Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Cyfrowe archiwa państwowe

Powstały w 2009 r. serwis szukajwarchiwach.pl był odpowiedzią na rosnące potrzeby otwartego dostępu do dóbr kultury. Archiwa polskie postanowiły upowszechnić zasoby dziedzictwa narodowego poprzez ich digitalizację i wizualizację w Sieci.

Sposób zapisu informacji jest dostosowany do wymogów metodyki archiwalnej i czytelny dla specjalistów, a niejasny dla poszukiwaczy.

Funkcjonujący pod opieką Narodowego Archiwum Cyfrowego (dalej: NAC) już niemal dekadę serwis internetowy wkrótce doczeka się nowej, udoskonalonej wersji. Pierwsze kroki w kierunku modernizacji podjęto pod koniec 2016 r. Decyzję w tej sprawie podjęły wspólnie: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (dalej: NDAP) oraz NAC. Projekt realizowany jest w ramach programu Informacja Archiwalna ze środków MKiDN. W efekcie zgromadzony zasób historyczny ma zostać upowszechniony, a biurokracja związana z korzystaniem z niego – ograniczona do minimum. 

Serwis obecnie jest rozwijany równolegle do idei popularyzacji naukowych zasobów typu open-access, a tym samym kierowany do jak najszerszego grona odbiorców. W zamyśle ma się on stać bardziej intuicyjny i otwarty, także dla poszukiwaczy amatorów. Z tego też powodu narzędzie oferowane przez NAC przebudowywane jest w oparciu  o filozofię User Centered Design i uwzględnia przede wszystkim interakcję z użytkownikiem. Serwis tworzony tą metodą nie jest pierwszym tego typu przedsięwzięciem w polskiej administracji, natomiast pionierskim w skali kraju w branży archiwistycznej. 

Badania środowiskowe 

Dotychczas z serwisu korzystali głównie specjaliści (archiwiści, genealodzy i historycy), pomimo iż produkt od początku kierowany jest do wszystkich osób zainteresowanych zasobami archiwów. Badania środowiskowe pokazały, że odbiorców należy podzielić na dwie zasadnicze grupy: fachowców i amatorów. Podział ten zdeterminował dalsze kroki postępowania, bowiem wśród użytkowników dominują dwie podstawowe filozofie eksploracji portalu. Pierwsza – właściwa profesjonalistom – odzwierciedla fachową wiedzę na temat organizacji polskiej sieci archiwalnej (jej hierarchiczności i wzajemnych relacji) oraz rozmieszczenia zasobu (zasady pertynencji i proweniencji archiwaliów). Druga – typowa dla poszukiwacza-internauty – oparta jest na logice działania największych wyszukiwarek i portali internetowych (Google, Europeana). Przekładało się to bezpośrednio na kategorie, jakimi posługiwali się użytkownicy podczas poszukiwania informacji. Specjaliści systematyzowali dostępne narzędzia zgodnie z teorią archiwalną, zaś amatorzy kierowali się treścią źródła przy wykonywaniu zadań. Stąd zgłaszane przez specjalistów potrzeby zachowania podziału zbiorów na zespoły, jednostki i obiekty, zaś pasjonatów – na dokumenty, obrazy i mapy. 

O ile amatorzy zabrali głos dopiero podczas badań, o tyle w środowisku archiwistów temat modernizacji portalu omawiany jest na forach od dawna. Specjalistów interesowały przede wszystkim kwestie związane z możliwością nie tyle podglądu treści źródła, co samych metadanych, ich spójności, niezmienności w czasie i konsekwencji zapisu. Uzyskanie informacji opisowych było wystarczające do sprecyzowania dalszych kroków postępowania przez fachowca, co nie było zrozumiałe i zadowalające dla amatorów, a tym samym nie zachęcało do dalszej eksploracji. Stąd m.in. wzięła się potrzeba uwidocznienia skanów na pierwszym planie, tak aby zrewolucjonizować sposób korzystania z serwisu. Ponadto sprecyzowana została potrzeba stworzenia bardziej przejrzystego systemu objaśnień – np. w formie rozwijalnych komentarzy czy też podręcznika użytkownika. Dla utrzymania stałych interakcji obu stron (administratora i użytkownika) należy również rozbudować funkcje wsparcia (centrum pomocy, feedback, formularze zgłaszania błędów). 

Pomysłodawcy projektu starają się sprostać oczekiwaniom użytkowników poprzez przede wszystkim odpowiednią indeksację dokumentów. Stworzenie odpowiedniego systemu powiązań pozwoli na uzyskiwanie lepszych wyników wyszukiwania. Dodatkowym wsparciem merytorycznym miałaby być możliwość tworzenia pomocniczych powiązań uzupełniających przez samych użytkowników (opisy, tagi). Opcja założenia własnego konta ma na celu stworzenie warunków do kreowania specyficznego środowiska zainteresowanych, skupionych wokół serwisu, m.in. poprzez tworzenie własnych kolekcji tematycznych. Uwzględniając oczekiwania odbiorców, w efekcie mamy otrzymać produkt przyjazny i otwarty, z bardziej intuicyjnym interfejsem i możliwością spełniającą oczekiwania wyszukiwawcze obu grup respondentów. 

[...]

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania. Interesuje się rozwojem archiwistyki tradycyjnej i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej