Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

III Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie

Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie to ogólnopolska konferencja dla osób odpowiedzialnych za organizację pracy, czynności kancelaryjne, obieg informacji, kompletowanie akt spraw i ich archiwizację oraz za obsługę korespondencji w jednostkach publicznych. Tematem wiodącym spotkania było dokumentowanie spraw z wykorzystaniem systemu informatycznego oraz dobre praktyki w zakresie obsługi korespondencji i postępowania z naturalnym dokumentem elektronicznym.

W trzeciej edycji konferencji udział wzięło ponad 200 osób. Tak duże zainteresowanie tematyką elektronicznego zarządzania dokumentacją bez wątpienia wynika z realizowanych przez rząd centralnych projektów informatycznych (EZD RP, e-doręczenia, ADE). Pokazuje też, że z roku na rok rośnie liczba podmiotów stosujących oprogramowanie do dokumentowania przebiegu spraw, oraz wskazuje na potrzebę wymiany doświadczeń w tym zakresie. – Niebawem ruszy produkcyjnie Archiwum Dokumentów Elektronicznych, do którego podmioty publiczne będą przekazywały zasób archiwalny spraw dokumentowanych elektronicznie. Jest to ogromna nowość w naszym kraju – mówiła podczas sesji otwierającej Magdalena Sawicka z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Z kolei Mariusz Madejczyk, pełnomocnik Ministra Cyfryzacji ds. współpracy z administracją rządową i samorządową RP oraz dyrektor oddziału NASK w Białymstoku, w swoim wystąpieniu skupił się na przedstawieniu szczegółów projektu EZD RP. – Mam nadzieję, że w tej kadencji Sejmu zostanie on umocowany w przepisach prawa, jako jednolity system udostępniany bezpłatnie podmiotom realizującym zadania publiczne. Planujemy oddać go do użytku w 2022 r. Wyjaśnił też, że będzie to system uniwersalny i otwarty na potrzeby urzędników, ale obejmujący swoim zakresem przede wszystkim kwestie kancelaryjno-archiwalne. Przedstawił też tzw. koszyk projektów e-GOV oraz zapewnił, że EZD RP będzie zintegrowany z większością z nich, a następnie szczegółowo omówił architekturę systemu. – Podstawowa jego część, tzw. core, pozostanie pod kontrolą państwa i nie będziemy udostępniać jego kodów źródłowych. Pozostałe moduły będą jednak otwarte i wymienialne, np. na rozwiązania komercyjne – zapowiedział Madejczyk.

Zakres podstawowych funkcji EZD RP został ustalony z przyszłymi użytkownikami systemu. – Jesteśmy również zobligowani do stania na straży zgodności projektowanych produktów systemu z obowiązującymi przepisami prawa – podsumowywał zadania Rady Użytkowników EZD RP jej przedstawiciel, Sebastian Czerniak z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W swoim wystąpieniu podkreślał, jak ważne (a zarazem trudne) było wypracowanie spójnych stanowisk różnych podmiotów, pracujących do tej pory w różnych systemach kancelaryjnych i mających bardzo odmienne oczekiwania co do nowego oprogramowania. Następnie opowiedział o szczegółach prac Rady oraz o testach prototypu systemu. Z jego działającą wersją mogli zapoznać się także wszyscy uczestnicy Forum, bowiem na zakończenie pierwszego dnia konferencji przedstawiła go Agnieszka Łajkowska z Naukowo-Akademickiej Sieci Komputerowej. Pokazała dashboard systemu, jak przebiega w nim rejestracja korespondencji przychodzącej oraz na czym polega nowy, zadaniowy sposób załatwiania spraw.

W drugim dniu toruńskiej konferencji omawiane były zagadnienia praktyczne. Obecni użytkownicy systemu EZD PUW dowiedzieli się m.in. o nowych funkcjach dodanych do oprogramowania oraz że będzie on rozwijany tylko do końca 2023 r. – Niezbędna będzie migracja do EZD RP, a odpowiednie narzędzia zostaną udostępnione partnerom w ramach projektu – mówiła Dorota Szymańska z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Z kolei Magda Gałach z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych opowiedziała o projekcie Archiwum Dokumentów Elektronicznych oraz o zasadach przyjmowania dokumentów elektronicznych przez archiwa państwowe. Bardzo ciekawe było również wystąpienia Grzegorza Magdonia z Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyjaśniał meandry elektronizacji postępowania sądowo-administracyjnego w oparciu o system EZD. Natomiast o wyzwaniach dla archiwisty zakładowego w zakresie opisywania cyfrowych zdjęć i baz danych opowiadał Paweł Wlezień z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na zakończenie sesji Artur Prasal z Urzędu Miasta Łodzi podzielił się analizą wyzwań wynikających z gromadzenia dokumentacji w systemach dziedzinowych.
Ostatni dzień Forum poświęcony był realizowanemu przez resort cyfryzacji projektowi doręczeń elektronicznych oraz wynikającym z niego zmianom w prawie. Temu zagadnieniu poświęcone były wystąpienia Martyny Horędy i Kazimierza Schmidta z Ministerstwa Cyfryzacji. Ich dopełnieniem była prezentacja Doroty Szymańskiej na temat elektronicznych kopii i oryginałów w dokumentowaniu spraw. Na zakończenie spotkania panie Justyna Orysiak z Kancelarii Senatu oraz Paulina Klonowska z Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów podzieliły się swoimi doświadczeniami z wdrożenia systemu EZD w swoich organizacjach. (JOR)

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej