Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Ewa Dobrzeniecka

Do czego nam elektroniczna faktura

Obowiązek odbioru elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych w Polsce zbliża się wielkimi krokami. Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający będzie musiał odebrać e-fakturę, jeśli wystawca ją do niego prześle. Jak należy się do tego przygotować?

Rys. B. Brosz

Żyjemy w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie. Zewsząd otaczają nas cyfrowe rozwiązania, innowacyjne usługi i nowoczesne technologie informacyjne i komunikacyjne. Internet rzeczy (Internet of Things), uczenie maszynowe (machine learning), łańcuch bloków (blockchain), rozwiązania chmurowe (cloud aggregation platforms bądź cloud service brokers) sukcesywnie stają się koniecznością, a nie tylko próżną zachcianką bądź wyrafinowaną potrzebą. Innowacje cyfrowe, zwiększające efektywności i sprawność funkcjonowania przedsiębiorstw oraz podmiotów publicznych, dotyczą również elektronizacji całości procesu zamówień publicznych, w szczególności fakturowania. Fakturowanie/e-fakturowanie bowiem jest jednym z najważniejszych działań realizowanych w fazie post-award (tj. po wyborze dostawcy i podpisaniu umowy), której elementami są również m.in. zamówienie, awizo dostawy, dostawa i płatność. 

Od czego się zaczęło 

Elektroniczne fakturowanie rozwija się w gospodarce światowej od ponad 20 lat. Wdrażaniu tego rozwiązania przyświeca idea, aby stopniowo zastąpić tradycyjne faktury papierowe dokumentami elektronicznymi. W początkowej fazie zmian e-fakturowanie w Europie wdrażane było głównie w prywatnych firmach, natomiast na świecie do jego rozwoju przyczyniło się coraz częstsze wykorzystanie przez wielkie koncerny przemysłowe. W kolejnym etapie, zarówno na rynku europejskim, jak i globalnie, to właśnie firmy prywatne stały się głównym motorem rozwoju rynku elektronicznych faktur1. Przedsiębiorstwa bowiem uznały i doceniły korzyści ekonomiczne wynikające ze stosowania automatycznych rozwiązań do wystawiania, przekazywania, odbioru i przetwarzania e-faktur w relacjach gospodarczych, w szczególności na rynku międzynarodowym. Aktualnie można przyjąć, że e-fakturowanie weszło w następny, trzeci etap rozwoju, w którym to rządy poszczególnych państw oraz gremia wspólnotowe stopniowo wprowadzają odpowiednie zapisy prawne narzucające obowiązek fakturowania elektronicznego zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. 

Dyrektywa 2014/55/UE 

Unia Europejska (UE) od dawna systematycznie wspiera i promuje wdrażanie elektronicznych rozwiązań w procesie fakturowania, czego przykładem jest m.in. nadanie już w 2001 r. równoważności prawnej fakturom papierowym i ich elektronicznym odpowiednikom. Zapisy o istotności e-fakturowania uwzględnione zostały także w „Europejskiej agendzie cyfrowej” (jako jeden z siedmiu projektów przewodnich Komisji Europejskiej), w „Akcie o jednolitym rynku II” (podstawowe działanie nr 10), w „Strategii na rzecz e-zamówień” oraz komunikacie pn. „Kompleksowe e-zamówienia jako środek modernizacji administracji publicznej”. Wszystkie te dokumenty wskazywały fakturowanie elektroniczne jako kluczowy element tworzenia i rozwoju jednolitego rynku cyfrowego UE2, który znacząco przyczyni się do wzrostu gospodarczego, zwiększenia efektywności państw wspólnotowych oraz interoperacyjności i konkurencyjności działań, w szczególności w relacjach transgranicznych. 

Sztandarowym dokumentem UE, wprowadzającym obowiązek odbioru faktur elektronicznych w procesach obsługi dostaw publicznych, jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (DzUrz UE L 133 z 6.05.2014). Zapisy dyrektywy stosuje się do faktur elektronicznych odbieranych przez jednostki publiczne oraz wystawianych w związku z realizacją zamówień publicznych. Ważne jest, że wytyczne dyrektywy dotyczą: 

  • tylko faktur do zakupów i dostaw objętych dyrektywami o zamówieniach publicznych, 
  • tylko faktur wystawianych do jednostek sektora zamówień publicznych, 
  • wszystkich szczebli administracji publicznej (krajowej, regionalnej i lokalnej), w każdym kraju członkowskim UE. 

[…]

Autorka jest głównym specjalistą w Centrum Elektronicznej Gospodarki w Instytucie Logistyki i Magazynowania w Poznaniu w dziedzinie badań i analiz rynku komercyjnego i sektora jednostek publicznych; autorką badań nt. stanu e-fakturowania w Polsce oraz wewnętrznych procesów obiegu faktur (tradycyjnej i elektronicznej) w jednostkach sektora zamówień publicznych; doświadczonym menedżerem międzynarodowych projektów finansowanych z programów badawczych Unii Europejskiej; zewnętrznym, niezależnym ekspertem Komisji Europejskiej w Programie Horyzont 2020.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej