Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Adwertorial

Digitalizacja w punktach kancelaryjnych

Administracja korespondencji to często godziny żmudnego przygotowywania pism do zeskanowania. Główne wyzwania procesu to: różne formaty dokumentów, ich grubość czy słaba jakość. Doradcy IT polecają urządzenia wielofunkcyjne jako najlepsze i usprawniające rejestrację pism przychodzących. Czy tak jest w rzeczywistości?

Postaw na Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją!

Administracja publiczna coraz częściej stosuje systemy klasy EZD. Umożliwiają one dokumentowanie składania wnio­sków, podań, pism i innych pozycji wysyłanych elektronicznie bądź papierowo, wspomagając proces obiegu dokumentów w całej instytucji.

Jakiego sprzętu potrzebujesz?

Pracownik rejestrujący dokumentację papierową najczęściej korzysta z drukarki kodów do nadawania identyfikatora (np.: kod RPW), czytnika kodów, urządzenia skanującego oraz z dedykowanej aplikacji do indeksowania i OCR pozwalającej na tworzenie odwzorowania cyfrowego, pozyskanie metadanych, podział na dokumenty według kodów kreskowych i ich filtrację, a co najważniejsze, wysyłanie zeska­nowanych dokumentów bezpośrednio do systemu.

Urządzenie wielofunkcyjne czy profesjonalny skaner dokumentów?

Aby wspomóc rejestrację wszelkich pism, warto zaopatrzyć się w dedykowany skaner dokumentów. Powodów jest kilka: kompaktowa budowa urządzenia, łatwość i szybkość jego obsługi, kompatybilność z wieloma rodzajami typów papieru. To wszystko z pewnością usprawni codzienne prace admini­stracyjne w kancelarii. Profesjonalne skanery dokumentów od Kodak Alaris dodatkowo dbają o zapewnienie doskonałej jakości skanów przy jednoczesnym zachowaniu optymalnej wielkości plików, co z punktu widzenia obiegu i archiwizacji dokumentów ma kolosalne znaczenie.

Czy może być jeszcze sprawniej?

Organizacja korespondencji nie kończy się na zeskanowaniu pliku. Najczęściej wybierane skanery dokumentowe: modele Alaris S2000, zapewniają bezbłędne odczytanie kodów nawet wtedy, kiedy ich jakość jest niska. Dzięki wbudowanej w urządzenie technologii poprawy jakości skanów pracownik nie musi poświęcać czasu na segregację dokumentów według wielkości czy grubości - każde pismo zostanie zeska­nowane w bardzo dobrej jakości. Dla przesyłek, które są ponadwymiarowe i zbyt grube, by umieścić je w automatycz­nym podajniku dokumentów, oferowane są moduły skanowa­nia płaskiego zintegrowane z urządzeniem.

Pozyskiwanie metadanych i OCR to również bardzo ważne funkcje w procesie rejestracji pism pozwalające na odczyt danych zawartych w treści dokumentu. Automatyczne pozyskiwanie metadanych, czyli indeksowanie w celu dekre­tacji pism to domena dedykowanego oprogramowania ułatwiającego proces skanowania wsadowego, indeksowania odczytu i podziału dokumentów według kodów i bezpośred­niego zapisu w systemie EZD. Najczęściej wybieraną aplikacją tego typu jest Alaris Capture Pro od Kodak Alaris, współpra­cująca z ponad 230 skanerami różnych producentów oraz urządzeniami typu MFP.

Od wielu lat sprzęt i oprogramowanie Kodak Alaris wyznacza­ją standardy digitalizacyjne i są coraz częściej wybierane przez instytucje na szczeblu centralnym bądź samorządo­wym. Swoją popularność zyskały dzięki niezawodności, bardzo dobrej jakości i partnerom, którzy świadczą wsparcie techniczne na terenie całego kraju.

Jeśli chcesz dobrać dedykowane rozwiązanie do swojego punktu kancelaryjnego, departamentu bądź archiwum, zapraszamy na dedykowaną administracji publicznej stronę:

www.skanowanie-ezd.pl

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej