Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Dokumentacja elektroniczna w systemach centralnych

Dziedzinowe systemy teleinformatyczne w administracji publicznej stanowią obecnie podstawowe narzędzie realizacji wielu zadań. Jednak w większości przypadków nie realizują one funkcji zarządzania dokumentacją w ujęciu przepisów archiwalnych.

Rys. B. Brosz

Przepisy kancelaryjne wyróżniają dwa systemy (sposoby) dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Nadal najczęściej stosowany jest system tradycyjny, w którym akta gromadzi się w teczkach aktowych, a czynności kancelaryjne w dużej mierze wykonuje się na papierze – odręcznie. W systemie EZD wszystkie czynności wykonywane są (przynajmniej w teorii) w systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją. W przepisach instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. (dalej: IK), będącej załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67), posłużono się pojęciem systemów dedykowanych jako systemów przeznaczonych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań. W praktyce systemy te powinny być nazywane systemami dziedzinowymi. Pojęcie systemu dedykowanego należy stosować w odniesieniu do systemu przeznaczonego czy dostosowanego dla konkretnego podmiotu, posiadającego specyficzne dla tego podmiotu funkcje, w odróżnieniu od systemu uniwersalnego, jednolitego, kupowanego z tzw. półki. W rozumieniu IK systemy dedykowane są przeznaczone do realizacji określonych usług, czyli są tym samym systemami dziedzinowymi.

System dziedzinowy czy bazodanowy

W praktyce często zamiennie stosuje się pojęcia systemu dziedzinowego i systemu bazodanowego. Pojęcie systemu bazodanowego ma węższe znaczenie, jeżeli analizujemy je pod kątem postępowania z dokumentacją. System bazodanowy przechowuje wyłącznie dane, natomiast system dziedzinowy – zarówno dane, jak i dokumenty.

Przepisy IK wymagają wskazania jednego podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Dopuszczają wskazanie również tzw. wyjątków od tegoż systemu. Nie ma jednak możliwości wskazania systemu dziedzinowego jako systemu podstawowego. Nie można również traktować systemu dziedzinowego jako systemu EZD. Istotą systemu EZD jest bowiem jego przeznaczenie do elektronicznego zarządzania dokumentacją w całym urzędzie, przez wszystkich pracowników, umożliwiającego rejestrację wszystkich przesyłek itd. System dziedzinowy przeznaczony jest natomiast mniejszej grupie pracowników i określonej kategorii spraw realizowanych przez podmiot.

Dokumentacja w systemie dziedzinowym

Coraz częściej urzędy wdrażają nowe metody komunikacji elektronicznej z mieszkańcami, organizacjami pozarządowymi czy też innymi podmiotami. Uruchamiane są różnego rodzaju platformy usługowe, umożliwiające złożenie dokumentu elektronicznego (np. oferty w zamówieniach publicznych, oferty konkursowe, ankiety w głosowaniu na budżet obywatelski). Celem jest usprawnienie procesu realizacji zadania. Często jednak zapomina się, iż przechowywanie dokumentów w takim systemie nie jest najczęściej wystarczające z punktu widzenia przepisów archiwalnych.

Systemy dziedzinowe teoretycznie mogą służyć do zarządzania dokumentacją jako wyjątek od systemu tradycyjnego. Dotyczy to w szczególności wskazanych wyżej systemów dziedzinowych wykorzystywanych do masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych. W tym celu konieczne jest zdefiniowanie i wdrożenie:

  • instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,
  • instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów.

System dziedzinowy musi poradzić sobie również z realizacją wymagań dotyczących samej dokumentacji. Przyjmując za cel wdrożenia tego systemu zarówno ułatwienie komunikacji z naszym urzędem, jak i automatyzację procesu załatwienia w samym urzędzie, ale również rezygnację z drukowania, przechowywania dokumentacji papierowej, system musi spełnić dodatkowe wymagania. Konieczne jest zapewnienie gromadzenia w systemie: 1) metadanych o dokumentacji lub z dokumentacji; 2) dokumentacji elektronicznej – w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania spraw, jej przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie, a także ewidencjonowanie i wyszukiwanie towarzyszącej jej dokumentacji papierowej (o ile taka również powstaje).

Niezbędna jest archiwizacja

Elementem niejako kończącym zarządzanie tą dokumentacją jest jej archiwizowanie. Również w tym aspekcie system musi realizować określone funkcje (kwalifikacja, klasyfikacja dokumentacji, przekazywanie uprawnień do dokumentacji archiwiście, generowanie paczki archiwalnej itd.). Wdrożenie tego typu systemów dziedzinowych, spełniających wskazane wymagania, jest często nieopłacalne lub nieuzasadnione z różnych przyczyn. W takim przypadku należy przeanalizować możliwość integracji systemu dziedzinowego z systemem EZD, unikając drukowania dokumentów. Integracja może dotyczyć różnych obszarów, począwszy od rejestru przesyłek wpływających, poprzez dekretacje, rejestrację spraw, wykonywanie czynności kancelaryjnych w ramach sprawy (przygotowywanie dokumentów, akceptacje itd.), aż do wysyłki dokumentu i w efekcie przekazania dokumentacji (przekazania uprawnień w systemie do dokumentacji) do archiwum zakładowego. Wykorzystanie systemu dziedzinowego bez jego kompleksowego przygotowania do zarządzania dokumentacją lub bez integracji z systemem EZD powoduje, że jest to system wyłącznie wspierający papierowe tworzenie akt sprawy.

Dokumentacja nietworząca akt spraw

Systemy teleinformatyczne rozpatrywać można również w aspekcie gromadzenia dokumentacji nietworzącej akt spraw. Jest to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie przydzielono ją do klasy z wykazu akt. Zgodnie z IK dokumentację nietworzącą akt sprawy stanowią m.in. dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań. W szczególności są to: dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru oraz dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr. W tym przypadku mamy wprost do czynienia z sytuacją właściwą dla systemów bazodanowych – zarządza się nie dokumentami, ale danymi dotyczącymi tych dokumentów (np. metadanymi) lub danymi wynikającymi z treści tych dokumentów.

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej