Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Magdalena Sawicka

Jak stworzyć nowoczesny system do zarządzania dokumentacją

Podnoszenie awansu cyfrowego urzędów wiąże się z optymalizacją i elektronizacją procedur wewnętrznych. Wprowadzenie EZD wymaga szeregu prac przygotowawczych, ale też narzędzia teleinformatycznego, pozwalającego na skuteczną i pełną cyfryzację.

Podstawowe moduły systemu EZD RP

Stworzenie nowoczesnego rozwiązania teleinformatycznego to duże wyzwanie, którego realizację Minister Cyfryzacji powierzył Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej (NASK) oraz Zespołowi Wojewody Podlaskiego. Mając na względzie istotę i wagę projektu EZD RP, który znacząco wpłynie na poprawę funkcjonowania administracji, podjęte zostały działania, dzięki którym realizowany projekt będzie spełniał oczekiwania chętnych do jego wdrożenia jednostek administracji rządowej, a w przyszłości także pozostałych podmiotów realizujących zadania publiczne. 

Współpraca z jednostkami 

23 kwietnia 2018 r. odbyły się warsztaty, do udziału w których zaproszono przedstawicieli jednostek administracji rządowej. Zaprezentowano szczegółowe cele i założenia projektu EZD RP, a także omówiono planowany harmonogram działań projektowych. Uczestników spotkania poinformowano, iż projekt będzie realizowany w ścisłej współpracy z jednostkami administracji rządowej, prosząc zainteresowane podmioty o deklarację członkostwa w pracach piętnastoosobowej Rady Użytkowników EZD RP. 

Chęć uczestnictwa w Radzie Użytkowników EZD RP zadeklarowały 34 jednostki. Rada Użytkowników jest ciałem doradczo-konsultacyjnym Komitetu Sterującego EZD RP. Do zadań jej członków należy przede wszystkim ustalenie ostatecznego kształtu i zakresu funkcjonalności EZD RP, jak również wytyczenie ścieżek rozwoju systemu. Do piętnastoosobowej grupy członków Rady Użytkowników zaproszono przedstawicieli ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich oraz sądownictwa. Osoby, które w codziennej pracy korzystają z różnych rozwiązań klasy EZD. Są wśród nich użytkownicy systemu EZD PUW, eDok oraz innych systemów komercyjnych. Do udziału w pracach Rady zaproszono także przedstawiciela Ministerstwa Cyfryzacji, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Centralnego Ośrodka Informatyki... Rolą Rady jest uwzględnienie w projektowanym rozwiązaniu teleinformatycznym potrzeb szerokiego wachlarza podmiotów administracji rządowej pod kątem merytorycznym, i technicznym. Istotnym elementem jest również uwzględnienie migracji danych z różnych systemów klasy EZD, co docelowo umożliwi podmiotom płynne kontynuowanie dokumentowania spraw przy użyciu nowego narzędzia. Przedstawiciele Rady Użytkowników będą brali czynny udział nie tylko w pracach na etapie projektowania systemu EZD RP, ale także w testach prototypu i docelowego systemu. 

Podczas roboczych warsztatów Rady Użytkowników EZD RP, przy udziale wytypowanych koordynatorów, którym powierzono opiekę merytoryczną nad poszczególnymi modułami EZD RP, szczegółowo omówiono zaproponowane przez członków Rady funkcje projektowanego systemu. 

Z kolei w drugiej połowie lipca w Ministerstwie Cyfryzacji odbyło się spotkanie z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego w ramach Linii Współpracy Rządu i Samorządu, podczas którego zaproszono samorządowców do współpracy przy tworzeniu systemu EZD RP, który po 2021 r. będzie mógł być wdrażany w zainteresowanych podmiotach realizujących zadania publiczne. 

Stan wdrożenia systemów klasy EZD 

W związku z prowadzonymi pracami projektowymi i koniecznością uwzględnienia potrzeb przyszłych użytkowników EZD RP wybranym jednostkom administracji rządowej udostępniono ankietę, która pozwoliła na zebranie informacji o bieżącym stanie wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz użytkowanych systemów klasy EZD, jak również dotyczących chęci współpracy w ramach przedmiotowego projektu w zakresie prac pilotażowych i wdrożenia EZD RP. 

[...]

Autorka jest kierownikiem Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zastępcą dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej