Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Kazimierz Schmidt

E-doręczenia w pytaniach i odpowiedziach (cz. 1)

Codzienna praktyka dotycząca doręczania elektronicznego rodzi czasem wątpliwości zarówno po stronie obywateli, jak i podmiotów publicznych. Wyjaśniamy te, które pojawiają się najczęściej.

W ramach programu „Od papierowej do cyfrowej Polski” (opis projektu: itwa.pl/8s) realizowanych jest wiele inicjatyw, mających stworzyć lepsze podstawy do cyfrowej zmiany. Za jedno z najistotniejszych zagadnień uznano doręczanie elektroniczne. Zanim jednak nowe rozwiązania zostaną przygotowane, uzyskają podstawy prawne i wejdą w życie, w codziennej praktyce korzystać będziemy z dostępnych obecnie usług umożliwiających e-doręczenia. Nie zawsze bowiem do załatwienia sprawy wystarczają dedykowane tematycznie formularze (np. złożenie PIT-u, wniosku 500+ czy też sformalizowanego wniosku w ramach platformy ZUS). Często pojawia się potrzeba napisania do urzędu pisma, dla którego nie przewidziano jeszcze wyspecjalizowanej formuły. Co ważne, jeżeli obywatel wyśle do podmiotu publicznego e-korespondencję, podmiot musi odesłać obywatelowi odpowiedź również drogą elektroniczną.

W jaki sposób są doręczane pisma osobom fizycznym i podmiotom niepublicznym za pośrednictwem ePUAP?

Zwykle odebranie przez ePUAP dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny poprzedzone jest wiadomością poczty elektronicznej nadaną z adresu powiadomienie.epuap@epuap.gov.pl, zatytułowaną „[ePUAP] Nowa korespondencja”. Jej treść brzmi: „Dostałeś wiadomość z urzędu. Aby się z nią zapoznać, należy podpisać i odesłać UPD (urzędowe poświadczenie doręczenia). Pozostało Ci 7 dni na wykonanie tej czynności. Aby to zrobić, zaloguj się na swoje konto ePUAP”. Wiadomość w skondensowanej formie zawiera następujące informacje:

  • że można odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,
  • gdzie można odebrać (na koncie ePUAP),
  • jak odebrać (podpisać i odesłać UPD),
  • jak się zidentyfikować (zalogować się na swoje konto na ePUAP).

Podania takich informacji wymaga art. 46 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2016 poz. 23 ze zm.; kpa), art. 152a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2015 r. poz. 613 ze zm.; op), a nawet ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne (DzU z 2015 r. poz. 1274 ze zm.; PK) w art. 68 ust. 2. Dzięki swojej oszczędnej formie informacja przekazywana przez ePUAP pocztą elektroniczną jest uniwersalna i co za tym idzie – „pasuje” do doręczeń anonsowanych w trybie każdej z tych ustaw. Gdy adresat zajrzy do swojej skrzynki na ePUAP, zobaczy, że pojawiło się poświadczenie doręczenia (na ePUAP nazywane w skrócie UPD), które zobowiązany jest podpisać, aby odebrać wysłany do niego dokument. Podpisanie UPD powoduje automatycznie udostępnienie doręczanego dokumentu.

Dlaczego niektóre pisma wysłane przez ePUAP nie generują UPD?

Niektóre urzędy wysyłają dokumenty bezpośrednio z systemu ePUAP, ponieważ nie dysponują systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją, który automatycznie „przypilnuje”, by doręczenie dokumentu wysłanego do osoby fizycznej lub podmiotu niepublicznego zostało uzależnione od podpisania urzędowego poświadczenia odbioru (w tym przypadku poświadczenia doręczenia). W ramach wysyłki realizowanej bezpośrednio za pomocą platformy ePUAP wysyłający powinien zaznaczyć odpowiednią opcję trybu wysyłki. ePUAP proponuje domyślnie wysłanie w trybie zwanym UPP (urzędowe poświadczenie przedłożenia). Przycisk Wyślij stwarza zachętę do natychmiastowego umieszczenia dokumentu przeznaczonego do doręczenia w skrzynce ePUAP adresata. Mimo że nie było UPD, decyzja ABC.123.34.2017 trafiła do skrzynki ePUAP. W zdecydowanej większości przypadków nie przeszkadza to stronom – adresat ma decyzję, na którą wszak czekał, a urząd świadomość, że wysłał dokument. Informacja o doręczeniu pisma zachowała się w rejestrze zdarzeń systemu ePUAP, ale nie jest ona dostępna dla stron. Może to jednak stwarzać problemy, gdy jedna ze stron będzie potrzebowała dowodu doręczenia (UPD).

[...]

Autor jest pracownikiem Ministerstwa Cyfryzacji. Zajmuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności dokumentu elektronicznego i systemami elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją, z czym związany jest od początku pracy zawodowej. Pracował m.in. w Telewizyjnej Agencji Informacyjnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i MSWiA.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej