Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

oprac. Katarzyna Wiszniewska

Platforma e-fakturowania w pytaniach i odpowiedziach

Faktury w postaci elektronicznej bez wątpienia usprawnią realizowanie zamówień publicznych, jednak sposób, w jaki będą funkcjonowały, wciąż wzbudza wiele wątpliwości. Odpowiadamy na pytania dotyczące Platformy Elektronicznego Fakturowania.

W jaki sposób zostanie zapewnione bezpieczeństwo przesyłania faktur przez brokerów? Skąd będziemy mieli pewność, że faktura nie jest fałszywa? 

Ustawa o VAT mówi o trzech sposobach kontroli przesyłania faktur: pierwszy to podpis kwalifikowany, drugi – przesyłanie dokumentów poprzez system EDI, a trzecim jest kontrola biznesowa. Platforma e-fakturowania wspiera kontrolę biznesową. Przesłanie dokumentu przez platformę będzie wiązało się z tym, że użytkownicy będą informowani o wykrytych podczas kontroli biznesowej nieprawidłowościach. Podczas przyjmowania dokumentów będą również widzieli inne dokumenty powiązane z danym zamówieniem, dzięki czemu łatwiej będzie sprawdzić, czy faktura rzeczywiście powinna zostać zapłacona. 

Czy można skorzystać z PEF do celów archiwizacji? 

Platforma elektronicznego fakturowania nie jest projektowana do celów archiwizacji. Prawo tego nie wymaga. 

Jak długo będzie przechowywany dokument elektroniczny na platformie? 

Dokumenty przekazane za pośrednictwem platformy będą przechowywane przez okres trwania kontraktu, czyli przez 4 lata. Celem przechowywania dokumentów jest możliwość prowadzenia kontroli biznesowej oraz umożliwienie bieżącej pracy z dokumentami. Nie należy tego przechowywania traktować jako archiwum w rozumieniu przepisów o archiwizowaniu dokumentów. 

Czy zostanie udostępnione środowisko testowe? 

Tak, będzie udostępnione. Dostępna będzie również bogata dokumentacja integracyjna. 

Kiedy będzie trzeba podpisać umowę z brokerem? 

Nie trzeba podpisywać umów z brokerem. Korzystanie z platformy będzie możliwe na podstawie ustawy o elektronicznym fakturowaniu, która niedługo wejdzie w życie. Jedynie rejestrując się, będzie trzeba zaakceptować pewne oświadczenia i warunki. 

Co z opisem merytorycznym dokumentów? 

Platforma nie wchodzi w kompetencje wewnętrznych systemów obiegu dokumentów. Faktury będą nadal opisywane zgodnie z zasadami wewnętrznych jednostek. Platforma służy przekazaniu dokumentów handlowych do urzędu. Nie ingeruje w wewnętrzne procedury i obieg dokumentów. 

Do jakich zamówień w ramach PZP będzie obowiązywała faktura? Czy będą obowiązywały progi kwotowe? 

Na tę chwilę nie ma obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Obowiązek dotyczy przyjęcia faktury w postaci elektronicznej przesłanej przez PEF. Nie ma progów, od których taką fakturę trzeba wystawić, ani ograniczeń, by takiej faktury nie wystawić. 

Czy nie będzie kłopotów w przypadku kontroli e-faktur przez NIK? 

Tego twórcy platformy nie wiedzą i nie mogą zagwarantować. Natomiast przewidywane są działania, promocyjno-informacyjne, które pomogą zaakceptować nowe, dopuszczone prawem formy dokumentów i sposobów ich przekazywania. 

Jak zastąpić w e-fakturze pieczątkę? 

W fakturze elektronicznej nie występuje pieczątka. Gwarantem autentyczności faktury jest kontrola biznesowa, systemy EDI lub podpis kwalifikowany. W PEF przyjęto rozwiązanie w postaci kontroli biznesowej. 

Co z protokołami odbioru? 

Dokument potwierdzenia odbioru będzie obsługiwany przez platformę, przy czym jego wykorzystanie w postaci elektronicznej nie jest obowiązkowe. Jest sześć typów dokumentów przekazywanych przez platformę, obowiązkowe jest tylko przyjmowanie faktur. Można korzystać z pozostałych typów, ale nie ma takiego obowiązku.

[…]

Opracowała Katarzyna Wiszniewska na podstawie prezentacji Rafała Sowińskiego W jaki sposób korzystać z Platformy Elektronicznego Fakturowania – zasady dostępu i metody integracji z systemami lokalnymi urzędów wygłoszonej na V Forum Kierowników IT w Administracji.


Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej