Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Kamila Chebdzyńska

Nowe funkcje w systemie EZD PUW

System EZD PUW został udostępniony już 433 podmiotom realizującym zadania publiczne. Z narzędzia korzysta ponad 77 500 urzędników w całej Polsce. Przedstawiamy najnowsze rozwiązania wprowadzone do systemu oraz plany jego rozwoju.

Nowa funkcja umożliwia złożenie podpisu profilem zaufanym na dokumencie stanowiącym element akt sprawy bezpośrednio w systemie EZD PUW.

System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją o nazwie EZD PUW, autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, jest wykorzystywany w coraz większej liczbie podmiotów realizujących zadania publiczne. Jego popularność wśród zróżnicowanych potrzeb i przy stale rosnącej liczbie użytkowników, reprezentujących wszystkie możliwe typy instytucji publicznych, powoduje konieczność ciągłego rozwoju systemu i dostosowywania go do zmian zachodzących w przestrzeni publicznoprawnej. Na bazie doświadczeń przedsięwzięcia EZD PUW Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim realizuje projekt budowy nowego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją – EZD RP. System EZD PUW, pomimo iż planuje się wygaszanie jego rozwoju, wciąż jest projektem żywym i próbującym sprostać nowym wyzwaniom.

Ergonomia

Rozwój cyfrowy, rozbudowa funkcjonalności systemu i coraz większe ilości danych do przetwarzania powodują, że rozwiązania zaimplementowane w EZD PUW starzeją się i są niewystarczające. Aby zachować w systemie wydajną pracę i uczynić ją jak najbardziej wygodną dla użytkowników, rozwiązania systemowe są poddawane ciągłej przebudowie. Do jednej z najbardziej odczuwalnych zmian należy nowa funkcja przekazywania i udostępniania dokumentów.

Oprócz zmiany wizualnej nową wersję oparto na rozwiązaniach pozwalających w prosty sposób na jednoczesne przekazanie sprawy, jak również udostępnienie wybranych akt w trybie do edycji lub odczytu. Z uwagi na przyzwyczajenia użytkowników końcowych do dotychczasowego interfejsu pozostawiono możliwość wyboru, który interfejs w jednostce będzie widoczny. Dodano również nowe rozwiązania dla tworzenia tzw. szablonów obiegu i grup dystrybucyjnych. Dla obu funkcji, ściśle powiązanych z przekazywaniem i udostępnianiem dokumentów, stworzono nowe oddzielne moduły, pozwalające użytkownikom na proste tworzenie i zarządzanie tymi dodatkami.

Z myślą o wygodzie i potrzebach użytkowników wprowadzono także dwie nowe opcje podpisywania dokumentów, które mają uzupełnić podstawową funkcjonalność. Pierwsza z nowych możliwości to złożenie podpisu zewnętrznego, gdzie dokument zostaje podpisany w formacie XAdES, a w aktach sprawy podpisany plik widoczny jest z rozszerzeniem .doc. Natomiast po pobraniu na dysk lokalny pliku w formacie ZIP zawiera on pliki z rozszerzeniem .doc i doc.xades. Druga opcja to funkcja składania podpisu z wykorzystaniem profilu zaufanego. Umożliwia złożenie podpisu profilem zaufanym na dokumencie stanowiącym element akt sprawy bezpośrednio w systemie EZD PUW.

Dostosowanie

System ma stanowić centrum pracy w instytucji, umożliwiać pełne dokumentowanie załatwiania spraw i zarządzanie dokumentacją oraz informacją, a także jak najszerzej obejmować czynności realizowane przez dany podmiot. Jeśli w przestrzeni publicznoprawnej mają zajść zmiany, system będzie na nie przygotowany. Użytkownicy mogą mieć pewność, że dostaną do dyspozycji wszystkie niezbędne aktualizacje. W związku ze zmianą formatów obsługiwanych przez operatora pocztowego już w kwietniu br. udostępniono nowy moduł do zarządzania cennikami. Wprowadzono także szereg innych poprawek, które dostosowały aplikację i jej funkcje do nowych formatów. Nową wersję udostępniono partnerom, dając pracownikom punktów kancelaryjnych możliwość przygotowania się i przetestowania rozwiązań przed wprowadzeniem zmian przez pocztę.

Zespół Wojewody Podlaskiego przygotowuje się do kolejnych prac programistycznych, których celem będzie dostosowanie systemu do planowanych w projekcie ustawy o e-doręczeniach przepisów, mających zelektronizować korespondencję wychodzącą z podmiotów realizujących zadania publiczne. W związku z wejściem w życie rozporządzenia Prezydenta RP z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu oraz szczegółowych warunków przekazywania skargi wraz z aktami sprawy do sądu administracyjnego (DzU z 2019 r., poz. 1003) przygotowywana jest funkcja umożliwiająca wygenerowanie z systemu „paczki administracyjnej”, która pozwoli na cyfrowe skompletowanie i przekazanie dokumentów wraz z niezbędnymi metadanymi z instytucji do sądów. Równocześnie trwają prace nad integracją systemu EZD PUW z Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Integracja umożliwi archiwiście zakładowemu bezpośrednie wysłanie z EZD PUW do ADE wniosku o przyjęcie dokumentacji archiwalnej do ADE, a po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego – przesłanie paczki archiwalnej.

Administracja systemem

Zmiany wprowadzane są także w obrębie sposobów zarządzania aplikacją. System pozwala na coraz szersze możliwości wykonywania prac administracyjnych z poziomu graficznego interfejsu użytkownika (dalej: GUI). Administratorom systemu udostępniono m.in. możliwości zarządzania z GUI szablonami dokumentów, szablonami e-mail, słownikami aplikacji, spisem dokumentów niestanowiących akt spraw czy też wspomnianymi już wcześniej cennikami pocztowymi. Nowe moduły pozwalają w prosty i szybki sposób dodawać, aktualizować, edytować lub usuwać pozycje, co do tej pory mogło się odbywać jedynie z poziomu bazy danych.

[...]

Autorka jest pracownikiem oddziału NASK w Białymstoku i na co dzień wspiera użytkowników EZD PUW, świadcząc zdalną pomoc w ramach help desku oraz prowadząc szkolenia z elektronicznego zarządzania dokumentacją w systemie EZD PUW.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej