Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Otwieramy się na innowacje

Naszym głównym celem jest osiągnięcie w pełni cyfrowego urzędu. Każdy urząd administracji publicznej, czy to centralnej, czy to urząd gminy, nawet szkoła, będzie zobowiązany do przestawienia się na obsługę pism elektronicznych. Rozmowa z Karolem Okońskim, sekretarzem stanu w Ministerstwie Cyfryzacji oraz Pełnomocnikiem Rządu ds. Cyberbezpieczeństwa.

Kilka dni temu rząd przyjął projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych. Co to oznacza dla podmiotów realizujących zadania publiczne?

Przyjęty przez Radę Ministrów projekt ustawy wprowadza możliwość wysyłania i odbierania dokumentów drogą elektroniczną z taką samą ważnością, z jaką to do tej pory funkcjonował tylko list polecony. Naszym głównym celem jest osiągnięcie w pełni cyfrowego urzędu. Każdy urząd administracji publicznej, czy to centralnej, czy to urząd gminy, a nawet szkoła, będzie zobowiązany do przestawienia się na obsługę pism elektronicznych. Oczywiście, zachowujemy przy tym postać papierową dokumentów dla tych wszystkich, którzy nie są obecnie gotowi na korzystanie z dobrodziejstw cyfryzacji. Mam nadzieję, że te regulacje, które są zresztą zbieżne z kierunkami europejskimi wyznaczanymi dla administracji, zaowocują w przyszłości zwiększeniem liczby natywnych dokumentów elektronicznych w obrocie urzędowym. To z kolei będzie stanowiło dobrą podstawę do optymalizacji, tj. obniżenia kosztów kancelaryjnych w urzędach.

Kiedy to nastąpi?

W projekcie ustawy zawarliśmy plan włączania poszczególnych grup urzędów do korzystania z e-Doręczeń. Zaczniemy oczywiście od swojego podwórka. Na pierwszy ogień – w 2021 r. – idą organy administracji centralnej i jednostki budżetowe. W kolejnym roku do systemu włączone zostaną ZUS i KRUS oraz zarządzane przez nie fundusze. W roku 2023 e-Doręczenia obejmą szkolnictwo, SPZOZ-y, a także instytucje gospodarki bud­że­towej. Samorządy wejdą w obowiązek korzystania z e-Doręczeń z początkiem 2024 r. Najdłuższe vacatio legis zostało przewidziane dla obszaru sądownictwa, prokuratury, komorników i służb więziennych, głównie dlatego, że te instytucje potrzebują więcej czasu na osiągnięcie gotowości do przyjmowania dokumentów elektronicznych.

Czy urzędy muszą się jakoś specjalnie przygotować do tych zmian?

Poszczególne urzędy, a w zasadzie ich dostawcy oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentacją, będą miały za zadanie zintegrować się z wystawionym w tym celu specjalnym API. Chciałbym zwrócić uwagę, że techniczne zasady integracji będą zunifikowane i określone jako standard. Podobnie jak to funkcjonuje już dziś dla obsługi kart płatniczych czy podpisów elektronicznych. Standard API będzie zbudowany w oparciu o udostępnione już normy europejskie, dlatego też kluczowym elementem wspomagającym wprowadzenie e-Doręczeń staje się edukacja podmiotów w zakresie obsługi dokumentów elektronicznych czy też używania podpisów elektronicznych.

W przytłaczającej większości urzędów sprawy w tzw. backoffice prowadzi się dzisiaj w postaci papierowej. Jak je zachęcić, by przeszły na narzędzia elektroniczne?

Faktycznie, wciąż duża część urzędów nie wykorzystuje systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego systemu do prowadzenia spraw. Przy okazji projektów e-Doręczenia oraz EZD RP chcemy więc prowadzić akcje edukacyjne i pokazywać korzyści: przyspieszenie prowadzenia prac, zmniejszenie ilości wykorzystanego papieru lub przestrzeni na archiwa, podniesienie jakości i przejrzystości dokumentów oraz ułatwienie ich wyszukania dzięki metadanym. Bardzo ważna jest tu także możliwość integracji z innymi systemami, bo eliminuje ona konieczność przepisywania danych i wykonywania dodatkowych czynności w sprawach. Co ważne, planowane nowe publiczne narzędzie, czyli EZD RP, ma być dostępne dla urzędów bez opłat licencyjnych oraz w modelu usługowym (bez konieczności budowy własnej infrastruktury IT). Mamy nadzieję, że to zachęci jednostki do jego stosowania w pełni.

Wiele urzędów, szczególnie z tych najmniejszych gmin, zastanawia się pewnie teraz, czy warto inwestować w rynkowe rozwiązania, czy może poczekać na EZD RP. Co by im Pan doradził?

Działania warto podjąć już teraz. Urzędy mogą skorzystać z bezpłatnego rozwiązania EZD PUW albo kupić rozwiązanie komercyjne. W tym wypadku warto jednak podpisać umowę w ten sposób, aby można było za parę lat przenieść dane do EZD RP.

[...]

Karol Okoński – od lipca 2018 r. sekretarz stanu w Ministerstwie Cyfryzacji, wcześniej od czerwca 2016 r. pełnił funkcję podsekretarza stanu. Pełnomocnik Rządu ds. Cyberbezpieczeństwa. Absolwent Wydziału Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej z tytułem magistra inżyniera. Doświadczony menedżer projektów i programów zajmujący kierownicze stanowiska w sektorze usług doradczych, bankowości, usługach pocztowych i administracji publicznej. W latach 2001–2012 był zaangażowany w liczne projekty IT z ramienia międzynarodowej firmy doradczej Accenture Sp. z o.o., a następnie pełnił funkcję dyrektora IT w Poczta Polska Usługi Cyfrowe oraz FM Bank PBP.

Rozmawiał: Jacek Orłowski

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej