Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Magda Gałach

Odwzorowanie cyfrowe zastąpi papierowy oryginał

Projektowane zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach pozwolą wdrożyć w pełni elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Nowe przepisy przewidują, że odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego ma zastąpić pierwowzór.

Rys. B. Brosz

W ostatnich latach przed administracją publiczną w Polsce stanęło bardzo trudne zadanie – wykorzystanie nowej postaci dokumentu, tj. dokumentu elektronicznego. Upowszechnianie się komputerów w urzędach i towarzysząca temu zjawisku dość naturalna chęć ich zastosowania do dokumentowania pracy podmiotu uświadomiła konieczność wprowadzenia zmian w prawie regulującym sposób funkcjonowania współczesnej kancelarii. Powszechnie przyjęto, że istniejące przepisy prawa dotyczące postępowania z dokumentacją tradycyjną (papierową) nie nadawały się do bezpośredniego zastosowania w podmiocie używającym nowoczesnych technologii do wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. 

W efekcie zmian wprowadzonych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w 2005 r. (dodano wówczas w art. 5 ust. 2a, 2b i 2c) możliwe stało się wydanie przepisów wykonawczych regulujących podstawowe zasady postępowania i bezpiecznego przechowywania w podmiotach publicznych dokumentacji elektronicznej świadczącej o działalności tych podmiotów, a w szczególności: klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych, ich ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami, zasady i tryb ich niszczenia (w przypadku dokumentacji niearchiwalnej) lub przekazywania do archiwów państwowych (w przypadku, gdy dokumenty te stanowią materiały archiwalne). Wprowadzono wtedy pojęcie tzw. ewidencjonowanego dokumentu elektronicznego, które miało na celu wskazanie, że odpowiednim zasadom postępowania nie podlegają wszystkie dokumenty elektroniczne wytwarzane przez dany podmiot i przezeń gromadzone, a wyłącznie te, które zostały wprowadzone do ewidencji i zachowane w celu udokumentowania działalności tego podmiotu. Dokumenty takie – tak samo jak dokumentacja tradycyjna – dzielą się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

Wprowadzanie dokumentu elektronicznego

W przepisach jasno zostało wskazane, że warunkiem wprowadzenia do kancelarii podmiotu dokumentu elektronicznego jest wykorzystanie odpowiedniego systemu teleinformatycznego. System ten musi spełniać określone prawem kryteria (m.in. gwarantujące bezpieczeństwo i niezaprzeczalność przetwarzanych w nim danych). Ma to na celu m.in. zabezpieczenie dokumentów elektronicznych przed utratą, np. w wyniku procesu starzenia  się przechowywanych w niesprzyjających warunkach nośników danych lub ich fizycznego uszkodzenia, a także zmian technologicznych uniemożliwiających odczyt danych. 

Wprowadzone regulacje okazały się jednak niewystarczające. W podmiotach publicznych – mimo nowych możliwości – ciągle obowiązywały przepisy kancelaryjne z końca lat 90., które nie zawierały żadnych zapisów co do sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej. Konieczne więc były kolejne zmiany prawa. Ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2010 r. nr 40, poz. 230), wprowadzono delegację dla Prezesa Rady Ministrów do określenia instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i wykazów akt dla części takich podmiotów. W delegacji podkreślono wyraźnie, że wprowadzone regulacje mają „uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą”. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 nr 14, poz. 67 i nr 27, poz. 140) umożliwiło dokumentowanie załatwiania i rozstrzygania spraw z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych umożliwiających elektroniczne zarządzanie dokumentacją (tzw. systemów EZD). Regulacja ta wprowadziła też mechanizm pozwalający na dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania całości sprawy w systemie EZD, również w przypadku, gdy część dokumentacji powstała (i pozostaje) w postaci papierowej.

Zatrzymać papier 

W podmiocie, w którym wdrożono system EZD, dokumentację papierową przekształca się do postaci elektronicznej już w momencie jej rejestracji w systemie, a dalsze działania prowadzi się w oparciu o wykonane odwzorowanie cyfrowe. Jest to model mający na celu „zatrzymanie papieru” w punkcie kancelaryjnym i niedopuszczenie do tego, by pojawiał się na biurkach urzędników. Takie rozwiązanie wymusiło stworzenie koncepcji przechowywania pierwowzorów dokumentów, które w swej pierwotnej postaci miały już nie wchodzić do akt sprawy prowadzonej elektronicznie. Rozwiązaniem tego problemu stały się składy chronologiczne – uporządkowane zbiory dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia o nich danych oraz (w większości przypadków) odwzorowań cyfrowych do systemu EZD. 

[...]

Autorka jest dyrektorem Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, doktorem nauk technicznych w dyscyplinie biocybernetyka i inżynieria biomedyczna. Z archiwami państwowymi związana od 2016 r. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących dokumentów elektronicznych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej