Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Igor Popławski

Dokumentacja w innym stylu

System EZD wdrożony w Urzędzie Miasta w Przemkowie ułatwił dostęp do informacji, dokumentów i rejestrów. Przypominanie o terminach załatwianych spraw i brak konieczności drukowania ton papieru – to tylko niektóre z korzyści związanych z tym rozwiązaniem.

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją wdrożony w Przemkowie jest na tyle przejrzysty, że przeszkolenie z jego obsługi nowego pracownika zajmuje jedną godzinę.

Choć system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw działa w Przemkowie od początku 2013 r., to tak naprawdę tutejszy urząd wprowadził elektroniczny obieg dokumentów już dużo wcześniej. Pierwsza dojrzała wersja e-systemu została wdrożona w przemkowskim urzędzie miejskim już w 2008 r. Powodem było ciągłe poszukiwanie dokumentów oraz opóźnienia w ich przekazywaniu na stanowiska pracy.

EZD przed zmianą

W obowiązującym do 2008 r. systemie kancelaryjnym przesyłki ręcznie wpisywano do rejestru przesyłek przychodzących. Korespondencja z danego dnia trafiała następnie do sekretarza gminy, który dekretował dokumenty, a następnie na biurka – (kolejno): burmistrza, sekretariatu rozdzielającego dokumenty na poszczególne referaty urzędu, kierowników referatów i wreszcie – na stanowiska pracy odpowiednich urzędników. Zwykle proces ten zajmował trzy lub cztery dni i wymagał potwierdzania przekazania przesyłek po to, aby można było ustalić, kto jest w posiadaniu konkretnego dokumentu. Samo odnalezienie korespondencji było żmudną pracą polegającą na przeglądaniu rejestru przesyłek. – Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów rozwiązało m.in. problemy prowadzenia rejestru, wyszukiwania dokumentów oraz zapoznawania się kierownictwa jednostki z przychodzącą korespondencją bez blokowania jej przepływu na stanowiska pracy – mówi Leszek Frąckowiak, sekretarz gminy i koordynator wdrożenia EZD.

Ponieważ wciąż brakowało przepisów zezwalających na rezygnację z gromadzenia dokumentów papierowych w przypadku posiadania ich wersji elektronicznych, dokumentacja w Przemkowie prowadzona była równolegle na dwa sposoby: elektronicznie i tradycyjnie. Z jednej więc strony wdrożony przed ośmiu laty EZD wiele ułatwiał: pozwalał m.in. na natychmiastowe odnalezienie dowolnego dokumentu wpływającego lub wytworzonego w urzędzie dzięki opisaniu szeregiem metadanych oraz na prześledzenie historii procedowania korespondencji. Jednak z drugiej strony system był dodatkowym obciążeniem – urzędnicy musieli dokumentować prowadzenie spraw w wersji papierowej. Cała ta kuriozalna sytuacja „podwójnej pracy” uległa zmianie po wydaniu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU poz. 67). Zdefiniowało ono cechy systemu EZD, którego wprowadzenie wreszcie zwalniało urzędy z klasycznego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania. Przemkowscy urzędnicy zaczęli więc myśleć o takich modyfikacjach istniejącego tu rozwiązania, które pozwoliłoby na to, by podstawowym systemem pracy z dokumentacją był system elektroniczny.

Niezbędne modyfikacje

Urząd zdecydował się na wdrożenie zintegrowanego oprogramowania do zarządzania dokumentami, sprawami i ich obiegiem w urzędach mis-Partner21/Urzędy. Aplikację tę wdrożono wcześniej w innych jednostkach administracji publicznej (m.in. w urzędach w Łodzi i Chorzowie) . Ponieważ system do zarządzania dokumentacją elektroniczną musi ściśle odzwierciedlać strukturę danej jednostki oraz jej specyficzne procedury, pierwszym krokiem wdrożenia było wcześniejsze dostosowanie aplikacji do potrzeb gminy. Jak podkreślają urzędnicy, to właśnie jasne ustalenie zasad obiegu dokumentów oraz obowiązujących i stosowanych procedur, które firma wdrażająca ma uwzględnić w budowanym systemie, było najtrudniejsze. Wymagało zaangażowania i współpracy wszystkich pracowników magistratu – musieli oni dokładnie opisać swoje etapy pracy z dokumentacją. Ten etap prac polegający na dostosowaniu systemu do specyfiki urzędu zajął mniej więcej trzy miesiące. Szkolenia pracowników i uruchomienie systemu trwały zaledwie trzy dni, jednak dalsze dopracowanie szczegółów i poznanie pełnych możliwości systemu zajęło kolejne pół roku.

[...]

Autor jest dziennikarzem specjalizującym się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej