy genealogów. Chcemy upowszechnić wiedzę na temat zbiorów archiwalnych i zachęcić obywateli do korzystania z nich. Rozmowa z Katarzyną Zajkowską, kierownikiem projektu w Narodowym Archiwum Cyfrowym.

Twórcy serwisu szukajwarchiwach.pl chcą stworzyć produkt elastyczny i dotrzeć do jak największej liczby użytkowników. Czy implementacja wymogów polskiego prawa stanowi w tym przypadku duże wyzwanie?

Celem trwającej modernizacji serwisu archiwów państwowych Szukaj w Archiwach jest zapewnienie łatwego dostępu do materiałów archiwalnych wszystkim obywatelom, w tym otwarcie się na nowe grupy użytkowników oraz usprawnienie pracy obecnych użytkowników. Badania, które przeprowadziliśmy w czerwcu 2017 r., pokazały nam, w jaki sposób obecni odbiorcy (specjaliści w zakresie archiwistyki i historii) poruszają się w serwisie oraz jakie są potrzeby innych użytkowników (niebędących specjalistami), którzy do tej pory nie korzystali z naszego serwisu. Dzięki wiedzy, jaką pozyskaliśmy, stworzyliśmy serwis, który łączy potrzeby obu tych grup. Polskie prawo wskazuje nam ramy, w jakich powinniśmy się poruszać, projektując serwis. Modernizacja rozpoczęta pod koniec 2016 r. obejmuje przebudowę interfejsu, zmianę technologii (zgodnie ze stosem technologicznym stosowanym w archiwach państwowych) oraz dodanie nowych funkcji. Jednak zasady publikacji materiałów w serwisie oraz ich ponownego wykorzystania się nie zmieniają. W serwisie prezentowane są materiały dostępne w domenie publicznej, które można ponownie wykorzystywać. Opisy oraz kopie cyfrowe materiałów archiwalnych można bezpłatnie wykorzystywać w rozumieniu ustawy z 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego w trybie bezwnioskowym, chyba że za złożeniem wniosku przemawiają interesy użytkownika, zgodnie z ustawą o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

Czy w serwisie przewiduje się tworzenie kont również dla szeroko rozumianych osób prawnych (instytucji publicznych, urzędów itp.)?

Serwis nie stawia żadnych ograniczeń w tym zakresie. Aby założyć konto, wystarczy wpisać imię, nazwisko oraz adres e-mail. Nie wyróżniamy na tym etapie projektu kont dla osób fizycznych czy instytucji. Jeśli użytkownik chce skorzystać z e-usługi zamawiania skanów w wyższej rozdzielczości, to może zamówić je również na rzecz instytucji (wystarczy wówczas wpisać dane instytucji, na którą należy wystawić fakturę). W modernizowanym serwisie celem utworzenia konta użytkownika był dostęp do „ulubionych materiałów” z każdego miejsca i o każdej porze. Badania pokazały, że stali użytkownicy serwisu chętnie pobierają skany i zapisują w folderach na swoim komputerze czy dyskach zewnętrznych. Teraz będą mogli utworzyć konto i wszystko zapisywać w serwisie, a dzięki temu mieć dostęp do tych materiałów zawsze i wszędzie. Na koncie użytkownik będzie mógł m.in.: zapisywać wyniki wyszukiwania i wrócić do nich w dowolnym momencie, zapisywać wycinki skanów czy materiały w folderach, dodawać opisy do folderów, przenosić materiały między folderami, a nawet upubliczniać foldery w formie kolekcji tematycznych innym użytkownikom serwisu. Użytkownik uzyska też dostęp do swoich rezerwacji (złożone elektroniczne rewersy) i do złożonych zamówionych kopii cyfrowych. Zakładamy jednak, że modernizowana wersja będzie dalej ulepszana i rozwijana. Dlatego jeśli pojawi się taka potrzeba, będziemy dodawać kolejne funkcje, w tym również dedykowane dla instytucji publicznych.

Czy przewidziana jest integracja serwisu z innym systemem teleinformatycznym (poza współpracą z ZoSIA)?

Zgodnie z wymogami prawa serwis będzie mieć API, co pozwoli na integrację z innymi systemami. Oprócz ZoSIA serwis będzie integrować się również z powstającym w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych systemem Archiwum Dokumentacji Elektronicznej. Obecnie jesteśmy w trakcie rozmów z serwisem zabytek.pl na temat możliwości wzajemnej prezentacji metadanych. Jako instytucja publiczna jesteśmy otwarci na współpracę z innymi instytucjami.

Jak twórcy projektu chcą pogodzić kwestię dostępu do zbiorów online z niekontrolowanym rozpowszechnianiem i wykorzystaniem informacji?

W serwisie są udostępniane opisy i kopie cyfrowe materiałów, które są w domenie publicznej, co oznacza, że mogą one być wykorzystywane przez inne podmioty czy obywateli. Naszym dążeniem jest właśnie zachęcenie obywateli do wykorzystywania tych materiałów. Prezentowane materiały są naszym wspólnym dobrem i każdy z nas może z nich korzystać. Oczywiście dobrą praktyką jest poinformowanie o źródle i czasie pozyskania materiałów (m.in. wskazanie archiwum, sygnatury czy linku do serwisu).

[...]

Katarzyna Zajkowska – kierownik projektu w Narodowym Archiwum Cyfrowym. Od prawie 7 lat uczestniczy w projektowaniu usług dla sektora publicznego. Pracowała przy takich projektach jak Historia Pojazdu czy Bezpieczny Autobus. Jako pierwszy redaktor główny serwisu OBYWATEL.GOV.PL tłumaczyła opisy usług publicznych ze skomplikowanego języka urzędniczego na przyjazne i zgodne z zasadami prostej polszczyzny. Od 1,5 roku pracuje w Narodowym Archiwum Cyfrowym, gdzie odpowiada za modernizację serwisu szukajwarchiwach.pl. W swojej pracy stawia przede wszystkim na badania z użytkownikami – na każdym etapie wytwarzania produktu – które pozwalają osiągnąć lepszą jakość. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego i User Experience Design na SWPS w Warszawie.

Rozmawiała: Katarzyna Kornak

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej