Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Jesteśmy szybcy i zwinni

Nasz system jest największym ze wszystkich podobnych systemów działających w innych województwach. Dzięki zastosowaniu metodyki SCRUM dostarczamy to, co jest potrzebne, w najkrótszym czasie. Rozmowa z Dariuszem Bochyńskim, kierownikiem referatu zarządzania Lokalnym Systemem Informatycznym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

Jaką rolę pełni Lokalny System Informatyczny w obsłudze Regionalnego Programu Operacyjnego?

System jest podstawowym narzędziem, które zostało uruchomione w celu uproszczenia i przyśpieszenia realizacji zadań powierzonych Urzędowi Marszałkowskiemu w związku z rozliczaniem środków pieniężnych pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Śląskiego. Mając w perspektywie obsługę tysięcy instytucji i firm oraz zaangażowania blisko tysiąca osób personelu, już w 2013 r. podjęto w urzędzie decyzję o stworzeniu od podstaw narzędzia, które obsłuży ten proces w całości. Obecnie LSI obsługuje cały cykl życia projektów, z wyjątkiem certyfikacji polegającej na weryfikacji wiarygodności poniesionych wydatków.

Kto z tego systemu korzysta?

Z LSI korzystają zarówno beneficjenci, jak i pracownicy Instytucji Ogłaszających Konkurs, czyli Urzędu Marszałkowskiego, Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach oraz Zintegrowanych i Regionalnych Inwestycji Terytorialnych. Beneficjentami z kolei są zarówno podmioty publiczne, jak i prywatne, które chcą realizować projekty na terenie Województwa Śląskiego. Obecnie mamy w LSI ponad 11 tys. aktywnych kont beneficjentów oraz prawie tysiąc kont operatorów i ekspertów oceniających. Średnio dziennie jest 3800 logowań do systemu. To całkiem sporo.

Jakie korzyści mają beneficjenci dzięki LSI?

Beneficjenci mogą sprawnie tworzyć nowe projekty i kontrolować ich przebieg dlatego, że mają wszystko w jednym miejscu. Zdarzenia związane z projektami, takie jak np. wyniki ocen czy wezwania do uzupełnienia, są sygnalizowane w systemie i udostępniane wraz z kompletem niezbędnych informacji i wskazówek. Określone zdarzenia wyzwalają automatyczne wysyłanie maili, które nie pozwalają zapomnieć o zbliżających się terminach. Dodatkowo zastosowanie w LSI profili i możliwość podpięcia do nich dowolnej ilości użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami umożliwia rozproszenie pracy w większym zespole lub powierzenie części zadań poza organizację, np. firmie konsultingowej.

W jaki sposób wdrożenie systemu usprawniło obsługę wniosków oraz ich rozliczanie?

Aktualnie w LSI procedowanych jest ok. 9,5 tys. projektów. Obsłużenie takiej ilości wniosków nie byłoby możliwe w potrzebnym czasie bez wykorzystania wyspecjalizowanego i kompleksowego narzędzia informatycznego. W zasadzie cały cykl życia projektu wspomagany jest przez nasz system. Jedynie wysyłanie dokumentów realizowane jest poza LSI. Wynika to z faktu, że podpis, w tym podpis zaufany, jak i mechanizmy elektronicznej skrzynki podawczej zostały już wcześniej zaimplementowane w SEKAP-ie [regionalny system administracji elektronicznej – red.]. Jedyne co musieliśmy zrobić to zintegrować się z nim.

Z jakimi jeszcze systemami zintegrowany jest LSI?

Jesteśmy też połączeni z bazą REGON, dzięki czemu beneficjent nie musi wprowadzać samodzielnie swoich danych. Dodatkowo zintegrowaliśmy nasz system z ministerialnym Centralnym Systemem Informatycznym, do którego automatycznie przesyłamy część danych gromadzonych w ramach LSI. Dane z LSI udostępniamy też w czasie rzeczywistym na stronach internetowych Instytucji Organizujących Konkursy, na których publikowane są informacje o naborach i wynikach konkursów. Automatycznie na podstawie danych z LSI jest też generowana mapa projektów. Oszczędzamy na tym dużo czasu i pieniędzy. Mieszkańcy zyskali też dzięki temu dostęp do najświeższych informacji.

Czy wdrożenie LSI spowodowało całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych przy obsłudze RPO?

W zasadzie tak. U nas w postaci elektronicznej odbywa się zarówno przepływ dokumentów wytworzonych w LSI, jak i załączników, które beneficjenci samodzielnie skanują i dołączają do swoich projektów. Zależało nam na tym, by wyeliminować jak najwięcej dokumentów papierowych na rzecz natywnych dokumentów elektronicznych. Co prawda poza systemem są wytwarzane niektóre dokumenty, np. umowy czy też inne pisma na potrzeby kontroli, ale tu zaważyły kwestie prawne.

[...]

Dariusz Bochyński – kierownik referatu zarządzania Lokalnym Systemem Informatycznym w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Programista i webmaster od blisko 20 lat posługujący się językami JavaScript i PHP. Buduje i wzmacnia zespół deweloperski, którego jest członkiem, oraz pomaga w rozwoju młodszym kolegom. Stawia na ciągłe samodoskonalenie i rozwój w myśl manifestu Software Craftsmanship.

Rozmawiał Jacek Orłowski

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej