Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Grzegorz Hunicz

Standaryzacja procesów w administracji samorządowej

Przygoda z informatyką w jst to starcie kilku na pozór niedających się pogodzić elementów: technologii, przepisów oraz utrwalonej przez lata mentalności urzędniczej. Mieszanka ta nie wróży niczego dobrego, zawsze jednak warto szukać kompromisów.

Rys. B. Brosz

Urząd jest konglomeratem struktur pogrupowanych w departamenty, wydziały i referaty, które zazwyczaj mają spore problemy z komunikacją wewnętrzną. Obrazu urzędu w mieście średniej wielkości, jakim jest Lublin, dopełniają jeszcze miejskie jednostki organizacyjne, których jest ponad dwieście. W każdej z tych struktur jest ktoś, kto oprócz kierowania i księgowania zajmuje się też informatyką, co sprawia, że zarządzanie tym obszarem bardziej przypomina pole walki niż zaplanowane działania. Standardem jest więc doraźne gaszenie pożarów, bo na planowanie po prostu nie ma czasu, a nierzadko i pieniędzy.

Z ilości w jakość

W Lublinie mamy do czynienia z 1400 stacji roboczych w urzędzie i 11 000 w jednostkach organizacyjnych, setkami terabajtów składowanych i przetwarzanych danych oraz setkami specjalistów od IT, z których każdy wykonuje zadania, kierując się swoją wizją. Posiłkując się metaforą, można stwierdzić, że w naturalny sposób powstało mnóstwo maleńkich wysepek w archipelagu infrastruktury IT, choć gdyby się dokładniej przyjrzeć, to okaże się, że bardziej przypominają one piegi na gminnej skórze.

Porządkowanie takiego stanu rzeczy to proces, który da się przygotować i przeprowadzić na wiele sposobów. Jednak po analizie stanu rzeczy zazwyczaj okazuje się, że najpierw trzeba zadać proste pytanie: chcemy ewolucji czy rewolucji? Odpowiedzi muszą udzielić osoby rządzące procesami i finansami. Lublin wybrał drugą z tych dróg. Już w 2006 r. powstał Wydział Informatyki i Telekomunikacji, który zaczął skupiać wokół siebie kompetencje IT. Kilka lat zajęło tu usunięcie serwerów spod biurek użytkowników oraz uporządkowanie kwestii uprawnień. Powstanie własnej infrastruktury teleinformatycznej, która połączyła wszystkie lokalizacje urzędu, było przełomem, a dopełnieniem okazało się wdrożenie w 2008 r. systemu finansowego klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) oraz uruchomienie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD). Dział IT z komórki postrzeganej jedynie przez pryzmat kosztów przeistaczał się w centrum usług oraz wiedzy. Systemy w urzędzie udało się ustandaryzować w 2013 r., co zbiegło się z zakończeniem prac nad miejskim Data Center. Zmiana roli działu IT w obszarze technologii z obsługowej na strategiczną trwa i stale poszerza się zakres jego oddziaływania.

Wspólne zakupy systemów oraz elementów telefonii mobilnej zapoczątkowały procesy globalizacyjne, które trwają do dziś. System finansowy klasy ERP objął swoim wdrożeniem wszystkie jednostki gminne w zakresie planowania budżetu oraz sprawozdawczości, włączając w to gromadzenie danych do jednolitego pliku kontrolnego (JPK) oraz prowadzenie rejestru VAT-7. Użytkownicy przyzwyczaili się, że pewna część funkcjonalności jest udostępniana centralnie. W tym celu wykorzystywana jest sprawdzona technologia terminalowa dostępu do aplikacji, oparta na węzłach dostępowych Citrix XenApp. Po przeprowadzonej analizie okazało się, że może ona stanowić podstawę do tworzenia nowych systemów oraz zagwarantować dystrybucję aplikacji, które działają w niejednorodnych środowiskach.

Technologiczna przestrzeń miasta

Do przełomu doszło również w zakresie działalności inwestycyjnej miasta, który zaangażował służby techniczne związane z IT. W konsekwencji większość ingerencji miasta w przestrzeń publiczną zawiera elementy technologii teleinformatycznych. Są to budowy, przebudowy, remonty oraz rewitalizacje. Kilka spektakularnych inwestycji pokazało, że przemyślane wykorzystanie infrastruktury technicznej otwiera drogę innym branżom. Rewitalizacja Ogrodu Saskiego w Lublinie, budowa nowych obiektów sportowych czy remont placu Litewskiego są dowodem, że technologie wykorzystywane dotychczas w urzędzie doskonale nadają się do budowy standardu. W tym obszarze również pojawiła się pokaźna liczba interesariuszy i możliwych zastosowań, np.: monitoring wizyjny miasta, sieć publicznych hotspotów, podłączenie czujników telemetrii, sterowanie oświetleniem, zamontowanie kamer internetowych czy uruchomienie inteligentnego systemu transportowego (ITS). Jeżeli dodamy do tego możliwość centralnego zarządzania infrastrukturą i większe bezpieczeństwo teleinformatyczne, to otrzymamy zupełnie nowe narzędzia do zarządzania miastem.

W efekcie opisanych zmian IT zaczęło pełnić rolę standaryzacyjną na etapie koncepcji, dokumentacji oraz realizacji. Te dwa obszary zostały ustabilizowane dzięki pracy przemodelowanego zespołu IT, w którym inwestycja w wiedzę i kompetencje pracowników to priorytet. Ciągłe szkolenia oraz transfer wiedzy i umiejętności stanowią klucz do przeprowadzenia realnej standaryzacji w samorządzie.

[...]

Autor jest dyrektorem Wydziału Informatyki i Telekomunikacji w Urzędzie Miasta Lublina.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej