Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Dariusz Szostek

Automatyzacja procesu doręczeń

„Zwrotkę” można już generować i wysyłać elektronicznie z wykorzystaniem elektronicznego potwierdzenia odbioru Poczty Polskiej. Usprawnia to funkcjonowanie administracji i skraca oczekiwanie na potwierdzenie odbioru urzędowej korespondencji.

Pomimo zbliżającego się końca drugiej dekady XXI w. nadal najczęstszym sposobem doręczania przesyłek wykorzystywanym przez polską administrację jest tradycyjna poczta, tj. wysyłanie pism na papierze z własnoręcznymi podpisami osób wydających decyzję lub postanowienie. Przesyłki doręczane są przez Pocztę Polską, przez pracowników organu lub inne upoważnione osoby lub organy. Tryb ten jest zgodny z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1257; kpa). W art. 39 kpa wskazano bowiem, że organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. DzU, poz. 1113 ze zm.). Jak stanowi z kolei art. 46 § 1 i 2 kpa, odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam potwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku podpisu.

Doręczenie za pokwitowaniem następuje zgodnie z § 21 i 22 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (DzU z 2013 r., poz. 545; rozporządzenie MAiC). Zgodnie z tymi przepisami przesyłki rejestrowane doręcza się za pokwitowaniem odbioru po stwierdzeniu tożsamości osoby uprawnionej do odbioru. Doręczający może odstąpić od żądania okazania jednego z dokumentów określonych w § 22 (tj. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy lub innego dokumentu ze zdjęciem i odciskiem pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła i podpisem posiadacza). Zgodnie z § 21 pkt 3 rozporządzenia MAiC pokwitowanie przesyłki rejestrowej powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru. W przepisach nie określono jednak, że pokwitowanie to musi być na papierze; wiadomo, że musi się ono znaleźć w dokumencie, a ten – w związku z art. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylający dyrektywę 1999/93/WE (DzUrz L 257 z 28.08.2014; eIDAS) – może być elektroniczny. Nowe zaś ujęcie dokumentu w ustawie Kodeks cywilny pozwala na uznanie za dokument informację utrwaloną zarówno na trwałym nośniku, takim jak twardy dysk lub inna pamięć trwała jednostki klienckiej, jak i zapisaną w chmurze.

Czym jest podpis

Odpowiednio skonfigurowane elektroniczne poświadczenie odbioru przesyłki spełnia wszystkie powyższe wymogi. Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z orzeczeniem NSA z 9 października 2012 r. (II OSK 1065/11) nie sposób przyjąć, aby przepisy rozporządzenia w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (choć orzeczenie dotyczy poprzednio obowiązującego rozporządzenia, to należy uznać, że jest ono aktualne również w odniesieniu do rozporządzenia MAiC) stanowiły lex specialis wobec przepisów kpa, rozszerzając wymagania, jakie stawia się zwrotnemu potwierdzeniu odbioru przesyłki przez adresata. Inaczej rzecz ujmując: dla potwierdzenia odbioru przesyłki wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu i opatrzenie go datą.

Zgodnie z postanowieniem SN z 10 kwietnia 2008 r. (IV CZ 23/08) „podpisem jest wyłącznie znak napisany. Takie rozumienie interpretowanego pojęcia odpowiada wynikowi analizy semantycznej słowa «podpis», w którym akcent trzeba położyć na określoną w nim czynność – pisać”. Jak w dalszej części orzeczenia SN wyjaśnia, własnoręczność jest cechą umożliwiającą funkcję identyfikacyjną, gdyż tylko własnoręczny podpis, który zawiera osobiste cechy charakteru podpisującego, pozwala na stwierdzenie, że jest on autentyczny. Elektroniczne potwierdzenie odbioru dzięki odpowiedniej matrycy urządzeń spełnia te wymogi.

Jak to działa

Usługę EPO uruchomiła w 2016 r. Poczta Polska, umożliwiając sądom i organom administracji przesyłanie elektronicznych poświadczeń odbioru przesyłek zamiast tradycyjnie papierowych. Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie pozwala to na pełne zautomatyzowanie doręczenia i odbioru poświadczeń, powodując istotne oszczędności osobowe oraz związane z czasem.

W ramach pilotażu w Urzędzie Miasta Oświęcim zintegrowano system teleinformatyczny urzędu ze skrzynką nadawczą oraz systemem EPO Poczty Polskiej. Proces doręczenia, który przy papierowej „zwrotce” trwa od kilku do nawet kilkunastu dni, został przyspieszony, ponieważ system teleinformatyczny urzędu automatycznie przygotowuje elektroniczne poświadczenie odbioru (tzw. e-zwrotkę), która po fizycznym odbiorze przesyłki pocztowej przez jednostkę Poczty Polskiej doręczającej tradycyjne pismo jest automatycznie przesyłana w formie elektronicznej do tej jednostki. Tam – po dotarciu tradycyjnej przesyłki – EPO jest „wgrywane” do tabletu listonosza, który doręcza list.

[...]

Autor jest profesorem nadzwyczajnym na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego, radcą prawnym i Partnerem Zarządzającym w Szostek_Bar i Partnerzy Kancelaria Prawna.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej