Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Piotr Jóśko, Tomasz Kelner, Rafał Nowakowski

Wdrożenia EZD PUW w urzędach marszałkowskich

System EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego podbija szturmem kolejne instytucje publiczne. Rozwiązanie sprawdza się m.in. na Dolnym Śląsku i na Opolszczyźnie.

Listem intencyjnym z 17 lipca 2015 r. w sprawie realizacji systemu EZD PUW w jst między Ministrem Administracji i Cyfryzacji a wojewodą podlaskim i marszałkami województw dolnośląskiego (WD) i opolskiego zapoczątkowano prace przygotowawcze w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego (UMWD) i w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego (UMWO) do wdrożenia nowego systemu teleinformatycznego klasy EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) w Białymstoku. W okresie pilotażu, czyli do 31 grudnia 2016 r., prace toczyły się na wielu płaszczyznach, m.in.: organizacyjnej, merytorycznej, finansowej, szkoleniowo-edukacyjnej, proceduralnej oraz techniczno-wdrożeniowej.

Organizacja i wiedza

Płaszczyzna organizacyjna prac realizowanych w UMWD dotyczyła głównie ukonstytuowania się gremium, które miało wypracować scenariusz wdrażania EZD PUW. Zarządzeniem Marszałka WD nr 17/2015 z 23 listopada 2015 r. powołano Zespół ds. przygotowania UMWD do wdrożenia EZD, który pół roku później przeistoczył się (na podstawie zarządzenia nr 31/2016 Marszałka WD z 10 marca 2016 r.) w Zespół ds. wdrożenia systemu EZD. Zespół ten rozbudowany został z 10 do 26 osób i zyskał charakter interdyscyplinarny. Opracował on harmonogram prac, określił zasady obiegu dokumentacji, diagnozę i identyfikację procesów, a także przygotował grunt pod niezbędne zmiany organizacyjno-prawne i szkolenia, a co najważniejsze – wybrał wariant wdrażania EZD PUW w UMWD. Innym istotnym zadaniem zespołu było zawarcie umowy w II. połowie br. pomiędzy UMWD a PUW na nieodpłatne korzystanie z programu EZD PUW, a także wytypowanie kilkudziesięciu liderów na szczeblu departamentów i wydziałów. Łącznikiem między nimi a zespołem został koordynator zespołu ds. wdrożenia EZD w UMWD.

Płaszczyzna merytoryczna wynikała z prac zespołu, który w toku dyskusji i narad – zgodnie z postawionym zadaniem – opracował kilkunastostronicowy raport dotyczący możliwych scenariuszy wdrażania EZD wraz z analizą funkcjonujących rozwiązań rynkowych. Pod koniec stycznia 2016 r. dokument został zaprezentowany i przedłożony Zarządowi Województwa na posiedzeniu roboczym. Z analizowanych wariantów i możliwości zarekomendowano wdrażanie aplikacji autorstwa PUW w formule etapowej (stopniowej). Istotnym novum było objęcie pilotażem jednostki organizacyjnej w formie jednostki budżetowej, czyli Biura Obsługi Urzędu (BOU). W raporcie wskazano na potencjalne ryzyka i bariery, które następnie zostały odzwierciedlone w zarządzeniu nr 20/2016 Marszałka WD z dnia 29 stycznia 2016 r. W I fazie zespół rekomendował wdrożenie z dniem 2 stycznia 2017 r. systemu teleinformatycznego wspomagającego tradycyjny obieg dokumentacji. W tym wariancie EZD PUW zastąpi dotychczas stosowany Intradok. Przyjęto opcję odwzorowania cyfrowego dokumentów (pisma przewodniego lub koperty) wraz z wyłączeniami ze względu na treść i format, ale bez uruchamiania w 2017 r. składów chronologicznych.

Koszty i szkolenia

Wdrożenie EZD PUW w UMWD wymagało zabezpieczenia niezbędnych środków finansowych na dwa zadania: przebudowę kancelarii ogólnej (zwiększenie powierzchni do 75 mkw. z jednoczesną budową składów chronologicznych) i zakup sprzętu komputerowego niezbędnego do uruchomienia EZD PUW. Na cele te uchwałą Sejmiku Województwa Dolnośląskiego nr XXII/671/16 z 25 maja 2016 r. w sprawie zmian w budżecie Województwa Dolnośląskiego na rok 2016 przeznaczono 350 tys. zł. Oba zadania zrealizowano do końca listopada 2016 r.

W ciągu drugiego półrocza 2016 r. prowadzono cykl szkoleń dedykowanych dla urzędników i kadry kierowniczej. Przygotowane one zostały własnym sumptem. Intensywnie szkolono koordynatorów (ok. 70 osób), którzy mają wspierać proces wdrożeniowy w UMWD. W ostatnich tygodniach 2016 r. grupa ta prowadziła cykl szkoleń skierowanych do pracowników w poszczególnych departamentach oraz informowała koordynatora zespołu o postępach, problemach itp. Nie zapomniano o rozmaitych działaniach informacyjnych i promujących, takich jak zakładka EZD w intranecie, konkursy i rebusy.

Płaszczyzna wdrożeniowo-techniczna

Wdrożenie było realizowane w dwóch etapach: testowym i produkcyjnym. Na pierwszym etapie, który miał miejsce na przełomie marca i kwietnia ub.r., EZD PUW zainstalowano na zasobach Centrum Przetwarzania Danych UMWD. Następnie dokonano implementacji niezbędnych danych, takich jak: baza teleadresowa, JRWA, cennik pocztowy, szablony pism, e-mail, wydruków, zwrotek oraz importu struktury urzędu i wykazu pracowników z odpowiednimi danymi. Te ostatnie czynności przysporzyły najwięcej problemów ze względu na ciągłe zmiany organizacyjne i konieczność pozyskania danych z trzech odrębnych systemów, w których IT nie było gestorem danych. Następnym krokiem było stworzenie odpowiednich grup użytkowników oraz ról organizacyjnych i nadanie uprawnień poszczególnym pracownikom urzędu.

[...]

Piotr Jóśko – zastępca dyrektora Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego w Opolu.

Tomasz Kelner – członek Zespołu ds. wdrożenia EZD w UMWD, kierownik Działu Systemów w Wydziale Systemów Informatycznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

Rafał Nowakowski – koordynator Zespołu ds. wdrożenia EZD w UMWD, kierownik Działu Obsługi Administracyjnej w Wydziale Organizacyjno-Prawnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej