Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

POPC w pytaniach i odpowiedziach

Podczas przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu mogą pojawić się pewne wątpliwości. Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania i wyjaśniamy kwestie szczególnie istotne dla wszystkich zainteresowanych programem.

Doświadczenie ekspertów Centrum Kompetencyjnego „POPC Wsparcie” działającego w Centralnym Ośrodku Informatyki pozwoliło wypracować przydatne wskazówki i dobre praktyki, które pomogą w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o dofinansowanie. Bezpłatną pomoc w tym zakresie można uzyskać w Centrum Kompetencyjnym „POPC Wsparcie” (popcwsparcie.gov.pl).

Jak i kiedy przygotować publiczną prezentację projektu?

Publiczną prezentację projektu należy przeprowadzić przed zaopiniowaniem projektu przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC). KRMC zapowiada jednak zniesienie tego obowiązku i opracowywany właśnie nowy wzór opisu założeń projektu informatycznego (tzw. fiszki) nie wykazuje już protokołu z wykonanej prezentacji publicznej jako załącznika.

Wyniki prezentacji są następnie wykorzystywane przy ocenie wniosku o dofinansowanie w Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC). Prezentacja pozwala szerokiemu gronu zainteresowanych zapoznać się z koncepcją projektu. Jest okazją do dyskusji, zgłaszania uwag i pytań dotyczących budowanych usług i rozwiązań. Tematem dyskusji jest wykonalność, zakresy planowanych inicjatyw oraz współpraca pomiędzy systemami różnych podmiotów. W trakcie prezentacji należy omówić następujące punkty:

1) okres i koszt realizacji projektu,
2) zdiagnozowane problemy lub potrzeby klientów usług realizowanych w projekcie,
3) cele projektu wyrażone mierzalnymi wskaźnikami,
4) tworzone lub rozwijane e-usługi i inne produkty,
5) procesy usprawniane w wyniku wdrożenia projektu, realizowane przez podmioty publiczne,
6) działania związane z poprawą dostępu do informacji sektora publicznego,
7) komplementarność projektu z innymi zakończonymi, realizowanymi lub planowanymi projektami, w tym planowane wykorzystanie istniejących zasobów i rozwiązań funkcjonujących w administracji publicznej,
8) harmonogram zamówień publicznych wraz z kwotą na poszczególne zamówienia lub informacja o już wyłonionych wykonawcach i kwotach, na które opiewają zamówienia.

Należy pamiętać, że bardzo często w prezentacjach publicznych biorą udział przedstawiciele wykonawców, zainteresowani w szczególności harmonogramem zamówień publicznych.

O prezentacji należy poinformować z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni w Biuletynie Informacji Publicznej lub na stronie internetowej wnioskodawcy, jeżeli nie jest on zobowiązany prawnie do prowadzenia własnej strony BIP. O prezentacji należy poinformować Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC). Prezentację trzeba utrwalić na nośniku, a po jej zakończeniu spisać protokół, który poza ww. informacjami będzie zawierał: 1) imiona i nazwiska osób zabierających głos w dyskusji w trakcie prezentacji wraz ze wskazaniem podmiotów, które reprezentują, 2) główne tezy opinii osób uczestniczących, 3) uwagi zgłoszone w trakcie prezentacji oraz odniesienie podmiotu ubiegającego się o dofinansowanie (wnioskodawcy) do zgłaszanych uwag i sugestii, 4) sposób uwzględnienia wniosków z dyskusji w dalszych pracach nad projektem lub uzasadnienie pominięcia zgłaszanych wniosków.

Czy do przedłożenia wniosku o dofinansowanie z POPC konieczna jest opinia KRMC?

By uzyskać dofinansowanie projektu w ramach II osi POPC „E-administracja i otwarty rząd”, należy przedstawić pozytywną opinię KRMC. Opinia ma formę załącznika do wniosku o dofinansowanie. Jest dwukrotnie analizowana – pod względem: 1) formalnym – czy została dołączona, 2) merytorycznym – czy wniosek o dofinansowanie jest zgodny z opisem założeń projektu informatycznego, który KRMC zaopiniował.

W jakim zakresie można modyfikować dokumentację aplikacyjną w stosunku do opisu założeń projektu informatycznego złożonego do KRMC? Czy można zmodyfikować budżet projektu?

Opinia dotycząca projektów informatycznych, którą wydaje KRMC, oznacza ocenę ich zgodności ze strategicznymi kierunkami rozwoju w obszarze informatyzacji. Podstawą do jej wydania jest opis założeń projektu informatycznego, powszechnie nazywanego „fiszką”. Oceniana jest zgodność celów projektu i koncepcji jego realizacji z polityką informatyzacji państwa oraz kierunkami rozwoju Architektury Informacyjnej Państwa. Ocena nie odnosi się szczegółowo do kwestii operacyjnego wdrażania projektu, takich jak: wykonalność, trwałość, analiza finansowa czy zasadność i kwalifikowalność poszczególnych pozycji kosztowych w budżecie. W naborach POPC ocena odbywa się na podstawie szczegółowych informacji przedstawionych w obszernych dokumentach, np. studium wykonalności, harmonogramie rzeczowo-finansowym.

W ramach prac KRMC rozstrzyga zasadność wydatkowania określonych środków publicznych na dany projekt oraz przyjmuje jego finalną wartość. Wartość projektu wskazana we wniosku o dofinansowanie z POPC powinna być w przybliżeniu zgodna z tą zaakceptowaną przez KRMC. Możliwe są zmiany w budżecie, które polegają na doprecyzowaniu kategorii wydatków i ich uszczegółowieniu (dekompozycja zagregowanych pozycji kosztowych, modyfikacje niewpływające na zaplanowane efekty projektu, np. wynikające ze zmian szacunków lub racjonalizacji kosztów). Poza tym można poprawiać błędy formalne, np. zmienić procent dofinansowania UE.

Uwaga! Zasadność wprowadzonych modyfikacji jest każdorazowo badana na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Wszelkie zmiany w dokumentacji aplikacyjnej muszą być szczegółowo uzasadnione.

[...]

Materiał opracowany przez Centrum Kompetencyjne „POPC Wsparcie” (Centralny Ośrodek Informatyki).

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej