Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Lenczyk-Woroniecka

Audyt wdrożenia systemu klasy EZD

Nieodłącznym elementem pracy urzędnika jest dokument. To główne źródło informacji, dające podstawę wykonywania zadań, podejmowania decyzji i rozliczalności pracy. Stąd też sprawny obieg dokumentów wpływa na efektywność działania organizacji.

Wydatki na zakup sprzętu peryferyjnego do EZD PUW

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego (dalej: UMWD), jak w wielu innych instytucjach, świadomość roli dokumentu skutkowała dążeniem do usprawnień i elektronizacji procesów obiegu i archiwizacji. Jednak pierwszy system wdrożony w 2008 r., kupiony na rynku komercyjnym, nie do końca spełniał oczekiwania zarówno pracowników, jak i archiwistów. Zawierał rozwiązania, które pomimo swojej użyteczności nie spełniały wymogów prawnych. Stąd rozpoczął się proces poszukiwań w celu wprowadzenia nowych rozwiązań i powołano Zespół ds. przygotowania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (dalej: EZD).

Rozwiązanie dla samorządów

Do 2014 r. rozwój systemu teleinformatycznego EZD PUW ograniczony był podmiotowo do administracji sektora rządowego i centralnego. Możliwość zainicjowania projektu w sektorze samorządowym, a więc w obszarze działania ok. 2800 jednostek, które wykonują szereg zadań publicznych o znaczeniu lokalnym, ponadlokalnym i regionalnym, umożliwiły zmiany w zapisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 570 ze zm.), które pozwoliły na nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego tworzonego przez podmioty wymienione w ustawie. Na tej podstawie zawierano najpierw listy intencyjne, a następnie porozumienia bądź umowy między właścicielem systemu, tj. Skarbem Państwa, jego reprezentantem i autorem systemu zarazem, czyli Wojewodą Podlaskim, a beneficjentem reprezentowanym przez kierownika jednostki samorządu terytorialnego. W ten sposób otrzymywali oni bezpłatną licencję na użytkowanie systemu.

Po wizycie inicjującej przedstawicieli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (dalej: PUW) i po podpisaniu ww. umowy w dniu 16 lutego 2016 r., zarządzeniem nr 31/2016 Marszałka Województwa Dolnośląskiego z dnia 10 marca 2016 r., powołany został 26-osobowy Zespół ds. wdrożenia systemu EZD. Do jego zadań należało:

  • opracowanie harmonogramu wdrożenia systemu EZD PUW w UMWD;
  • współpraca z zespołem PUW w zakresie wdrażania systemu w UMWD;
  • opracowanie dla potrzeb EZD PUW zasad obiegu dokumentów powiązanych z danym symbolem klasyfikacyjnym z jednolitego rzeczowego wykazu akt (dalej: JRWA) oraz szablonów dokumentów;
  • identyfikowanie spraw prowadzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz opracowywanie w oparciu o nie wewnętrznych regulacji stosowania symboli z JRWA;
  • wprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjno-prawnych mających na celu przygotowanie organizacji oraz istniejących procedur do wdrożenia EZD PUW;
  • identyfikacja procedur oraz opracowywanie procedur wewnętrznych dotyczących postępowania z dokumentacją;
  • przygotowanie szkolenia z procedur obiegu dokumentów dla pracowników UMWD oraz jednostki organizacyjnej przewidzianej pierwotnie do wdrożenia EZD PUW;
  • współpraca z koordynatorami systemu EZD PUW w zakresie szkoleń;
  • nadzór nad wdrożeniem systemu informatycznego;
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi UMWD oraz Biurem Obsługi Urzędu w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji wdrożenia;
  • podejmowanie innych niezbędnych działań związanych z wdrożeniem systemu EZD PUW.

W wyniku dalszych prac w październiku 2016 r. zespół podjął decyzję o przyjęciu systemu EZD PUW od 1 stycznia 2017 r. jako systemu wspierającego przy zachowaniu tradycyjnego obiegu dokumentów z opcją skanowania dokumentów, wskazując jednocześnie, że w kolejnym roku będzie podejmowana ponowna decyzja w sprawie utrzymania statusu systemu bądź wejścia w wersję produkcyjną jako podstawową systemu. Zarządzeniem nr 122/2016 Marszałka Województwa Dolnośląskiego z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie pilotażowego wdrożenia jednolitego systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją w UMWD wprowadzono uregulowania dotyczące funkcjonowania EZD PUW jako systemu wspierającego tradycyjny obieg dokumentów. W trakcie 2017 r. w wyniku dotychczasowych doświadczeń ww. zarządzenie zostało zmienione. W dniu 1 września 2017 r. zarządzeniem nr 63/2017 Marszałka Województwa Dolnośląskiego wprowadzono 18 wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwienia i rozstrzygania spraw w formie wykazu klas z JRWA, które od tego dnia miały być prowadzone elektronicznie, uruchamiając tym samym składy chronologiczne (3 zbiory z 4). Jednocześnie wprowadzono obowiązek akceptacji projektów pism w sprawach prowadzonych elektronicznie w ramach systemu EZD wyłącznie przy użyciu ikony Akceptuj oraz podpisów elektronicznych opatrzonych bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym. Ponadto zwiększono liczbę skanowanych stron z 1 do 50.

Tło przeprowadzenia audytu

Istotą wdrożenia było założenie, że system według koncepcji zawartej umowy miał być wdrażany przez pracowników UMWD w formie kaskadowego szkolenia wyznaczonych i wcześniej przeszkolonych przez PUW pracowników UMWD – koordynatorów EZD (departamentowych i wydziałowych) powołanych z uwzględnieniem struktury organizacyjnej. Początkowy entuzjazm pracowników zaangażowanych we wdrożenie osłabł. Założenie dalszego rozwoju systemu oraz dążenie do stosowania EZD PUW jako podstawowego systemu obiegu dokumentów skłoniło kierownictwo do zlecenia audytu, którego celem miało być sprawdzenie stanu wdrożenia stosowania systemu EZD PUW w UMWD pod kątem wyposażenia w sprzęt, stwierdzonych w komórkach organizacyjnych problemów związanych z wdrożeniem, zasadności zgłaszanych problemów oraz propozycji zmian.

[...]

Autorka jest dyrektorem Wydziału Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego członkiem zarządu Instytutu Audytorów Wewnętrznych IIA Polska, dyplomowanym audytorem sektora publicznego (CGAP), certyfikowanym audytorem Ministerstwa Finansów (698/2004), Internal Quality Assessment/Validator. Posiada międzynarodowy certyfikat zapewnienia zarządzania ryzykiem (CRMA).

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej