Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Przyjmowanie faktur elektronicznych przez urzędy

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiających zacznie obowiązywać wymóg przyjmowania od wykonawców strukturalnych faktur elektronicznych za pośrednictwem dedykowanej platformy. Nowe przepisy będą stosowane równolegle do obowiązujących dotychczas.

Rys. B. Brosz

Wymagania prawne dotyczące faktur elektronicznych zawarte są w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1221 ze zm.; dalej: ustawa o VAT). Elementy wymagane faktury – niezależnie od jej postaci – określa art. 106e ustawy o VAT. Przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych niż określony w art. 106e, określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (DzU z 2013 r., poz. 1485). Kluczowy – z puntu widzenia faktur elektronicznych – jest sposób przygotowania i przekazania faktury do jej odbiorcy. Obowiązująca ustawa o VAT wymaga uzyskania zgody odbiorcy e-faktury na jej stosowanie. Oznacza to, iż przesłanie czy udostępnienie e-faktury w inny sposób jej odbiorcy, bez uzyskania zgody na taką formę, nie stanowi zobowiązania do jej zapłaty. Odbiorca jest bowiem uprawniony do uznania, że faktura w ogóle nie wpłynęła. 

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przepisy nie określają sposobu wyrażenia zgody na stosowanie faktur elektronicznych. Akceptacja może zostać udzielona w każdy możliwy sposób (nawet ustnie). Jednak z punktu widzenia przejrzystości procedur postępowania z dokumentacją zasadne jest udzielanie zgody na przesyłanie faktur elektronicznych w sposób jawny i precyzyjny. Może to nastąpić np. poprzez zawarcie w umowie z wykonawcą stosownych zapisów wskazujących zarówno dopuszczalność, jak i sposób przesyłania faktur elektronicznych. 

Autentyczność, integralność, czytelność 

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez pojęcie autentyczności pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści oznacza, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. 

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrola biznesowa to nic innego jak realizacja procedur wewnętrznych określających m.in. sposób weryfikacji wystawcy faktury, kwot wskazanych w fakturze, nr rachunku kontrahenta. Procedury te winny potwierdzić prawidłowość zrealizowanej transakcji. O sposobie realizacji wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury decyduje podatnik. 

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT: poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. 

Przesyłanie e-faktur 

Również w zakresie przesyłania czy udostępniania faktur elektronicznych ustawa o VAT nie zawiera stosownych przepisów. Od odbiorcy faktury zależy więc, jakie środki komunikacji czy też jakie inne metody udostępnienia faktury dopuści, wyrażając akceptację na stosowanie e-faktur. Nie ma przeszkód formalnych, aby faktura została przekazana za pomocą e-maila – np. jako załącznik PDF opatrzony podpisem kwalifikowanym. Warto w tym przypadku wskazać jeden adres poczty elektronicznej, na który e-faktury mają być przesyłane. Wykonawca czy inny kontrahent winien także wskazać adres poczty elektronicznej, z którego e-faktury będą wysyłane. Tego typu działania ułatwią realizację kontroli biznesowej e-faktury. Podniosą również bezpieczeństwo systemu teleinformatycznego odbiorcy faktury. Coraz częściej bowiem pocztą elektroniczną przesyłane jest złośliwe oprogramowanie. Odczytanie e-maila zatytułowanego „faktura” może doprowadzić do znacznych strat lub też utraty dostępu do danych na zainfekowanym komputerze czy nawet w systemach, do których zainfekowana stacja robocza ma dostęp. 

Do przekazywania e-faktur wykorzystać można również platformę ePUAP – dopuszczając przesyłanie faktur na adres ESP podmiotu publicznego. Innym rozwiązaniem jest pobieranie faktur z systemu teleinformatycznego kontrahenta. Z punktu widzenia administracji publicznej taki mechanizm może być nieco kłopotliwy ze względu na dalszy obieg takiej faktury w urzędzie (dodatkowe czynności związane z pobraniem, zapisaniem e-dokumentu). 

[…]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej