Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Józefa Radlicka, Sabina Ren

Apetyt rośnie w miarę jedzenia

Zespoły ds. EZD działające przy urzędach wojewódzkich wspólnie udoskonalają system EZD i opracowują strategię jego rozwoju. Suma doświadczeń oraz presja oczekiwań środowiska urzędników stanowi o obecnej i przyszłej jakości systemu.

Od blisko siedmiu lat trwa współpraca zespołów ds. elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD) działających w urzędach wojewódzkich, w których EZD jest podstawowym systemem kancelaryjnym (w zdecydowanej większości opartym na systemie teleinformatycznym autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwanym dalej: EZD PUW). Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW w urzędach rozpoczynały się od powołania zespołu osób, do którego wybierano ludzi kreatywnych, nastawionych na wyznaczanie celów i ich realizację. Są to osoby merytoryczne, odpowiedzialne za organizację pracy podmiotu, punkty kancelaryjne, środowisko informatyczne oraz czynności kancelaryjne i archiwalne.

13 urzędów wojewódzkich, związanych porozumieniem o wdrożeniu systemu EZD PUW w macierzystych jednostkach, utrzymuje system przy wsparciu zespołów ds. EZD i koordynatorów wydziałowych. Zasady i organizacja wdrażania systemu EZD PUW zostały wypracowane przez urzędy uczestniczące we wdrożeniu pilotażowym z 2011 roku. Doświadczenia zbierane podczas wdrożenia i utrzymania projektu, tj. w trakcie użytkowania, „są na wagę złota” i korzystają z nich także inni partnerzy PUW, m.in. jednostki administracji rządowej i samorządowej w województwach oraz jednostki centralne czy uczelnie wyższe.

Nastawieni na współpracę

Do zgłoszeń rozwojowych systemu EZD PUW służy dedykowana platforma udostępniona w ramach portalu ezd.gov.pl.

Z uwagi na potrzebę bezpośredniej wymiany informacji oraz prowadzenia szkoleń podjęto decyzję o organizacji cyklicznego zgrupowania przedstawicieli zespołów powołanych przy urzędach wojewódzkich. Na pół roku kalendarzowego jeden urząd wojewódzki obejmuje tzw. prezydencję EZD i w ramach przewodnictwa organizuje spotkanie zespołów ds. EZD. W początkowym okresie współpracy, kiedy administracja publiczna uczyła się elektronicznie zarządzać dokumentacją, zespoły spotykały się częściej. Były to spotkania robocze, zwoływane ze względu na wprowadzane zmiany w systemie EZD PUW i konieczność istotnych konsultacji nowych rozwiązań i procedur. Niejednokrotnie podczas tych spotkań dochodziło do burzy mózgów, a także ostrej wymiany zdań partnerów PUW w tym projekcie. Wszystkie spotkania kończyły się wypracowaniem konstruktywnych wniosków i rozwiązań. Miejsca na te robocze spotkania gościnnie użyczał Mazowiecki Urząd Wojewódzki.

Pod koniec 2017 r. organizatorem prezydencji był Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim. Spotkanie zorganizowano w województwie lubuskim w miasteczku Lubniewice. Tradycją tych dwudniowych warsztatów jest to, że zaproszenie kierowane jest do wszystkich urzędów wojewódzkich, także tych, które na co dzień wykonują czynności kancelaryjne w systemach komercyjnych. Spotkania mają charakter otwarty. Istotna jest wymiana poglądów i doświadczeń oraz dobrych praktyk z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Tak też było i tym razem. Do Lubniewic przyjechało 46 gości z całego kraju.

Stały wzrost e-korespondencji

Rozpoczęciem każdej prezydencji jest punkt, w ramach którego przedstawiciele poszczególnych zespołów podsumowują osiągnięcia urzędów w zakresie EZD, a także prezentują statystyki w zakresie elektronizacji procedur oraz wysyłki korespondencji przez ePUAP. Obecnie nie budzi już emocji liczba przesyłek przekazywanych via ePUAP czy liczba spraw dokumentowanych elektronicznie. Po prostu liczba przesyłek przychodzących do urzędów i wychodzących stale rośnie i jest to wzrostowy trend, zwłaszcza odkąd jest możliwość przesyłu tzw. „dużych plików” bezpośrednio z systemu EZD PUW, który jest zintegrowany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej.

Ważnym zagadnieniem, nie po raz pierwszy poruszanym podczas spotkań, była integracja systemów dziedzinowych z systemem EZD. Czasami można odnieść wrażenie, że dyskusja wokół integracji jest rodzajem dyskusji o tym, co ważniejsze, tj. czy „kura”, czy „jajko”. A przecież nie o to chodzi! W Lubniewicach kwestia współistnienia systemów dziedzinowych i EZD była prezentowana na podstawie systemów Pobyt (obsługa cudzoziemców – administratorem systemu jest Urząd ds. Cudzoziemców), aplikacji ZC (obsługa zatrudnienia cudzoziemców – administratorem jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) oraz systemu ŚRŚW (obsługa koordynacji świadczeń rodzinnych i wychowawczych – administratorem jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).

Obowiązek używania systemów dziedzinowych wynika z przepisów prawa. Zamawiający, najczęściej ministerstwo, nazwało swoje oczekiwania i wykonawcy systemów je spełnili. Systemy działają, dane są wprowadzane z poziomu realizującego poszczególne zadania (wydawanie zezwoleń, decyzji itp.), tj. z poziomu terenowej administracji rządowej. Urzędy szczebla centralnego i inne jednostki uprawnione do pozyskiwania informacji z systemu dziedzinowego otrzymują informację w trybie on­line. Pracownik urzędu wojewódzkiego zasila danymi system dziedzinowy.

[...]

Józefa Radlicka – członek zespołu ds. EZD w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wielkopolskim.

Sabina Ren – dyrektor Biura Organizacyjnego i Kadr w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wielkopolskim.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej