Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Jacek Orłowski

Jak zmienią się zasady doręczeń elektronicznych

Przepisy prawa od lat skutecznie blokują rozwój e-administracji, a wielu spraw nie da się w całości zrealizować przez internet. Projekt e-Doręczenia ma zmienić ten stan i zrównać „moc urzędową” przesyłki elektronicznej z tradycyjnym listem poleconym.

Czterostronny model realizacji e-doręczania

Jak wynika z przygotowanego przez naukowców z Uniwersytetu Warszawskiego opracowania „E-administracja w Polsce na tle Unii Europejskiej” (patrz: itwa.pl/be), Polacy niezbyt często korzystają z usług e-administracji. Wskazują przy tym, że nie mają pewności co do tego, czy podawane przez nich w formularzach online dane są należycie chronione, oraz podkreślają, że korzystanie z serwisów urzędowych nie jest intuicyjne. „Obserwacja ta pokazuje, że polskie e-usługi nie są funkcjonalne, ponieważ wypełnienie wniosku przez internet nie powinno wymagać wysokich kompetencji” – czytamy w raporcie. Z kolei internauci ankietowani w ramach badania „e-Administracja w oczach internautów” (patrz: itwa.pl/bf) zwracają uwagę, że są niezadowoleni z e-usług publicznych, ponieważ nie mogą załatwić całej sprawy online. Dodatkowo aż jedna trzecia użytkowników Sieci uważa, że załatwienie sprawy przez internet trwało dłużej, niż się spodziewali. Jedną z przyczyn tego stanu rzeczy jest zapewne to, że przywykli do papieru urzędnicy nie odróżniają „formy pisemnej” od „formy dokumentu elektronicznego” i nie wiedzą do końca, jak postępować z dokumentem w postaci elektronicznej. Trzeba sprawiedliwie przyznać, że redakcja i mnogość przepisów w tym zakresie tego zadania nikomu nie ułatwiają.

Kłopotliwe e-pismo

Obecnie zasady doręczania dokumentów elektronicznych będących podaniami wnoszonymi do organów administracji publicznej i organów podatkowych różnią się od zasad ich doręczania przez organy administracji publicznej i organy podatkowe1. Oznacza to, że inne procedury obowiązują urzędy, a inne – obywateli. Na dodatek przepisy odmiennie regulują sposób wnoszenia pism do podmiotów publicznych w zależności od tego, jakiej sprawy dotyczą (np. skargę można wysłać zwykłym e-mailem, a deklarację PIT trzeba złożyć przez specjalny system podatkowy). Rzadko też się zdarza, żeby urzędy, np. w decyzjach, informowały o możliwości odwołania za pomocą nowoczesnych kanałów komunikacji. W tej sytuacji trudno się dziwić, że także sądy administracyjne mają nie lada kłopot przy orzekaniu kwestii proceduralnych związanych z elektroniczną wymianą korespondencji (patrz: wyrok NSA sygn. akt I OSK 1729/15, itwa.pl/bg).

Gdy w 2016 r. rząd przygotowywał program „Od papierowej do cyfrowej Polski”, zakładano, że ma on stworzyć takie warunki, by w perspektywie 3 do 5 lat połowa obywateli 80% swoich relacji z administracją mogła prowadzić przez internet. Równocześnie przedstawiciele resortu cyfryzacji zapowiadali, że wszystkie urzędy administracji rządowej, to jest ministerstwa, urzędy centralne, a także wojewodowie wraz z administracją zespoloną, będą miały obowiązek stosowania systemów klasy EZD2. Chodziło więc o to, by z jednej strony udrożnić elektroniczny kanał komunikacji, a z drugiej – by odpowiednio wcześniej przygotować urzędy do obsługi natywnych dokumentów elektronicznych i zminimalizować liczbę konwersji ich postaci (skanowanie i drukowanie).

Elektroniczny polecony

Propozycje nowych zasad doręczeń elektronicznych stały się przedmiotem prac strumienia „e-Skrzynka, e-Doręczenie”. Eksperci z administracji publicznej, biznesu i świata nauki wspólnie zastanawiali się nad tym, w jaki sposób usprawnić elektroniczny kontakt z urzędami i wykorzystać istniejące już systemy informatyczne służące do doręczeń. Chodziło też o ujednolicenie tych zasad i zaproponowanie spójnego standardu wymiany korespondencji. Niezbędne było przy tym uwzględnienie przepisów europejskich, umocowujących usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego jako usługę zaufania spełniającą takie same wymagania we wszystkich krajach członkowskich (tzw. rozporządzenie eIDAS) oraz „dowiązanie się” do innych realizowanych przez podmioty publiczne projektów (np. Elektroniczne Biuro Podawcze dla sądów powszechnych).

Przyjęto, że co do zasady doręczenia na elektroniczne skrzynki podawcze (dalej: ESP) będą równoważne z doręczeniami za pomocą papierowych listów poleconych, a każdy obywatel i przedsiębiorca, jeśli zechce, będzie mógł za darmo (na portalu usług publicznych) założyć skrzynkę do e-korespondencji (nazwaną roboczo: ESD). Za jej pomocą możliwa będzie bezpłatna komunikacja z podmiotami sektora publicznego. Ponieważ tego rodzaju skrzynka udostępniałaby tylko podstawowe funkcje, przyjęto też, że zamiast ESD każdy mógłby używać kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczania elektronicznego (nazwanej roboczo: KSD) dostarczanej przez podmioty trzecie. Oczywiście w takim wypadku dostawca komercyjnego rozwiązania miałby obowiązek zapewnić wymianę informacji z ESP i ESD.

Deklaracja cyfrowości

Osoby korzystające z ESD lub KSD składałyby jednocześnie tzw. deklarację cyfrowości, czyli wyrażały zgodę na otrzymywanie e-pism od podmiotów publicznych (zamiast pism papierowych, w każdej sprawie). Z drugiej strony podmioty publiczne miałyby też obowiązek w pierwszej kolejności e-doręczać korespondencję swoim klientom.

[...]

Autor jest redaktorem naczelnym „IT w Administracji”. Brał udział w pracach strumienia „e-Skrzynka, e-Doręczenie” w ramach programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej