Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Przegląd sposobów doręczeń elektronicznych

Dokumenty doręczane przez administrację często generowane są z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Pozostałe przygotowywane są w edytorach tekstu lub arkuszach kalkulacyjnych. Ich doręczenie coraz częściej następuje z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Doręczenia dokumentów elektronicznych należy rozpatrywać w dwóch podstawowych aspektach: 1) doręczenie do organu administracji publicznej; 2) doręczenie przez organ administracji publicznej. Poza doręczeniem do organu i przez organ można wyróżnić dodatkowo:

  • doręczenie elektroniczne między organami, gdy są one stroną postępowania administracyjnego,
  • doręczenie przez organ dokumentów wygenerowanych i podpisanych elektronicznie w systemie teleinformatycznym, ale doręczanych w postaci wydruku,
  • doręczenie przez obwieszczenie na stronie internetowej organu,
  • doręczenie dokumentu w postaci pisemnej (papierowej) jako tradycyjnej formy doręczenia.

We wszystkich wskazanych przypadkach organ czy podmiot publiczny zobowiązany jest do realizacji określonych czynności zarówno z punktu widzenia skuteczności takiego doręczenia, jak i udokumentowania podjętych czynności w ramach akt sprawy.

Doręczenie do organu

Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi sposób wnoszenia podań do organu administracji publicznej są Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa) i Ordynacja podatkowa (dalej: op). Regulują one m.in. sposób wnoszenia podań, rozumianych jako żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia. Podania, zgodnie z art. 63 § 1 kpa, można wnosić pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu, za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 570; dalej: ustawa o informatyzacji). Natomiast w zakresie postępowania podatkowego przepisy art. 168 § 1 op również dopuszczają możliwość wniesienia podania pisemnie, ustnie do protokołu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, ale także przez portal podatkowy. Nie dopuszczają już możliwości wykorzystania telegrafu i telefaksu.

Elektroniczne skrzynki podawcze

Wykorzystanie elektronicznej skrzynki podawczej (dalej: esp) jako środka wnoszenia podań nie powinno obecnie budzić wątpliwości. Liczba udostępnianych usług elektronicznych – formularzy elektronicznych umożliwiających wygenerowanie dokumentu elektronicznego i jego opatrzenia podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) jest coraz większa. Dotyczy to zarówno usług centralnych (opracowywanych i udostępnianych przez administrację rządową), jak i lokalnych (samorządowych).

Z punktu widzenia osoby fizycznej pojawia się jednak wątpliwość, czy dopuszczalne jest wykorzystanie esp do przekazania dokumentu, jeżeli przepis wymaga np. wykorzystania dedykowanej platformy świadczenia usług (takiej jak platforma usług elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – PUE ZUS, platforma usług elektronicznych skarbowo-celnych – PUESC czy portal podatkowy). Wykorzystanie esp w takim przypadku będzie nieskuteczne. W pewnym zakresie wymaga się obecnie od potencjalnego wnioskodawcy umiejętności rozróżnienia procedur, w ramach których chciałby złożyć podanie czy inny dokument, lub przynajmniej umiejętności weryfikacji, za pomocą jakiego portalu czy też jakiej usługi elektronicznej może skutecznie kontaktować się z podmiotem publicznym. Wielość stosowanych niezintegrowanych rozwiązań informatycznych oraz duża liczba loginów i haseł mogą skutecznie zniechęcać do wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w szerszym zakresie.

Wniesienie podania e-mailem

Wymienione w art. 63 § 1 kpa i art. 168 § 1 op sposoby komunikacji wyczerpują możliwości, za pomocą których można wnieść podanie w ramach postępowania administracyjnego i podatkowego. Oznacza to, że nie ma możliwości wniesienia podania w tych sprawach w inny sposób, czyli nie jest dopuszczalne wniesienie podania np. za pomocą poczty elektronicznej, nawet przy spełnieniu wszystkich pozostałych wymagań formalnych. Wykorzystanie poczty elektronicznej w postępowaniu administracyjnym (również podatkowym) budzi najwięcej wątpliwości.

Podkreślić należy, iż nie wypracowano dotąd jednoznacznego stanowiska doktryny i orzecznictwa w zakresie dotyczącym określenia statusu prawnego podania wniesionego za pomocą poczty elektronicznej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi wskazał, iż nie jest dopuszczalne wniesienie odwołania pocztą elektroniczną. Odwołanie można wnieść za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale tylko przez esp organu podatkowego utworzoną na podstawie przepisów ustawy o informatyzacji. Odwołanie przesłane z ich pominięciem nie mogło być uznane za podanie w rozumieniu art. 168 § 1 op (odpowiednio art. 63 § 1 kpa), gdyż nie zostało złożone w sposób, o którym mowa w art. 168 § 1 i 3a op (wyrok WSA w Łodzi z 17 listopada 2014 r., I SAB/Łd 7/14).

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej