Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Raporty w systemie EZD PUW

Współczesny zarządca dokumentacji, archiwista czy kierownik, dysponuje coraz dokładniejszą informacją o dokumentach i procesach kancelaryjnych w organizacji. Raportowanie jest więc jedną z najważniejszych funkcji systemu EZD.

Widok raportu pokazującego sprawy danego pracownika przeznaczone do archiwizacji.

Jednym z tematów podnoszonych na II Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie, które w listopadzie 2018 r. odbyło się w Ciechocinku, było potencjalne wykorzystanie danych gromadzonych w systemach EZD. Zagadnienie przedstawiono tam głównie z perspektywy archiwisty i wykorzystania tych informacji przez przyszłych użytkowników archiwów elektronicznych. Jednak równie ciekawe możliwości spożytkowania potencjału informacyjnego charakterystycznego dla Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją dotyczą współczesnych użytkowników systemów EZD – zarządców dokumentacji, urzędników czy kadry zarządzającej. Co więcej, grupom tym łatwiej – w odróżnieniu od przyszłych klientów archiwów – skorzystać z tych danych, ponieważ są ich „producentami”, a co za tym idzie – nie mają takich problemów interpretacyjnych, jakie będą udziałem przyszłych użytkowników. Dla nich dane są zakodowane w języku, który dobrze znają i rozumieją. Kontekst prawny i organizacyjny informacji jest im na ogół dobrze znany. Ponadto jako ich twórcy mogą na bieżąco wpływać na zakres powstającej informacji oraz jej jakość.

Decyzje oparte na danych

Wiele charakterystycznych cech tego zasobu informacyjnego sprzyja jego wykorzystaniu. Duża część danych powstaje automatycznie, a nie w wyniku subiektywnego, intencjonalnego działania człowieka. To powoduje, że są one w dużej mierze zestandaryzowane, a tym samym łatwiejsze w interpretacji i analizie. Dotyczą danych rzeczywistych, a nie faktów zachowanych w ułomnej ludzkiej pamięci czy wynikających z subiektywnych ocen uczestników zdarzeń. Obejmują swym zakresem wszystkie zaistniałe zdarzenia związane z daną czynnością czy dokumentacją, czyli np. możemy prześledzić i zanalizować wszystkie dekretacje dokonane w systemie EZD. I co ważne, są one już wytworzone i zgromadzone, więc nie musimy ponosić dodatkowych nakładów na ich „produkcję”. Jedyne, czym musimy dysponować, to odpowiedni raport, który przedstawi lub pozwoli pobrać z systemu EZD te informacje.

Czy te możliwości są wykorzystywane przez użytkowników systemów? To zależy z jednej strony od funkcji danej osoby w organizacji i jej motywacji do skorzystania z nowego źródła danych, z drugiej zaś od jej wiedzy i umiejętności. Bo jak większość funkcji w systemie EZD, i te umiejętności powinny być przedstawione i wyuczone w procesie wdrażania. To zespół wdrażający nowy system kancelaryjny, a następnie odpowiedzialny za jego utrzymanie powinien opracować procedury i przeszkolić urzędników oraz kierowników, aby nauczyli się wykorzystywać nowe narzędzia, w tym raporty oparte na danych powstających w EZD w trakcie codziennej pracy.

Filtry raportów

Połączenie danych z EZD w różnych kombinacjach (patrz: ramka „Grupy danych powstające w EZD”) pozwala wykorzystać kilkadziesiąt różnego rodzaju raportów w EZD PUW. Sami nie tworzymy raportów, mamy je już wbudowane jako gotowe do działania narzędzia. Każdy raport posiada filtry, które należy wypełnić przed jego wygenerowaniem. Czasami jest to jedynie filtr ograniczony do kryterium czasowego, np. rok założenia sprawy w raporcie nr 52 dot. archiwizacji, który pozwala na zebranie informacji o liczbie spraw podlegających archiwizacji oraz na monitorowanie jej postępów. Niektóre filtry są z kolei bardzo rozbudowane i wymagają od użytkownika uprzedniego przygotowania i analizy wstępnej. „Raport koszulek zakończonych” o numerze 51 oprócz filtrów czasowych czy związanych ze strukturą organizacyjną ma kryteria bardziej szczegółowe i specjalistyczne, które dla osoby niepracującej na co dzień z tym systemem mogą być niezrozumiałe, np.: Pokaż tylko koszulki będące sprawami, Pokaż tylko koszulki niebędące sprawami, czy  dalej odnoszące się również do tzw. „koszulek”, np.: Nie wyświetlaj udostępnionych, Wyświetlaj tylko zawierające RPW itd.

Każdy wygenerowany raport możemy pobrać z EZD do pliku. Dostępnych jest kilka formatów, poczynając od PDF-ów, Webarchive, przez TIFF-y i formaty tekstowe RTF, XLS, aż do formatu CSV. Ten ostatni pozwala na łatwy eksport i  efektywne przetwarzanie dużego zbioru. Dane pobierane do pliku to te dane, które widoczne są na ekranie po wygenerowaniu raportu. Chcąc dotrzeć do informacji szczegółowych, musimy rozwijać poszczególne poziomy, poczynając od tych zawierających najbardziej ogólne, aż do danych dotyczących pojedynczych obiektów czy czynności – dokumentów, spraw, koszulek dekretacji, rejestracji itp. Wyjątkowym pod tym względem formatem jest pobranie danych do pliku CSV, ponieważ często pozwala on nam pobrać wszystkie dane wygenerowane przez dany raport bez potrzeby ich wyświetlenia na ekranie, a więc również te informacje, które ukryte są na jego różnych poziomach.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej