Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Agnieszka Łajkowska

Archiwizacja w systemie EZD

Korzystanie z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją wiąże się z koniecznością archiwizacji dokumentacji przechowywanej w tym systemie. Wyzwaniem jest tu obowiązek przechowywania dokumentacji w dwóch postaciach: papierowej i elektronicznej.

Rys. B. Brosz

Wprowadzenie w jednostce systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wiąże się z koniecznością archiwizacji dokumentacji przechowywanej w systemie. Obowiązek kompletowania akt spraw w postaci elektronicznej w systemie EZD oraz przechowywania postaci papierowej dokumentów w składzie chronologicznym oznacza, że do archiwum zakładowego przekazywana jest dokumentacja z czterech źródeł i w dwóch postaciach: papierowej i elektronicznej.

Obowiązek przyjmowania na stan archiwum zakładowego dokumentacji w różnej postaci i przechowywanej w urzędzie w różny sposób stawia pracowników archiwum zakładowego przed wyzwaniem zmiany organizacji pracy, która powinna uwzględniać sprawne przeprowadzenie procesu archiwizacji. Ze względu na obszerny zakres zagadnienia archiwizacji w przedmiotowym artykule skoncentrujemy się na zaznaczeniu różnic w archiwizacji akt spraw dokumentowanych elektronicznie i tradycyjnie. O archiwizacji pozostałych zbiorów, czyli składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych, napiszemy za miesiąc.

Archiwizacja akt spraw dokumentowanych elektronicznie

Zgodnie z § 4 ust. 4 załącznika nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU nr 14, poz. 67 ze zm.; rozporządzenie z 18 stycznia 2011 r.) dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł. Inaczej mówiąc, system EZD nie tylko jest narzędziem wykorzystywanym do dokumentowania sposobu załatwiania spraw, lecz także pełni rolę archiwum zakładowego dla znajdującej się w nim dokumentacji elektronicznej.

Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej (stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.), za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona (§ 37 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r.; IK). W odróżnieniu od archiwizacji spraw prowadzonych w sposób tradycyjny archiwizacja spraw elektronicznych w systemie EZD nie wymaga sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego, ponieważ zarówno prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, jak i proces ich archiwizacji odbywa się w jednym systemie teleinformatycznym.

W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w systemie EZD przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej (§ 11 ust. 1 IK), w szczególności do: udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej; przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej; przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego i uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba. System EZD powinien automatycznie odnotowywać datę przekazania takich uprawnień. Archiwista, przejmując nadzór nad przekazanymi przez komórkę organizacyjną aktami, uzyskuje możliwość wprowadzania w nich zmian w wyżej wskazanym zakresie.

[...]

Autorka jest starszym referentem w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na co dzień udziela wsparcia w zakresie obsługi systemu EZD PUW.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej