Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Kornak

Nadzór archiwalny (nie)zadowalający

W 2016 r. zarządzeniem NDAP wprowadzono program NiKA. W założeniu miał on ułatwiać współpracę archiwów państwowych z archiwami jednostek organizacyjnych, podnieść efektywność procedur kontrolnych i kształtowania zasobu archiwalnego.

Zarządzanie jednostkami organizacyjnymi – widok listy od strony użytkownika globalnego. Z poziomu listy można otworzyć informacje o poszczególnych archiwach, niezależnie od statusu podmiotu nadzorowanego.

Efektem nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w 2015 r. (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 217 ze zm.) było m.in. wprowadzenie szczegółowych regulacji w zakresie nadzoru i kształtowania narastającego narodowego zasobu archiwalnego (art. 21a– –21d oraz art. 28 ust. 2 i 4). W wyniku tej procedury czynności kontrolne miały ulec standaryzacji – zarówno w zakresie nadzoru jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne, jak i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Realizacja kontroli miała się odtąd stać bardziej elastyczna dzięki możliwości powierzenia jej za zgodą Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP) innemu archiwum państwowemu (AP). 

W ślad za zmianami ustawowymi modyfikacjom uległy przepisy wykonawcze. NDAP w lutym 2016 r. wydała zarządzenie w sprawie zasad selekcji jednostek organizacyjnych podlegających nadzorowi. W tym samym czasie wprowadzono do użytku system teleinformatyczny NiKA (Nadzór i Kontrola Archiwalna), który zastąpił dotychczas stosowaną bazę danych NADZÓR. Tym samym archiwa państwowe zobligowane zostały do tworzenia ogólnokrajowego rejestru kontrolowanych podmiotów. Pozwoliło to na uzyskanie aktualnego obrazu sieci archiwalnej na jej fundamentalnym, najniższym poziomie, jakim są archiwa zakładowe. 

Funkcjonalność systemu 

Program dostępny jest po zalogowaniu na stronie internetowej NDAP dzięki aplikacji webowej jako rozwiązanie oparte na architekturze klient-serwer. Jego administratorem jest Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego. Poszczególne archiwa państwowe mają dostęp do funkcji systemu w ramach swojego terenowego zasięgu administracyjnego. 

Działanie programu należy rozpatrywać w dwóch aspektach. Dla NDAP najistotniejsze są możliwości monitorowania wszelkich zmian organizacyjnych w obrębie sieci archiwalnej (tworzenie nowych oddziałów i ekspozytur, łączenie czy likwidacja archiwów – co wiąże się ściśle z administrowaniem kontami użytkowników) i aktualnego stanu prowadzonych czynności nadzorczych w skali kraju, a także generowanie zestawień statystycznych. Terenowe archiwa państwowe moderują ze swojego poziomu zawartość bazy kontrolowanych przez siebie jednostek organizacyjnych (wprowadzanie / usuwanie informacji o podmiocie, generowanie statystyk i dokumentacji z przeprowadzonych czynności administracyjnych w zakresie kontroli i brakowania). 

Użytkownicy 

W programie tworzone są dwie listy podmiotów prawnych: spis archiwów oraz spis jednostek organizacyjnych. Interfejs i formularz zapisu są zbliżone dla obu grup. Dostęp, modyfikowanie i wprowadzanie danych są zależne od nadanych użytkownikowi uprawnień. 

System przewiduje stosowanie dwóch poziomów uprawnień użytkowników – globalnego (przewidzianego dla centrali – przedstawicieli NDAP) i lokalnego (terenowe AP). Według tego dualnego schematu podzieleni zostali administratorzy i użytkownicy, przy czym administratorzy mają zbliżone zadania (w zakresie obsługi i zabezpieczania kont), ograniczone jedynie zasięgiem. Grupa użytkowników została zdefiniowana w bardziej złożony sposób. Użytkownik globalny ma dostęp do całości zasobów bazy, zaś użytkownicy lokalni – tylko w obrębie swoich prerogatyw (kwalifikowanych jako: dyrektor AP, kierownik nadzoru, pracownik nadzoru – adekwatnie do zakresu obowiązków przydzielonych przepisami prawa w procedurach kontrolnych). 

[…]

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu nauk pomocniczych historii, archiwistką z zawodu i z zamiłowania, zarówno w zakresie archiwistyki tradycyjnej, jak i cyfrowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej