Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Brakujące ogniwo informatyzacji archiwów

Uruchomiony kilka lat temu prototyp Archiwum Dokumentów Elektronicznych dał podwaliny pod rewolucję w obrębie sieci archiwalnej. Zdobyte doświadczenie pozwala dokończyć proces pełnej informatyzacji na poziomie obiegu dokumentów w instytucjach publicznych.

Schemat koncepcyjny ADE. Źródło: Studium wykonalności ADE.

W 2006 r. Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa (NASK) Państwowy Instytut Badawczy, na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (dalej: NDAP), stworzyła na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (dalej: ADE). W testach brały wówczas udział Urzędy Miasta w Chorzowie i Częstochowie oraz NDAP. Na pomysł stworzenia tego typu architektury informatycznej wpłynął od dawna planowany proces cyfryzacji państwa. Punktem wyjściowym była ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z 2005 r., a w dalszej kolejności akty wykonawcze do artykułu 5 ust. 2a, 2b i 2c ustawy archiwalnej – m.in. rozporządzenia dotyczące: struktury dokumentów elektronicznych, wymagań technicznych formatu zapisu i informatycznych nośników danych oraz sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Infrastruktura przygotowana była podług ww. aktów prawnych, a struktura danych testowych – zgodna z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (DzU nr 206, poz. 1519). Celem prototypu było opracowanie procedur pozwalających na prawidłową transmisję danych elektronicznych na końcowym etapie życie dokumentu, czyli w procesie jego archiwizacji w jednostce organizacyjnej i przekazywania na wieczyste przechowywanie do archiwum państwowego (wg przepisów – po 10 latach od daty jego wytworzenia).

Obecnie projekt został wznowiony w ramach II osi priorytetowej POPC. 10 maja br. NDAP oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe (dalej: NAC) podpisały porozumienie w sprawie budowy systemu do obsługi dokumentów elektronicznych. Szczegółową analizę biznesową dla potencjalnych oferentów oraz siwz zamieszczono w BIP-ie 7 czerwca br. ADE zakłada kompatybilność z systemem EZD, ma stanowić pomost pomiędzy dokumentacją jednostek organizacyjnych a archiwami państwowymi. Partnerami projektu są Archiwum Państwowe w Toruniu oraz Archiwum Państwowe w Bydgoszczy. Uruchomienie systemu planowane jest na II kwartał 2020 r. Do tego czasu beneficjenci, poza budową architektury informatycznej, muszą stworzyć całe zaplecze prawno-administracyjne, a implementacja zarówno jednego, jak i drugiego nie będzie należała do łatwych.

Architektura i funkcjonalność systemu

Opracowanie pomostu pomiędzy urzędem a archiwum wymagało wielopłaszczyznowego ujęcia. Propozycja infrastruktury musiała bowiem uwzględnić takie aspekty, jak: zachowanie odpowiedniej struktury zapisu, bezpieczeństwo danych podczas transmisji i gromadzenia, udostępnianie dla użytkowników lokalnych i zdalnych. ADE ma spełniać rolę nie tylko dwustronnego narzędzia wymiany między podmiotami, ale również ma stanowić platformę do korzystania z usług online przez przeciętnego obywatela.

Zakładana architektura systemu jest trójwarstwowa. Obejmuje warstwę zewnętrzną (Prezentacja), wewnętrzną (Archiwum Cyfrowe) oraz ukrytą (Archiwum Głębokie). Warstwa zewnętrzna będzie publiczna i dostępna dla wszystkich. Dostęp do warstwy wewnętrznej ma być możliwy na dwa sposoby: lokalnie oraz zdalnie poprzez tunel VPN. W zależności od rodzaju użytkownika funkcjonować będą dwa interfejsy: zewnętrzny i wewnętrzny. Zewnętrzny dotyczy użytkowników zewnętrznych niezalogowanych, a za jego pomocą będą prezentowane zgromadzone dane w dostępie publicznym. Wewnętrzny dotyczy użytkowników wewnętrznych (zdalnych i lokalnych), którzy mają prawo do administrowania danymi. Wszelkie procesy zarządzania danymi odbywać się będą na poziomie Archiwum Cyfrowego i w zależności od ich rodzaju mogą się znajdować w Poczekalni, Bazie DANE ON-LINE lub Bazie INDEX. Etapem końcowym, przeznaczonym do długoterminowego przechowywania, jest Archiwum Głębokie, do którego dostęp będzie mocno ograniczony.

Prezentując założenia projektu, beneficjenci zakładają, że w procesie przekazywania danych będzie kilka istotnych punktów zatrzymania. Na różnych poziomach transmisji w celach kontrolnych proponowane są wielopoziomowe funkcje administrujące ukryte pod nazwą archiwum merytorycznego oraz archiwum technicznego. Przez pojęcie archiwum merytorycznego rozumie się archiwum państwowe spełniające wszystkie funkcje właściwe wobec jednostki przekazującej archiwalia. Zadania archiwum technicznego (tj. zabezpieczającego dane, zakładającego konta użytkownikom) pełnić będzie NAC.

Procedury do wypracowania

Z punktu widzenia użytkownika, czyli instytucji publicznej, niewiele się zmienia. Przekazuje on po prostu dane do systemu. Natomiast z punktu widzenia administratora proces stał się nieco bardziej złożony. W wyniku budowy systemu zarządzanego centralnie lokalne archiwum państwowe, które dotąd samodzielnie działało w kwestii przejmowania dokumentacji elektronicznej, teraz będzie musiało współpracować z administratorem globalnym, uczestniczącym w każdym procesie transmisji.

[...]

Autorka artykułu jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania, zarówno w zakresie archiwistyki tradycyjnej, jak i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej