Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Dorota Szymańska

Jak skutecznie doręczać elektronicznie

Doręczenia elektroniczne są szybsze i tańsze niż tradycyjne. W niektórych sytuacjach wciąż pozostają alternatywą, w innych są już obligatoryjne. Niejednoznaczne przepisy często wzbudzają wątpliwości, która forma doręczenia w danej sytuacji jest wskazana.

Od dłuższego czasu w prawodawstwie zauważalna jest tendencja do tworzenia przepisów prawa lub nowelizowania już obowiązujących norm prawnych w kierunku upowszechniania elektronicznej formy kontaktowania się zarówno w relacjach organ – klient, jak również pomiędzy organami. Prawo reguluje zasady elektronicznych doręczeń jako alternatywnej, ale też tańszej i szybszej możliwości doręczania pism w stosunku do doręczeń tradycyjnych. Warto zauważyć, że pojawiają się przy tym przepisy, z których treści wynika, iż w określonych normami prawnymi przypadkach doręczenie pisma w postaci elektronicznej nie jest rozwiązaniem fakultatywnym, ale ma charakter obligatoryjny. Praktyka wskazuje, że kwestie związane z elektronicznymi doręczeniami budzą wątpliwości pracowników organów administracji publicznej. Urzędnicy nie mają pewności, jak doręczać, aby nie narazić się na zarzut nieskuteczności doręczenia.

Prawo do oryginału

Zgodnie z art. 109 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1257 ze zm., dalej: kpa) decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W przypadku gdy stroną postępowania jest podmiot publiczny, którego nie obowiązują przepisy ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów publicznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 570 ze zm.), lub osoba fizyczna, to wybór sposobu doręczania pism w postępowaniu administracyjnym należy do strony. Jeśli strona postępowania spełni jeden z trzech warunków wymienionych w art. 391 kpa, tzn. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej lub wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie, ewentualnie wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków, to pisma w prowadzonym postępowaniu organ będzie jej doręczał w postaci elektronicznej. W przypadku braku zaistnienia którejkolwiek przesłanki wymienionej w art. 391 kpa lub złożenia przez stronę w toku postępowania rezygnacji z przesyłania jej pism drogą elektroniczną organ administracji publicznej doręcza pisma w postaci papierowej za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych przeważa teza, że stronie przysługuje prawo otrzymania oryginału decyzji. Zgodnie np. z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 16 lipca 2014 r. (II SA/Po 62/14) strona jest uprawniona do otrzymania decyzji w oryginale, z własnoręcznym podpisem osoby reprezentującej organ. Przyjmuje się więc na gruncie postępowania administracyjnego, że każda kopia decyzji doręczana stronom musi być podpisana przez osobę upoważnioną do wydania decyzji, przez co każdy egzemplarz jest decyzją na prawach oryginału. Z przepisu art. 109 § 1 kpa wynika wprost, że stronom doręcza się decyzję, a nie jej odpis czy kopię.

W przypadku doręczania pism stronom, które są podmiotami publicznymi w rozumieniu przywołanej powyżej ustawy o informatyzacji, wyłączono stosowanie art. 391 kpa. Na skutek nowelizacji kpa, która obowiązuje od czerwca 2017 r., wprowadzono art. 392 stanowiący, iż takim podmiotom pisma doręcza się na elektroniczne skrzynki podawcze bez konieczności uzyskiwania ich zgody na taką formę doręczania.

Skuteczna postać doręczenia

Konsekwencją ustalenia, w jaki sposób w konkretnym postępowaniu organ ma się komunikować ze stronami, jest postać doręczanego dokumentu. W przypadku doręczenia na piśmie strona otrzyma papierową decyzję podpisaną podpisem odręcznym pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji. W przypadku doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej organ powinien sporządzić naturalny dokument elektroniczny i dołączyć do niego kwalifikowany podpis elektroniczny, nawet jeśli sprawę prowadzi i dokumentuje w postaci papierowej. Decyzją wydaną i doręczoną w postaci elektronicznej nie będzie w szczególności decyzja wydana w postaci papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej do jej podpisania, którą po uprzednim zeskanowaniu organ prześle stronie (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 22 marca 2016 r., II SA/Wa 1509/15). Kopia decyzji papierowej zapisana w postaci pliku nie jest decyzją wydaną w formie dokumentu elektronicznego, ponieważ nie zawiera podpisu elektronicznego osoby upoważnionej do jej podpisania i pomimo jej przesłania stronie nie może zostać uznana za doręczoną prawidłowo. Nie jest zatem wprowadzona do obrotu prawnego, choć formalnie istnieje, jeżeli skan decyzji posiada swoje odzwierciedlenie w postaci papierowego oryginału (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 31 stycznia 2017 r., III SA/Wa 3380/15).

Prawnego skutku doręczenia nie wywoła też przesłanie stronie skanu decyzji wydanej w postaci papierowej, który zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Skan to elektroniczna kopia dokumentu papierowego, a obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości uwierzytelniania takiej kopii przez organy administracji publicznej. Obecnie tylko profesjonalni pełnomocnicy, czyli adwokaci, radcy prawni, rzecznicy patentowi lub doradcy podatkowi mogą uwierzytelniać dokumenty doręczane w postępowaniu drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 76 § 2 i 2a kpa, jeśli profesjonalny pełnomocnik wykona elektroniczny odpis dokumentu i uwierzytelni go przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, organ uzna taką kopię dokumentu, np. skan, za dokument urzędowy. Waloru takiego dokumentu nie będzie posiadał przesłany stronie skan decyzji wydanej w postaci papierowej przez organ administracji publicznej, do którego zostałby dołączony kwalifikowany podpis elektroniczny pracownika takiego organu.

Pierwszeństwo przepisów szczegółowych

W związku z wejściem w życie wspomnianego powyżej art. 392 kpa oraz w kontekście przepisów art. 391 kpa mogą pojawić się wątpliwości, jak doręczać decyzję w przypadku, gdy przepis szczególny określa wzór takiej decyzji, z którego wynika, że powinna zostać ona wydana w postaci papierowej (umieszczenie pieczęci okrągłej lub złożenie podpisu odręcznego). Przykładem jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 24 lipca 2015 r. w sprawie wzorów: wniosku o pozwolenie na budowę, oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane, decyzji o pozwoleniu na budowę, oraz zgłoszenia budowy i przebudowy budynku mieszkalnego jednorodzinnego.

[...]

Autorka jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej