Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Sebastian Czerniak, Remigiusz Kazimierczak

Cyfrowe archiwa państwowe

Proces informatyzacji w archiwach państwowych realizowany poprzez powszechne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją znacznie przyśpieszył. Kolejne archiwa państwowe wdrażają system EZD.

Administracja publiczna oraz inne podmioty publiczne, rozstrzygając sprawy indywidualne oraz zbiorowe, dokumentują swoje czynności, tworząc gwarancję bezpieczeństwa obrotu prawnego i decyzyjnego. Istotą tego bezpieczeństwa i wzajemnego zaufania obywateli i państwa jest zapewnienie społeczeństwu dostępu do informacji publicznej jako gwarancji transparentności działań administracyjnych. Aby skutecznie realizować ten postulat, niezbędne jest zapewnienie nowoczesnego zarządzania dokumentacją w sektorze publicznym, szczególnie przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych odnośnie do postępowania z coraz powszechniejszym dokumentem elektronicznym. 

W Polsce ciężar innowacyjności w tej dziedzinie jest rozproszony, przy czym część zadań spoczywa w dużej mierze na archiwach państwowych, sprawujących nadzór nad sektorem administracji publicznej w zakresie postępowania z dokumentacją. Udział archiwów państwowych w sferze tworzenia standardów zarządzania dokumentacją wynika z konieczności zachowania najistotniejszej części wytwarzanej dokumentacji (materiałów archiwalnych) jako gwarancji praw obywateli i państwa, ale przede wszystkim jako części dziedzictwa kulturowego Rzeczypospolitej Polskiej. Zapewnienie efektywności zarządzania dokumentacją, w tym dokumentem elektronicznym, w podmiotach wykonujących zadania publiczne jest jednym z celów strategicznych wskazanych w Strategii Archiwów Państwowych na lata 2010–2020. 

Elektroniczne dziedzictwo 

Kluczowym działaniem archiwów państwowych jest udział w modelowaniu właściwych praktyk postępowania z dokumentacją elektroniczną, zwłaszcza w kontekście obowiązku zachowania dziedzictwa narodowego w postaci elektronicznej. Aby osiągnąć ten cel, same archiwa państwowe muszą podlegać procesom informatyzacji, m.in. poprzez powszechne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, cyfryzację procesów wewnętrznych oraz procesów pomiędzy archiwami i Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP). 

Jednym z celów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych określonych w planie działalności na 2018 r. jest usprawnienie zarządzania dokumentacją w archiwach państwowych. Niniejszy cel ma zostać zrealizowany poprzez przeprowadzenie wdrożeń systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w archiwach państwowych, które dotychczas takiego systemu jeszcze nie wdrożyły. Aby skutecznie i sprawnie realizować proces wdrożeń tego systemu w archiwach, niezbędne stało się powołanie zespołu roboczego (powołano go 7 lutego 2018 r.), którego głównym celem będzie udzielanie archiwom państwowym pomocy merytorycznej i technicznej podczas przeprowadzanych prac wdrożeniowych. Dodatkowo działania zespołu mają na celu propagowanie wiedzy o systemach EZD i budowę wśród pracowników archiwów państwowych kompetencji pozwalających na utworzenie w archiwach państwowych Centrum Kompetencyjnego w zakresie wdrażania i rozwoju systemów EZD.

Dwa systemy, jeden cel

W 2018 r. zespół roboczy w porozumieniu z NDAP wspiera wdrożenia systemu EZD w 9 archiwach państwowych. Część archiwów zdecydowała się na wdrożenie systemu EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) w Białymstoku (7 archiwów), zaś pozostałe dwa na wdrożenie systemu EZD autorstwa Centralnego Ośrodka Informatyki (eDok). Wdrożenie tych dwóch różnych systemów podyktowane jest pozostawieniem dowolności dyrektorom archiwów państwowych w zakresie wyboru systemu. Jednocześnie wdrażanie dwóch różnych systemów EZD w sieci archiwalnej pozwoli na porównanie procedur wdrożenia tych systemów, ich funkcjonalności czy możliwości rozwoju i sprzyjać będzie wymianie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk pracy w systemach EZD. 

Uzgodniony wspólnie z PUW plan wdrożeń zakłada organizację warsztatów szkoleniowych i przeprowadzenie szkoleń w dwóch archiwach państwowych, przy współudziale członków zespołu roboczego do spraw wsparcia wdrożeń systemu EZD. W pozostałych pięciu archiwach, które zdecydowały się na wdrożenie systemu EZD PUW, szkolenia z obsługi systemu, w tym zapoznanie ze sposobem pracy i funkcjami systemu, przeprowadzane są przez członków zespołu roboczego powołanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

[...]

Sebastian Czerniak – zastępca dyrektora Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Remigiusz Kazimierczak – zastępca dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej