Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Joanna Stecyk, Agnieszka Wachowska

Ugody w sporach o realizację usług informatycznych

UMOWY IT W razie wystąpienia sporu wynikającego z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, której przedmiotem są usługi IT, podmiot publiczny nie musi narażać się na proces sądowy. Istnieją szybsze sposoby na zakończenie sporu.

Umowy z zakresu IT, w szczególności wdrożeniowe, są często dużym przedsięwzięciem dla obu stron – zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego. Angażują zasoby stron w zakresie przygotowania do wdrożenia, oszacowania własnych zasobów, samego wykonania umowy, a następnie sprawnego utrzymania wdrożonego systemu. Po drodze nierzadko pojawiają się problemy, zwykle dotyczące dotrzymania terminów realizacji umowy (wdrożenia poszczególnych etapów, zachowania warunków SLA Service Level Agreement, oczekiwanego poziomu podjęcia reakcji na błędy lub usunięcia błędów, terminów dostaw sprzętu) czy możliwości skutecznego odstąpienia od umowy w całości lub w części, które kończą się nałożeniem kar umownych na wykonawcę.

Niełatwo wskazać winnych

Wykonawcy często nie zgadzają się ze stanowiskiem zamawiających w zakresie przyczyn, które doprowadziły do niedotrzymania terminów realizacji umowy lub zaistnienia podstaw do dokonania odstąpienia. W konsekwencji tego często dochodzi do przerzucania się argumentami przez strony, analizowania dużej ilości dokumentacji z etapu wykonywania umowy i poszukiwania okoliczności uwalniających od odpowiedzialności każdą ze stron. Stan faktyczny zazwyczaj jest złożony, a to, że strony dokonują bieżących uzgodnień w trakcie realizowania umowy, często w formie notatek, znacznie utrudnia obiektywną ocenę przyczyn, które doprowadziły do nienależytego wykonania umowy. Z doświadczenia autorek wynika, że mozolna analiza zgromadzonego materiału dowodowego pokazuje, że zaniedbania w realizacji wdrożenia pojawiają się zwykle po obu stronach umowy, stanowiąc idealną pożywkę do długotrwałych sporów, często paraliżujących realizację wdrożenia.

Od dawna wiadomo, że spory co do zasady zawsze lepiej rozwiązać ugodowo niż sądowo. Oszczędza to przede wszystkim czas i pieniądze, a także pozwala zwykle utrzymać w przyszłości lepsze relacje biznesowe pomiędzy kontrahentami. W przypadku sporów dotyczących umów IT ma to szczególne znaczenie, bowiem spory sądowe dotyczące tej materii są bardzo skomplikowane. Poza dużą ilością materiału dowodowego w postaci dokumentów (umów, opisów przedmiotu zamówienia, załączników, notatek z komitetów sterujących, e-maili itp.) dochodzą zeznania świadków i najczęściej (niejedna) opinia biegłego. W konsekwencji proces sądowy jest trudny i długotrwały – nierzadko kilkuletni, często przy tym budzący frustracje oraz generujący znaczące koszty. Istnieją sposoby na to, aby zminimalizować koszty prowadzenia takiego sporu.

Czym jest ugoda

Ugoda w świetle przepisów art. 917 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1145 ze zm.; dalej: kc) jest umową, na podstawie której strony czynią sobie wzajemne ustępstwa w zakresie istniejącego między nimi stosunku prawnego w tym celu, aby uchylić niepewność co do roszczeń wynikających z tego stosunku, zapewnić ich wykonanie albo by uchylić spór istniejący lub mogący powstać. Przy sporach z dziedziny IT „ustępstwa”, do których odwołuje się przepis kc, mogą przyjąć np. postać rezygnacji z wdrażania niektórych funkcjonalności oprogramowania, świadczenia dodatkowych usług rozwojowych systemu lub poprawy pierwotnie oferowanych warunków SLA. Ponieważ przepisy regulujące ugodę zostały zawarte w kc, oczywiste jest, że w przypadku zaistnienia sporu podmioty prywatne zawsze na tej podstawie mogą dojść do porozumienia.

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w sporach z udziałem podmiotów z sektora publicznego. Reżim nałożony dyscypliną ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 869 ze zm.; dalej: fp) zobowiązuje podmioty publiczne do wykazywania szczególnej dbałości o wydatkowane środki i wprowadza stosowne ograniczenia w tej materii, jednak – co istotne – nie uniemożliwia takim podmiotom skorzystania z możliwości zawarcia ugody. Tymczasem w przypadku sporów z dziedziny IT instytucja ugody wydaje się mieć szczególnie istotne znaczenie. Nierzadko wdrażane systemy są skomplikowane, a cały proces napotyka wiele trudności, często z niczyjej winy. Wdrożenie oprogramowania informatycznego – bywa że integrowanego z innym oprogramowaniem już używanym przez zamawiających z sektora publicznego – wymaga współpracy obu stron, momentami dosyć intensywnej, oraz odpowiedniej wiedzy i zaangażowania po obu stronach umowy. Na to nakładają się jeszcze różne zależności, np. konieczność wykorzystania wymaganej w celu wdrożenia infrastruktury i ewentualnych opóźnień ze strony osób trzecich ją dostarczających, konieczność rozbudowania dotychczas posiadanego przez zamawiającego oprogramowania, opóźnienia w innych projektach mających wpływ na dany projekt. W takich przypadkach kiedy coś pójdzie niezgodnie z planem, bardzo trudno jest ustalić jednego winnego i odpowiedzialnego całej zaistniałej sytuacji. I zamiast próbować rozwiązać sytuację polubownie, strony okopują się i tracą czas na uzasadnianie swoich stanowisk, pozostając zamknięte na możliwość zawarcia ugody. Niestety, w praktyce cały czas pokutuje przekonanie, że kiedy jedną ze stron sporu jest podmiot publiczny korzystający ze środków publicznych, to w razie zaistnienia sporu istnieje konieczność przeniesienia go na grunt sądowy i zakończenia wydanym przez sąd wyrokiem. Nic bardziej mylnego – od czerwca 2017 r., tj. od momentu wprowadzenia do fp art. 54a (patrz: ramka), wszelkie wątpliwości w tym przedmiocie zostały rozwiane – w przepisach prawa wprost wskazano, że podmioty publiczne, pod pewnymi konkretnymi warunkami – są uprawnione do zawarcia ugody cywilnoprawnej.

[...]

Joanna Stecyk – radca prawny w Kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy.
Agnieszka Wachowska – radca prawny i partner odpowiedzialny za praktykę prawa IT w Kancelarii Traple Konarski
Podrecki i Wspólnicy.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej