Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Mariusz Madejczyk

EZD RP w administracji – nowy początek

Trwają prace nad nowym systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją dla administracji. EZD RP to przedsięwzięcie bazujące na wartościach EZD PUW, czyli idei budowy i rozwoju darmowego narzędzia na potrzeby polskich urzędów.

Kluczowe terminy realizacji projektu EZD RP

Polska administracja od kilku lat mierzy się z wyzwaniem wdrażania systemów klasy EZD w urzędach, mając świadomość, iż jest to warunek konieczny do wzmacniania sprawnego państwa oraz fundament podnoszenia jakości cyfrowego urzędu. Na dobre proces „masowych” wdrożeń systemów klasy EZD w administracji publicznej RP rozpoczął się w roku 2011 wraz z opublikowaniem rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67). Instrukcja ta jak na tamte czasy była rewolucyjna, bo „elektroniczna”, umożliwiająca (w synergii z wprowadzonymi innymi zmianami, w tym do kpa) prowadzenie spraw w postaci wyłącznie elektronicznej, i „jednolita”, bo przeznaczona dla całej administracji terenowej, zarówno samorządowej, jak i rządowej. 

Zmaganie się administracji z wprowadzaniem nowego sposobu zarządzania dokumentacją, informacją i całą organizacją za pomocą systemu EZD to walka z brakiem standardów, przyzwyczajeniami urzędników do papieru, mentalnością i obawami, słabościami organizacyjnymi i technicznymi, a także z wielością rozwiązań EZD, brakiem świadomości i determinacji kierownictwa we wdrażaniu systemu EZD w organizacji. Na tym tle wyróżnia się przedsięwzięcie Wojewody Podlaskiego – EZD PUW, poprzez swoją jednolitość, wypracowane standardy, współpracę partnerów i reużywalność w praktyce. Ponad 360 podmiotów (zobacz: ezd.gov.pl) realizujących zadania publiczne pracujących w jednolitym systemie, rozwijanym już od 8 lat jako własność Skarbu Państwa, to potencjał i siła w jedności i współpracy na rzecz sprawnego państwa. 

Sieć współpracy 

System EZD PUW, jako narzędzie dedykowane administracji publicznej, udostępniany jest bezpłatnie na mocy porozumień i umów zawieranych przez wojewodę podmiotom realizującym zadania publiczne (w tym m.in. ministerstwom, urzędom centralnym, urzędom wojewódzkim, sądom, uczelniom wyższym i jednostkom samorządowym). Jednocześnie świadczone jest wsparcie wdrożeniowe i utrzymaniowe w zakresie technicznym i merytorycznym. System EZD PUW wykorzystywany jest w większości podmiotów jako podstawowy system służący do wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania sposobu załatwiania i rozstrzygania spraw. 

Ale EZD PUW to system oparty na architekturze sprzed prawie dekady, stale rozwijający się w ramach sieci współpracujących urzędów, który swym rozmachem w zakresie przedmiotowym i podmiotowym znacząco prześcignął wyobrażenia autorów i pomysłodawców tego dzieła. Administracja potrzebuje nowoczesnego rozwiązania, które bazując na dekadzie doświadczeń partnerów EZD PUW, przeniesie urzędy na wyższy poziom cyfrowej kultury pracy, udostępniając także usługi chmurowe utrzymywanie serwerów i administratorów. Nadszedł więc czas na EZD RP! 

Co to jest EZD RP 

System EZD RP ma być nowoczesnym i uniwersalnym narzędziem do elektronicznego zarządzania dokumentacją, powszechnie użytkowanym w administracji publicznej RP, wyznaczającym standard dla tej klasy systemów. Będzie umożliwiał kompleksowe dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w jednostkach administracji publicznej. „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” to projekt realizowany w ramach Działania 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej” w ścieżce pozakonkursowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014–2020. Nadzorowany jest przez Ministra Cyfryzacji, jako jeden z filarów Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, opisanego w załączniku nr 1 do PZIP – Plan Działań Ministra Cyfryzacji, i realizowany przez NASK – Naukową i Akademicką Sieć Komputerową Państwowy Instytut Badawczy w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim – Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku (PUW), gdzie funkcjonuje Zespół EZD PUW. Fuzja NASK i PUW to mieszanka doświadczenia administracyjnego i wdrażania systemu EZD PUW wraz z wiedzą na temat bezpieczeństwa, sieci i administrowania nowoczesnymi rozwiązaniami IT. 

[…]

Autor jest pełnomocnikiem Ministra Cyfryzacji ds. współpracy z administracją rządową i samorządową RP, pełnomocnikiem Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji, odpowiedzialnym za przedsięwzięcie EZD PUW, dyrektorem Oddziału NASK w Białymstoku, w którym realizowany jest projekt EZD RP.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej