Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Bielińska

Multimedialne wrota do e-usług

Wrota Mazowsza udostępniają mieszkańcom i przedsiębiorcom usługi cyfrowe ponad 300 instytucji publicznych w regionie. Portal został właśnie doceniony w prestiżowym konkursie Komisji Europejskiej „Sharing & Reuse Awards 2019”.

Wrota Mazowsza udostępniają mieszkańcom blisko 1,5 tysiąca e-usług. Platforma pełni funkcję front office’u systemów dziedzinowych, które umożliwiają zarządzanie cyfrowymi dokumentami i wymianę danych pomiędzy wieloma urzędami.

Koncepcja Wrót Mazowsza powstała już w 2005 r., kiedy to Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego (dalej: UMWM) przeanalizował problemy dotykające instytucje samorządu terytorialnego i zdefiniował pożądane kierunki działania w zakresie cyfryzacji. Dla sprawnego zarządzania tak dużym i zróżnicowanym terenem konieczne było korzystanie z wielu źródeł danych rozproszonych w różnych systemach, rejestrach i mapach. – Brakowało narzędzi oraz rozwiązań informatycznych, które w sposób zorganizowany i prosty umożliwiałyby integrację, przyjmowanie i udostępnianie danych zgodnie z modelem społeczeństwa informacyjnego – mówi Krzysztof Mączewski, dyrektor Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii UMWM w Warszawie. Większość gmin i powiatów województwa świadczyła wówczas usługi w sposób tradycyjny, co sprawiało, że kontakt mieszkańców z administracją był mocno utrudniony. Musieli oni czekać w oddzielnych kolejkach, tracili czas na wypełnianiu źle zaprojektowanych formularzy. Do tego dochodziła konieczność wielokrotnego podawania różnie „formatowanego” zestawu danych, które były już w urzędowych rejestrach.

Regionalna platforma

Z trudnościami mierzyli się nie tylko mieszkańcy Mazowsza, ale i przedsiębiorcy, którzy skarżyli się na niezadowalający dostęp do informacji niezbędnych dla podejmowania decyzji o charakterze gospodarczym. Na czele listy problemów znalazły się również braki w kompletności, aktualności i kompatybilności danych utrzymywanych przez różne urzędy i instytucje. Pozyskiwanie i przetwarzanie tych informacji przez samych urzędników było bardzo pracochłonne.

Odpowiedzią na taki stan rzeczy jest portal Wrota Mazowsza, za pośrednictwem którego interesanci mogą kontaktować się drogą elektroniczną z wybranym urzędem w regionie oraz otrzymywać zwrotnie odpowiedź instytucji (decyzję) na złożony zdalnie wniosek czy pismo. Portal jest front office’em zaawansowanych systemów informatycznych (dziedzinowych), działających w formule interoperacyjności i zapewniających możliwość pełnego elektronicznego zarządzania dokumentami i wymiany danych (wcześniej scyfryzowanych i zharmonizowanych) pomiędzy systemami i urzędami. – Realizacja pomysłu wdrożenia platformy, stanowiącej praktyczną realizację konstytucyjnego prawa obywateli do dostępu do usług publicznych, wymagała jednak głębokiej analizy i planowania, a następnie konsekwentnych działań w kolejnych latach – mówi Ewa Janczar, zastępca dyrektora Departamentu Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii.

Regionalny portal wrotamazowsza.pl powstał w latach 2006–2008 jako jeden z produktów projektu „Mazowiecki System Informacji Przestrzennej Gmin i Powiatów współdziałających w ramach województwa”. Pomysłodawcą rozwiązania był Departament Cyfryzacji, Geodezji i Kartografii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. Podjęte przez nich działania zachęciły nie tylko pracowników departamentu, ale także 314 samorządów gminnych i powiatowych województwa mazowieckiego do przystąpienia do wspólnej inicjatywy cyfryzacji administracji. Wrota Mazowsza były przez lata udoskonalane i przebudowywane, zaś w listopadzie 2014 r. została udostępniona nowa odsłona portalu, zawierająca system e-Urząd, za pomocą którego zapewniona jest dwustronna elektroniczna komunikacja pomiędzy mieszkańcami i przedsiębiorcami a urzędami całego regionu.

Nie tylko e-usługi

Portal integruje i standaryzuje nie tylko elektroniczne usługi, ale również dane przestrzenne w ramach Mazowieckiego Systemu Informacji Przestrzennej (w formie interaktywnych map i towarzyszących im usług związanych z danymi przestrzennymi). Został zaprojektowany jako narzędzie kompleksowe – interesanci po zalogowaniu się na portalu (również za pomocą profilu zaufanego) mogą złożyć elektroniczny, zestandaryzowany wniosek do wybranego urzędu, dokonać niezbędnej opłaty za jego realizację, uzupełniać dokumenty oraz uzyskać odpowiedź urzędu. Do dyspozycji samorządów Mazowsza oddano 95 zestandaryzowanych formularzy elektronicznych oraz 207 opisów usług, odpowiadających merytorycznie sprawom, które mieszkańcy i przedsiębiorcy mogą zrealizować w instytucjach samorządowych. – Obecnie takie formularze udostępnia 239 samorządów gminnych i powiatowych, a spersonalizowane opisy usług udostępnia 314 jednostek – łącznie udostępniono prawie 1500 usług – mówi Ewa Janczar. Częścią platformy jest narzędzie do przygotowywania nowych formularzy elektronicznych, dzięki czemu sukcesywnie udostępniane są nowe e-usługi umożliwiające pełną realizację spraw w urzędach.

Na portalu znajdują się również elektroniczne skrzynki podawcze (dalej: esp) wszystkich partnerów projektu. Po zintegrowaniu esp z odpowiadającym jej systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) każda z instytucji dysponuje kompletnym narzędziem do elektronicznej komunikacji z mieszkańcami na poziomie czwartym (definiowanym przez Komisję Europejską jako pełna obsługa, czyli możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza, wysłanie wypełnionego dokumentu po złożeniu podpisu elektronicznego, aż do uiszczenia opłat oraz otrzymania oficjalnego pozwolenia, zaświadczenia lub innego dokumentu, o który dana osoba czy firma występuje). Portal, zapewniając dwustronny kontakt i wymianę dokumentów na linii interesant-urząd, zapewnia również obsługę doręczeń (urzędowych potwierdzeń nadania i odbioru) w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Mieszkańcy i przedsiębiorcy Mazowsza mają do dyspozycji również skrzynki kontaktowe, a także regionalną część informacyjną zawierającą podstawowe informacje o poszczególnych instytucjach na danym obszarze.

[...]

Autorka jest dziennikarką specjalizującą się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej