Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Magdalena Sawicka, Dorota Szymańska

Ewolucja składu chronologicznego

Opublikowana w 2011 r. instrukcja kancelaryjna stanowi podstawę elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędzie. Po blisko siedmiu latach można jednak stwierdzić, że przepisy te nie są doskonałe i wymagają nowelizacji.

Rys. B. Brosz

Definicję pojęcia „skład chronologiczny” zawiera § 2 pkt 10 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD. Wprowadzenie EZD nie jest możliwe bez utworzenia składu chronologicznego. Doświadczenie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) wskazuje, iż ten nowoczesny sposób przechowywania dokumentacji papierowej sprawdza się w praktyce, pod warunkiem przygotowania odpowiednich modułów w systemie EZD, które umożliwią sprawne zarządzanie zasobem zgromadzonym w składzie chronologicznym. Ważne jest także zapewnienie obsługi składu przez pracowników mających świadomość, że wdrażając system EZD, nie wystarczy koncentrować się wyłącznie na prawidłowym dokumentowaniu spraw w postaci elektronicznej, ale trzeba też właściwie zabezpieczyć dokumentację w postaci papierowej, która napływa lub jest wytwarzana w urzędzie.

W PUW składy chronologiczne funkcjonują od 2010 r. Urząd przeprowadził już archiwizację składów z kilku roczników, co stanowi wystarczającą legitymację, aby wskazać potrzeby zmian legislacyjnych w zakresie funkcjonowania i archiwizacji składów chronologicznych. Instrukcja kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. (dalej: IK) przewiduje utworzenie i prowadzenie w podmiocie, który wdraża EZD, trzech zbiorów składów chronologicznych:

  • przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych,
  • przesyłek wpływających, które nie zostały w pełni odwzorowane (§ 23 ust. 1 IK),
  • przesyłek wychodzących, do przechowywania drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej wysyłanego na zewnątrz w sprawie prowadzonej w postaci elektronicznej (§ 34 ust. 6 IK).

Praktyka czyni mistrza

Dotychczasowa praktyka wskazuje, iż przewidziany w przepisach IK podział składu chronologicznego na dwa pierwsze zbiory nie jest zasadny, a trzeci rodzaj okazał się zbędny. Odrębne przechowywanie w składzie przesyłek wpływających ze względu na kryterium włączenia lub nieodwzorowania cyfrowego przesyłki do systemu nie ma uzasadnienia. Przede wszystkim sposób postępowania z tymi przesyłkami jest dokładnie taki sam, zarówno w zakresie bieżącego zarządzania, jak i przy archiwizacji składu chronologicznego.

W uzasadnieniu wprowadzenia § 23 ust. 1 IK z 2011 r. wskazano dość enigmatycznie, iż przepis ma na celu umożliwienie w przyszłości osobnego postępowania z przesyłkami, których zawartości nie zeskanowano w całości do systemu, od postępowania z przesyłkami mającymi pełne odwzorowanie cyfrowe. Być może planowano uprościć procedurę brakowania dokumentacji ze składu chronologicznego zgromadzonej w zbiorze dokumentów w pełni odwzorowanych. Można by to zrobić poprzez wskazanie dla całego zbioru minimalnego okresu przechowywania dokumentacji, po upływie którego cały zbiór mógłby ulec brakowaniu niezależnie od kategorii archiwalnej spraw, których dotyczą dokumenty znajdujące się w tym zbiorze. Do dnia dzisiejszego żadne zmiany w tym zakresie nie zostały podjęte i niezależnie, czy mamy do czynienia ze zbiorem składu chronologicznego dokumentów w pełni odwzorowanych, czy dokumentów, dla których takie odwzorowanie nie zostało wykonane, obowiązują jednakowe zasady brakowania dokumentów niearchiwalnych określone w § 41 instrukcji archiwalnej (stanowiącej załącznik nr 6 do ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., dalej: IA):

W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

Im mniej papieru, tym lepiej

Powyżej stwierdzono, iż zbiór składu chronologicznego, o którym mowa w § 34 ust. 6 IK, okazał się zbędny. Dotychczasowe doświadczenie jednostek, które wdrożyły EZD PUW, wskazuje, że nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych egzemplarzy pism w postaci papierowej w celu ich przekazania na stan składu chronologicznego. Pracownicy komórek merytorycznych urzędu nie zgłaszali, iż z przepisów, w oparciu o które załatwiają sprawy, wynikałby wskazany obowiązek przechowywania w podmiocie dodatkowego egzemplarza pisma wysyłanego na zewnątrz w postaci papierowej.

[...]

Magdalena Sawicka jest kierownikiem Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie i rozwój jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.

Dorota Szymańska jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej