Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Akta osobowe i teczki zbiorcze w systemie EZD

Przy wdrażaniu systemu EZD często pojawia się pytanie, w jaki sposób prowadzić teczki zbiorcze. Odpowiedź zwykle wzbudza zdziwienie, albowiem instrukcje kancelaryjne nie przewidują czegoś takiego, jak teczki zbiorcze w systemie elektronicznym.

Rys. B. Brosz

Brak odpowiednich zapisów w instrukcjach kancelaryjnych nie oznacza jednak, że za pomocą odpowiednich funkcji systemu EZD nie można osiągnąć efektów oczekiwanych przez urzędników, wynikających z praktyki prowadzenia spraw w postaci papierowej. Zagadnienie to jest o tyle ciekawe i na czasie, że 10 stycznia br. Sejm RP uchwalił przepisy pozwalające na elektronizację akt osobowych (patrz: itwa.pl/bj), a ten rodzaj dokumentacji aktowej z punktu widzenia kancelaryjnego jest właśnie teczką zbiorczą powszechnie występującą w biurowości wielu podmiotów.

Rola teczek zbiorczych

Na początku należy wyjaśnić, co to są teczki zbiorcze i jaką pełnią rolę w tradycyjnej kancelarii. Podstawowym sposobem gromadzenia dokumentacji we współczesnej kancelarii opartej na wykazie akt są sprawy. Zakłada się je co roku w odpowiednich teczkach rzeczowych i po zakończeniu sprawy urzędnik przechowuje akta tej sprawy tylko przez dwa lata, a po tym okresie przekazuje je do archiwum zakładowego. Dostęp w archiwum do informacji zawartych w aktach papierowych z racji ich fizyczności jest utrudniony – dotarcie do niej wymaga czasu i wykonania szeregu czynności. Zwykle taki dostęp do informacji sprzed lat nie jest potrzebny w bieżącej działalności, więc archiwizacja akt jest działaniem rozsądnym i praktycznym. Są jednak zadania, których specyfika wymaga szybkiego zaznajomienia się z dokumentami sprzed wielu lat i z różnych zakresów działalności jednostki. Do tej kategorii należą przykładowo sprawy długoletniego nadzoru nad jednostkami czy obiektami i sprawy kadrowe własnych pracowników.

W tradycyjnym systemie kancelaryjnym na te potrzeby odpowiadają właśnie teczki zbiorcze i podobne do nich teczki podmiotowe lub przedmiotowe. W teczce zbiorczej gromadzone są akta spraw rejestrowanych w różnych tematycznie teczkach aktowych z wielu lat, które łączy to, że dotyczą np. nadzorowanej przez urząd jednostki. W teczce tej nie prowadzi się spisu spraw, bo sprawy w niej przechowywane są już zarejestrowane w spisach spraw odpowiednich teczek rzeczowych. W efekcie w jednym miejscu urzędnik ma komplet dokumentacji organizacyjnej, prawnej, finansowej itp. niezbędnej do prawidłowego nadzoru nad podmiotem. I choć poszczególne sprawy są już dawno zakończone, to ponieważ główne zadanie związane np. z nadzorem nie zakończyło się w jednostce, akta nadal przechowywane są przez pracownika merytorycznego, a nie archiwistę. Taki sposób prowadzenia akt dopuszczalny jest w przypadku, gdy wskazuje na to przepis prawa powszechnego (np. akta osobowe) czy inne normatywy – najczęściej wykaz akt stosowany w jednostce.

Prowadzenie teczek zbiorczych a EZD

Sposób gromadzenia akt w teczkach podmiotowych i przedmiotowych jest podobny, jednak w przypadku tych teczek łączymy sprawy zarejestrowane jedynie w tych samych spisach spraw, a więc dotyczące tej samej tematyki, tych samych kategorii rzeczowych wskazanych w wykazie akt. I co istotne, taki sposób gromadzenia spraw nie jest uzależniony od wskazania w przepisach szczegółowych, ale możemy go zastosować zawsze, o ile jest to racjonalne i praktyczne. Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny element związany z prowadzeniem wyżej opisanych teczek: najczęściej odłożenie akt sprawy czy dokumentu do teczki zbiorczej automatycznie powoduje podwyższenie kwalifikacji archiwalnej (ocenę wartości) takiej dokumentacji, a więc m.in. wydłuża okres przechowywania tych akt.

W instrukcji kancelaryjnej dla systemów EZD nie znajdziemy zapisów pozwalających na gromadzenie akt spraw w teczkach zbiorczych. Trudno w ogóle mówić w sytuacji elektronicznego zarządzania dokumentacją o teczkach, choć możemy wskazać grupy spraw czy dokumentów przypisane do określonych komórek organizacyjnych, a w nich – do symboli klasyfikacyjnych z wykazów akt. Co więcej, w takiej „wirtualnej teczce” możemy tworzyć kolejne grupy akt wydzielane na zasadach odpowiadających podteczkom w rzeczywistości papierowej. Jednak podstawą zarządzania jest sprawa powstająca na zasadzie jej rejestracji w spisach spraw. Siłą rzeczy teczki zbiorcze, w których nie rejestruje się spraw i nie ma spisów spraw, jak to ma miejsce w systemie tradycyjnym, nie mogą istnieć w klasycznym rozumieniu.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej