Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Kamil Jelski

Techniczny aspekt wdrażania EZD

Sprawne wdrożenie systemu teleinformatycznego zależy od przygotowania urzędu do tego procesu. Ogromne znaczenie ma tu zaangażowanie kierownictwa, pracowników merytorycznych i służb informatycznych jednostki.

Przykładowe funkcje dostępne w systemie EZD PUW – moduł kancelarii.

Sukces wdrożenia każdego systemu teleinformatycznego zależy od odpowiedniego przygotowania strategii działania i harmonogramu prac. Podobnie jest w przypadku wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (EZD PUW).

Przedsięwzięcie związane z wprowadzeniem nowego sposobu dokumentowania spraw z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego składa się z kilku kluczowych etapów. Obejmują one działania nie tylko informatyczne, lecz także organizacyjne, wymagające m.in.: przeprowadzenia analizy obiegu dokumentów i czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych, a niejednokrotnie również przeorganizowania pracy i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń pracowników. W artykule zaprezentujemy techniczne prace przygotowawcze wymagane przy wdrożeniu systemu EZD PUW.

Wymagania systemowe

System EZD PUW z powodzeniem został wdrożony w wielu instytucjach administracji publicznej, różniących się zakresem realizowanych zadań, kulturą pracy, strukturą organizacyjną i wielkością. Było to możliwe dlatego, że schemat implementacji systemu jest zawsze bardzo podobny. Wdrożenia różnią się jedynie liczbą użytkowników systemu, uzależnioną od liczby pracowników danej instytucji. Do pełnego wdrożenia konieczne jest:

  • przygotowanie serwera,
  • wyposażenie punktu kancelaryjnego w skaner, drukarkę i czytnik do kodów kreskowych, pozwalających na sprawną obsługę przesyłek,
  • zapewnienie pracownikom merytorycznym sprzętu komputerowego, na którym wykonywać będą podstawowe czynności kancelaryjne.

System EZD PUW nie nakłada szczególnych wymagań sprzętowych i systemowych (jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową), niemniej złożoność wdrożenia rośnie wraz z wielkością instytucji. W związku z tym na samym początku należy określić liczbę pracowników, a tym samym użytkowników systemu, a także wskazać, ile instancji systemu zostanie w jednostce zainstalowanych. Każdorazowo partnerom EZD PUW jest zalecane, aby przed uruchomieniem instancji produkcyjnej uruchomili instancje: testową oraz szkoleniową. Dzięki temu można określić wymagania sprzętowe odnośnie do serwera, na którym zainstalowany zostanie system EZD PUW, w skład którego wchodzi m.in. baza danych oraz usługi systemowe i sieciowe systemu (Ezd Proxy, Ezd Web, Apache Tomcat, WinSer­vice). Przykładowo, dla instytucji, w której w systemie będzie pracowało około 500 osób, i przy założeniu, że dziennie wpływa do tej instytucji 400 dokumentów (ok. 100 tys. w ciągu roku), rekomenduje się, aby serwer aplikacyjny posiadał przynajmniej dwa procesory klasy Xeon 2.66 GHz (2-core) i 6 GB RAM. Na nim można zainstalować dwa środowiska EZD PUW: testowe i produkcyjne. Przyjmuje się również obciążenie serwera na poziomie 10–15%. Na potrzeby aplikacji należy zarezerwować dodatkowe 1 GB przestrzeni dyskowej. Natomiast przestrzeń główna (File Storage) powinna wynosić min. 100–200 GB i być wydzielona fizycznie poza serwer EZD PUW. Zapasowa przestrzeń (48h File Storage) powinna być również wydzielona fizycznie od przestrzeni głównej i wynosić ok. 1–2 GB pojemności. Dla systemu, w którym będzie pracowało 500 użytkowników, można przyjąć, że miesięcznie tworzy się 60 tys. dokumentów, więc przyrost danych na przestrzeni dyskowej wyniesie ok. 20 GB miesięcznie (uwzględniając, że składowane są wszystkie wersje dokumentów). Nieco inne parametry powinien mieć dodatkowy serwer przeznaczony na bazę danych (dla obu środowisk EZD).

[...]

Autor jest informatykiem i pracownikiem Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku. Specjalizuje się w konfiguracji systemu EZD PUW i stanowisk kancelaryjnych oraz prowadzeniu szkoleń z tego zakresu. Z wykształcenia informatyk z kilkunastoletnim stażem.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej