Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Bielińska

Kultura w cyfrowej formie

Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury w Białymstoku wdrożył projekt Podlaskie Zbiory Cyfrowe. Dzięki temu udało się utrwalić w cyfrowej postaci kilkaset godzin audiowizualnych nagrań oraz cenne druki dokumentujące ludową kulturę regionu.

Różnorodne formaty i materiały (od nagrań na taśmach szpulowych i VHS po druki piśmiennicze), połączone w jednym cyfrowym archiwum, można przeglądać w portalu na podstawie wybranych parametrów.

Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury (dalej: WOAK) – jak każda tego typu instytucja – posiada materiały dokumentujące działania prowadzone na przestrzeni lat. Zbiory te są o tyle wartościowe, że nie tylko pokazują działalność WOAK w ciągu ostatnich ponad sześćdziesięciu lat w ujęciu przekrojowym, ale też dokumentują pracę wielu instruktorów ośrodka, którzy jeździli w teren – od Suwalszczyzny po Bug – i nagrywali wiejskie grupy śpiewacze, solistów oraz instrumentalistów. – Mimo tego, że dysponujemy wartościowymi zbiorami, nie mogliśmy wykorzystywać dużej ich części głównie z obawy przed zniszczeniem – mówi Damian Dworakowski, główny specjalista ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i koordynator projektu.

Nagrania z lat 60., 70. i 80. były zarejestrowane na taśmach szpulowych, więc odtwarzanie ich groziło zerwaniem nośnika. Podobnie rzecz się miała z kasetami magnetofonowymi, filmami VHS czy starymi drukami. Ten „zapis” żywej kultury ludowej ponad pół wieku przeleżał w archiwum ośrodka w Białymstoku. Jak podkreślają pracownicy WOAK, wraz z upływem czasu coraz trudniejsze stawało się odtworzenie pochodzenia materiału. Brak informacji o możliwych sposobach wykorzystania (np. wiedzy o prawach autorskich) powodował, że utrudnione było zachowanie ciągłości historii instytucji. Podobne problemy napotykano przy analizie zasobów dokumentujących najwcześniejsze działania ośrodka. – Pracownicy posiadający wiedzę o zasobach archiwalnych odeszli na emeryturę, a reorganizacje struktury jednostki spowodowały rozproszenie dokumentacji – opowiada Dworakowski. Wszystko to sprawiło, że pracownicy WOAK zaczęli myśleć o projekcie Podlaskie Zbiory Cyfrowe (PZC), który umożliwiłby digitalizację bogatych zasobów instytucji, i zdecydowali się aplikować o pieniądze pozwalające na jego realizację. W ramach programu Kultura Cyfrowa Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego udało się uzyskać 188 tysięcy zł dofinansowania, reszta z 240 tysięcy zł (tyle kosztował cały projekt) pochodziła z dotacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Projekt digitalizacja

W ramach wdrożenia projektu utrwalania zbiorów w cyfrowych formatach powstała pracownia digitalizacji wyposażona w sprzęt do magazynowania danych oraz oprogramowanie służące do korekcji technicznej różnych rodzajów plików. Trzysta godzin nagrań audiowizualnych, w tym 30 filmów i 200 nagrań muzycznych, ok. 2 tysięcy zdjęć archiwalnych i ok. tysiąc materiałów piśmienniczych (afiszy, ulotek, plakatów, programów, ksiąg pamiątkowych) zostało zaprezentowane na internetowej platformie podlaskiezbiorycyfrowe.pl.

Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury zaprosił do współpracy przy projekcie Książnicę Podlaską im. Łukasza Górnickiego w Białymstoku. Ta największa biblioteka w regionie Polski północno-wschodniej, dysponująca profesjonalną pracownią digitalizacji, utrwaliła w postaci cyfrowej część obszernej kolekcji WOAK, a także – w ramach pozyskanych wspólnie środków – zdigitalizowała 120 tysięcy kart katalogowych własnych druków i książek.

Realizacja projektu rozpoczęła się pod koniec 2017 r., a zakończyła w drugiej połowie 2018 r. Koordynatorem wdrożenia został Damian Dworakowski z WOAK, który m.in. opracował założenia przedsięwzięcia i przygotował wniosek aplikacyjny. – W związku z tym, że nasze zasoby były wyczerpywalne (np. katalog kartkowy, którego objętość się nie zwiększy, czy zdjęcia analogowe, które zostały wyparte przez zdjęcia w formatach cyfrowych), zdecydowaliśmy się nie kupować całego parku sprzętowego do digitalizacji, gdyż byłoby to nieekonomiczne – podkreśla Dworakowski. Bardziej racjonalne było zlecenie digitalizacji obiektów podmiotom zewnętrznym dysponującym odpowiednim sprzętem. Okazało się jednak, że znalezienie wykonawcy usług digitalizacji posiadającego doświadczenie w realizacji procesu zgodnie ze standardami branżowymi to nie lada problem. Mimo iż potencjalni wykonawcy dysponowali odpowiednim sprzętem, kierowali się przede wszystkim zasadą racjonalności, a nie potrzebą realizacji procesu digitalizacji zgodnie z procedurami przyjętymi w dokumentacji. Dodatkowo charakter zbioru był przekrojowy, przez co nie można było go sklasyfikować jako konkretne kategorie i zgodnie z określonymi standardami – przykładowo: materiały wideo dokumentujące działalność artystyczną podlegały innym wytycznym niż filmy pełnometrażowe, zwłaszcza jeśli chodzi o opis plików i opracowanie metadanych. W końcu udało się znaleźć wykonawców i zadanie digitalizacji zlecono trzem firmom zewnętrznym.

Od wyboru do publikacji

Pierwszym etapem całego procesu digitalizacji był wybór najcenniejszych zasobów – był to moment szczególnie newralgiczny ze względu na trwałość nośników. Stan taśm magnetofonowych i szpulowych, na których zarejestrowane są nagrania, sprawiał, że już same próby ich odtworzenia były ryzykowne i mogły potencjalnie skutkować zerwaniem taśmy bądź jej uszkodzeniem. – A rozmagnetyzowanie tych nośników uniemożliwiłoby na zawsze odtworzenie nagrań – wyjaśnia Dworakowski. Dlatego w kolejce do digitalizacji w pierwsze kolejności stanęły nośniki najstarsze i najsłabiej zachowywane. Następnie – w związku z tym, że zasoby pochodziły z różnych okresów funkcjonowania białostockiego ośrodka – konieczne było opracowanie procedury archiwizacyjnej. Kolejnym krokiem było przekazanie skatalogowanych zasobów podmiotom dysponującym sprzętem pozwalającym na digitalizację zasobów. Ostatni etap polegał na dokładnym opisaniu plików cyfrowych i zarządzaniu nimi poprzez stworzoną platformę.

Łącznie przy digitalizacji – w różnej formie – pracowało kilkanaście osób. Wykonawcy zewnętrzni zgodnie z dostarczoną dokumentacją realizowali proces techniczny. Koordynator przygotowywał procedury i schematy procesów, typował zbiory i weryfikował poprawność ich opisu. Opracowaniem i opisem zbiorów zajmowali się pracownicy merytoryczni WOAK. Za dobór i wdrożenie sprzętu i oprogramowania do digitalizacji odpowiedzialny był informatyk obsługujący WOAK.

Zgodnie ze standardami

Proces digitalizacji odbywał się według standardów stosowanych przez centra kompetencyjne, czyli instytucje odpowiedzialne za wdrażanie zmian technologicznych dotyczących digitalizacji oraz koordynację gromadzenia i utrwalania zasobów cyfrowych instytucji kultury w Polsce. Są to m.in. Narodowe Archiwum Cyfrowe, Filmoteka Narodowa – Instytut Audiowizualny i Biblioteka Narodowa. Digitalizacja zbiorów audio była prowadzona w czasie rzeczywistym i opierała się na technologii wykorzystującej konwertery zmieniające sygnał analogowy do postaci cyfrowej, z zastosowaniem redukcji szumów. Podobnie wyglądała konwersja nagrań wideo do formatów cyfrowych. Cyfryzacja zasobów piśmienniczych odbywała się poprzez skanowanie ręczne, po którym następowała obróbka graficzna. Digitalizacja katalogów kartkowych opierała się na wykorzystaniu skanerów pozwalających na digitalizację seryjną obiektów o tym samym formacie. – Po otrzymaniu kopii cyfrowych konieczne było wykonanie prac związanych z korekcją techniczną danych – mówi Damian Dworakowski.

Przedostatnim etapem było opracowanie metadanych obiektów, a więc opisów zbiorów. Ułatwiają one wyszukiwanie, katalogowanie, zarządzanie danymi – bez nich sam zestaw plików byłby nieprzydatny. Zwieńczeniem wszystkich działań było udostępnienie zbiorów na platformie internetowej. Portal został przygotowany w wersji RWD (ang. responsive web design), zgodnie z zasadami dostępności. – Nie ma żadnych ograniczeń sprzętowych do przeglądania zbiorów, strona może być wyświetlona na przeciętnym sprzęcie komputerowym i za pomocą dowolnej przeglądarki – mówi Damian Dworakowski. Ważną rolę odgrywa tzw. backend, który służy pracownikom do zarządzania i opisu zbiorów, tworzenia automatycznych kopii i wersji plików. Przed udostępnieniem platforma WWW długo była testowana. – Sprawdzaliśmy poprawne działanie funkcji serwisu oraz API, połączenie z bazą danych oraz działanie samego systemu do wprowadzania, opracowywania i opisu danych – zaznacza Damian Dworakowski.

[...]

Autorka jest dziennikarką specjalizującą się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej