Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Igor Popławski

Po trzecie reorganizacja

Decyzja o konsolidacji usług informatycznych w gminie to dopiero początek. Wdrożenie nowego modelu wymaga reorganizacji dotychczasowych struktur. Podpowiadamy, jak się przygotować do uruchomienia centrum usług wspólnych.

Praktycy tworzenia centrów usług wspólnych (CUW) podkreślają, że pierwszym etapem tego procesu jest podjęcie przez włodarzy miejskich decyzji o zarządzaniu informatyką (czy każdym innym obszarem) w sposób ustandaryzowany. – Decyzja ta jest kluczowa dla inicjacji długiego procesu transformacji, jednak tak naprawdę jest ona dopiero wstępem do wielu zmian formalno-organizacyjnych, które czekają organizację – podkreśla Dariusz Jędryczek, szef wrocławskiego Centrum Usług Informatycznych (CUI), działającego w nowej formule od lipca 2016 roku. Kiedy więc niezbędne analizy kosztów wdrożenia i funkcjonowania przyszłego CUW pokażą, że rozwiązanie to jest dla gminy korzystne, niezbędnym krokiem są zmiany formalne, które na poziomie prawa miejscowego – uchwały rady miejskiej – powołują do życia centrum konsolidujące. – W naszym przypadku w momencie transformacji CUI w CUW nie działały jeszcze nowe przepisy, dlatego musieliśmy włożyć dużo więcej wysiłków, by przekonać radę miasta do zmian – wspomina Jędryczek. Zielone światło w obszarze legislacyjnym sprawiło, że proces uruchamiania CUW jest dziś dużo łatwiejszy.

Wystarczające przepisy

Konsolidację służb informatycznych (a także księgowych, kadrowych i płacowych) w postaci CUW umożliwiła nowelizacja ustawy samorządowej. Chodzi tu w szczególności o przepisy art. 10a–10d ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 1045, dalej: ustawa). Zgodnie z art. 10a gmina może zapewnić wspólną obsługę: jednostkom organizacyjnym sektora finansów publicznych, gminnym instytucjom kultury, a także innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych. Jak określa art. 10a ustawy, utworzenie CUW następuje na mocy uchwały rady miasta (gminy). Uchwała ta powinna określać jednostkę prowadzącą CUW (tzw. jednostkę obsługującą), jednostki obsługiwane oraz szczegółowy zakres obowiązków powierzonych CUW.

Przepisy ustawy określające zasady tworzenia samorządowych CUW nie regulują szczegółowych kwestii dotyczących kształtu tych organizacji oraz procedury ich tworzenia. Zdaniem Jędryczka nowe przepisy w wystarczający sposób zdefiniowały najważniejsze kwestie, jak określenie rodzaju organizacji, które mogą stać się jednostkami obsługującymi i obsługiwanymi. – Wprawdzie pojawiają się głosy, aby CUW-y miały formułę spółek miejskich, które mogą świadczyć usługi komercyjnie, co w pewnym stopniu mogłoby odciążyć samorządy finansowo, jednak zamierzeniem ustawodawcy było to, by w sposób należyty obsługiwane były jednostki gminne, a nie prywatne, dlatego przystopowano tę możliwość – mówi Jędryczek.

Wątpliwości interpretacyjne budzi zapis o powierzeniu zakresu zadań jednostce obsługującej – przepisy nie określają jednoznacznie, w jaki sposób zdefiniować ów zakres. Zespół CUI długo dyskutował o tym, czy obszar ten powinien zostać określony w postaci umowy, wypunktowania ogólnego, szczegółowego, czy jeszcze inaczej. Zdecydowano się na wypunktowywanie głównych zadań CUW, a szczegółowy zakres jest ustalany z klientem w ramach dodatkowych porozumień.

Małymi krokami

Nowe przepisy, mimo ich ogólnego charakteru, stanowią dziś sprzyjające warunki do konsolidacji usług. Jednak uchwała rady miejskiej to dopiero punkt pierwszy na liście „to do”. Kolejne kroki to analiza dotychczasowego modelu działania organizacji i opracowanie planu strategicznego. Odpowiednie przygotowanie zmian i zaplanowanie działań pozwalają ograniczyć niepowodzenie we wdrożeniu. W przypadku transformacji wrocławskiej organizacji sprawdziła się strategia małych kroków, a pierwsze działania związane z nowymi klientami prowadzone były bardzo ostrożne.

Nowo powstały CUW w pierwszej kolejności skupił się na transferze kompleksowej obsługi informatycznej Urzędu Miasta Wrocławia i dopiero później stopniowo dołączane były kolejne jednostki miejskie. Dziś konsolidacja usług opiera się na scenariuszu rutynowych działań, który wypracowano dzięki doświadczeniom uzyskanym podczas współpracy z pierwszymi klientami.

[...]

Autor jest dziennikarzem specjalizującym się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej