Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

JOR

Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie, 11–13 grudnia 2017 r., Ciechocinek - relacja

Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie to ogólnopolska konferencja dla osób odpowiedzialnych za organizację pracy, czynności kancelaryjne, obieg informacji, kompletowanie akt spraw i obsługę korespondencji w jednostkach publicznych. Tematyka spotkania związana była zarówno z tradycyjnym, jak i elektronicznym sposobem dokumentowania spraw w urzędzie oraz dobrymi praktykami obsługi korespondencji i postępowania z naturalnym dokumentem elektronicznym.

Fot. Marcin Oliva Soto
Gość specjalny spotkania - dr Piotr Drobek z GIODO

Ponad 100 osób postanowiło poświęcić przedświąteczny tydzień i przyjechać do Ciechocinka, by rozmawiać o tym, w jaki sposób usprawnić przepływ informacji i procedowanie spraw w urzędzie. Bazą do tego działania jest oczywiście (dowolny) system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który, co istotne, służy także do ewidencjonowania i zarządzania dokumentami papierowymi i może być wykorzystywany jako narzędzie pomocnicze dla spraw dokumentowanych tradycyjnie. Tę rolę EZD jako „cyfrowego krwiobiegu urzędu” podkreślała, otwierając Forum, jego prowadząca Magdalena Sawicka, kierownik Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Gościem specjalnym spotkania był dr Piotr Drobek z biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W swoim wystąpieniu zwrócił uwagę na to, że już od 25 maja 2018 r. trzeba będzie stosować przepisy rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych (rodo), które jednak nie zmienia podstawowych zasad ochrony danych stosowanych od lat w Polsce. Wskazywał, że zmiana dotyczy przede wszystkim podejścia, bo nowe przepisy koncentrują się na praktycznym procesie wdrożenia zasad ochrony w organizacji, co wiąże się z nową zasadą: szacowania ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Podkreślił jednocześnie, że przepisy prawa nie wskazują już w tak szczegółowym stopniu na to, jaką dokumentację ochrony danych należy w urzędzie wdrożyć. Z kolei Anna Jastrzębska-Pawlak z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wskazywała na zmiany w przepisach związanych z kontrolą archiwów zakładowych. Zwróciła uwagę, że kontroler ma teraz prawo swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej, wglądu do dokumentacji, żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień, a nawet korzystania z pomocy biegłych, jeżeli zajdzie taka konieczność. Zyskał także upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jednostki pod kątem poprawnego elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dobrymi praktykami zarządzania korespondencją i dokumentacją w urzędzie podzielił się także dyrektor Paweł Pietrzyk z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W kontekście zarządzania dokumentacją elektroniczną wskazał m.in. na: korzystanie z szablonów dokumentów, integrację EZD z innymi systemami dziedzinowymi, stosowanie podpisu elektronicznego i korzystanie z narzędzi umożliwiających wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną oraz wdrażanie bezpiecznych usług do dostępu zdalnego do systemu EZD. – Żadna dobra praktyka nie ma jednak sensu, jeżeli nie możemy jej wdrożyć i później podzielić się nią z innymi – podkreślał. Zwrócił jednocześnie uwagę na to, że żadne procedury nie mogą być ważniejsze niż instrukcja kancelaryjna obowiązująca w urzędzie. – Procedury są czymś dodatkowym i nie mogą być z nią sprzeczne – mówił.

W drugim dniu konferencji omawiano zagadnienia kluczowe dla wyboru podstawowego sposoby dokumentowania spraw, zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym i w systemie EZD przy zastosowaniu narzędzi informatycznych, zasad prowadzenia składu chronologicznego, a także przygotowywania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego. Przedstawiono również plany rozwoju systemu EZD PUW oraz założenia nowego projektu EZD RP. Ważną częścią konferencji były wystąpienia partnerów PUW, którzy wdrażają system w swoich placówkach: samorządach, archiwach oraz uczelniach wyższych. Punktem kulminacyjnym Forum było spotkanie z Kazimierzem Schmidtem z Ministerstwa Cyfryzacji, który mówił o zasadach doręczania dokumentów do stron postępowania oraz przekazywania akt do sądów administracyjnych, a także o brakowaniu dokumentacji elektronicznej i weryfikacji podpisów elektronicznych w aktach spraw dokumentowanych tradycyjnie. Przedstawił również wnioski z praktyki stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz wynikające z nich propozycje zmian przepisów kancelaryjnych. Organizatorami konferencji były miesięcznik „IT w Administracji” oraz Centrum Szkoleniowe Administracja Publiczna.


Jacek Orłowski
redaktor naczelny „IT w Administracji”

Tematyka elektronicznego zarządzania dokumentacją stale gości na łamach miesięcznika „IT w Administracji”. W dobie cyfryzacji usług publicznych jest to bowiem jeden z najważniejszych systemów, w jakie powinien być wyposażony każdy urząd. Ważne jest przy tym to, by tego rodzaju rozwiązanie informatyczne było wdrażane w ścisłej współpracy z wydziałem organizacyjnym, a przede wszystkim z kierownictwem jednostki. Nawet najlepszy program nie pomoże w zarządzaniu dokumentem, czy to elektronicznym, czy papierowym, jeśli nie zmieni się przy tym sposób myślenia pracowników oraz ich przyzwyczajenia. Dlatego tak ważne są w tym procesie szkolenia oraz wymiana wiedzy i doświadczeń, które pozwalają spojrzeć na dokument w całym cyklu jego życia: od wytworzenia do archiwizacji. Te wątki były szczególnie akcentowane podczas Forum, co zdecydowanie podniosło wartość merytoryczną ciechocińskiej konferencji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej