Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Igor Popławski

Praca w nowym stylu

Gdański Urząd Pracy postawił nie tylko na e-usługi, ale również na praktyczne narzędzia IT wspierające codzienną pracę urzędników. System zdalnej rejestracji oraz program do digitalizacji dokumentacji e-Archiwum są tego dobrymi przykładami.

Dzięki innowacyjnej metodzie skanowania programu e-Archiwum, polegającej na zdigitalizowaniu całej dokumentacji osoby bezrobotnej do jednego pliku, akta są bardziej przejrzyste dla urzędników.

System do elektronicznej rejestracji osób bezrobotnych został uruchomiony w Gdańskim Urzędzie Pracy (GUP) już w 2009 roku. Było to pionierskie w skali kraju rozwiązanie, dzięki któremu klienci mogli zdalnie i z wyprzedzeniem umówić termin wizyty na konkretny dzień, na wyznaczone stanowisko rejestracji, o określonej godzinie.

Walcząc z kolejkami

Systemy służące do tzw. prerejestracji funkcjonują obecnie we wszystkich urzędach pracy w Polsce, a ich działanie jest oparte na rozwiązaniach przetestowanych w GUP. W jaki sposób w urzędzie nad Motławą narodziła się idea e-rejestracji? – Z silnej potrzeby wyjścia naprzeciw potrzebom naszych klientów – mówi Roland Budnik, dyrektor GUP. Pod koniec 2009 r. stopa bezrobocia w Gdańsku wynosiła 4,8%, zaś w powiecie gdańskim sięgała 7%, dlatego wielu klientów zgłaszających się do rejestracji musiało długo oczekiwać na obsługę. Dodatkowym utrudnieniem była ograniczona liczba rejestratorów i czas rejestracji, który wynosił od 30 do 40 minut, w zależności od liczby składanych dokumentów. – Zależało nam na tym, by oszczędzić klientom ustawiania się z samego rana w długich kolejkach po to, by po wielu godzinach czekania mogli trafić wreszcie do stanowiska rejestracji – mówi Budnik.

Tak powstał pomysł na zaprojektowanie systemu IT, który umożliwiałby prerejestrację w formie elektronicznej. Koordynacją wdrożenia z ramienia urzędu zajmowały się Krystyna Kostrzewa, kierownik Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji, oraz jej zastępca Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz. W 2009 r. firma Sygnity SA udostępniła GUP prostą aplikację, za pomocą której – po wprowadzeniu podstawowych danych osoby bezrobotnej – możliwe było wyznaczenie terminu, w jakim miała się ona stawić w urzędzie na rejestrację „właściwą”. Twórca oprogramowania na zlecenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) rozpoczął budowę nowego narzędzia wyposażonego w dodatkowe funkcje. Projekt nowego systemu powstawał w toku ścisłych konsultacji z kierownictwem Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji oraz Jackiem Judą, głównym specjalistą Działu Organizacji i Informatyki GUP, którzy dzielili się swoimi doświadczeniami związanymi z tym, jak od strony praktycznej wygląda rejestracja klienta, co może okazać się „wąskim gardłem” tego procesu i jak można udoskonalić tę usługę. W ten sposób powstał zarys architektury systemu umożliwiającego złożenie formularza rejestracji za pomocą specjalnego kreatora na stronie internetowej www.praca.gov.pl. Moduł ten, krok po kroku, przeprowadza użytkownika przez proces wypełniania wniosku, a zastosowane walidacje pomagają wyeliminować powtarzające się błędy.

– Testując oprogramowanie, na bieżąco weryfikowaliśmy pojawiające się nieprawidłowości, a twórcy walidacji „zaszytych” w formularzu rejestracyjnym korygowali narzędzie pod kątem wniesionych uwag – mówi Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz. Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 listopada 2012 r. w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (DzU z 2012 r., poz. 1299), które wprowadziło wymóg prowadzenia prerejestracji i rejestracji w formie elektronicznej, z systemu zaczęły korzystać urzędy pracy w całej Polsce, a wdrożona w Gdańsku usługa stała się standardem.

Prerejestracja i rejestracja

System elektronicznej rejestracji umożliwia osobom bezrobotnym realizację dwóch rodzajów usług: tzw. prerejestrację oraz pełną rejestrację zdalną. Pierwszy z tych procesów polega na przesłaniu przez klienta formularza zgłoszenia do rejestracji ze swoimi danymi i umówienie się na wizytę w urzędzie. Osoba bezrobotna wprowadza swoje dane do formularza, a system automatycznie wyznacza termin wizyty w urzędzie na konkretne stanowisko rejestrujące, w celu weryfikacji nadesłanych danych z dokumentami przedłożonymi przez klienta w dniu rejestracji. – Podczas wizyty w urzędzie, po weryfikacji informacji, rejestrator importuje dane klienta z formularza do systemu SyriuszStd, którego używamy w codziennej pracy w urzędzie, i wydaje decyzję administracyjną w sprawie rejestracji jako osoby bezrobotnej – wyjaśnia Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz.

Druga z podstawowych usług systemu – pełna rejestracja elektroniczna – polega na wypełnieniu tego samego formularza jak w przypadku prerejestracji, z tą różnicą, że w przypadku pełnej rejestracji elektronicznej klient ma obowiązek na każdym etapie załączyć skany dokumentów oraz opatrzyć wniosek jednym z podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. W tym przypadku system nie wyznacza żadnego terminu wizyty, natomiast generuje automatycznie urzędowe poświadczenie przedłożenia dokumentu dla klienta, potwierdzające, że jego wniosek wpłynął do urzędu. W tym przypadku rejestrator, który otrzyma taki wniosek, weryfikuje dane w nim zawarte z nadesłanymi skanami dokumentów. Następnie importuje dane klienta do systemu SyriuszStd i wydaje decyzję dotyczącą rejestracji, którą wysyła w zależności od życzenia klienta: elektronicznie lub w postaci papierowej pocztą tradycyjną.

Przygotowanie i integracja

– Każdy program komputerowy jest zawsze wypadkową oczekiwań klientów, możliwości technologicznych, które uda się „zaszyć” w jego kodzie, oraz doświadczenia programistycznego – mówi Jacek Juda. – W przypadku systemu do e-rejestracji– we współpracy z pracownikami działu rejestracji – udało się stworzyć dobre narzędzie, odpowiadające na potrzeby użytkowników, wymagające jedynie aktualizacji i praktycznie niegenerujące problemów – dodaje. Rola informatyków GUP podczas wdrażania systemu polegała na przygotowaniu stanowiska komputerowego z dostępem do internetu oraz zapewnieniu aktualności oprogramowania – systemu, przeglądarki internetowej oraz oprogramowania antywirusowego. Podczas konfiguracji specjaliści Działu Organizacji i Informatyki GUP musieli zdefiniować, co ile minut system ma wyznaczać kolejną osobę na stanowisko rejestracji, aby równomiernie i płynnie „wypełnić” wszystkie stanowiska.

[...]

Autor jest dziennikarzem specjalizującym się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej